2.2. Умовне форматування

Створення і використання стилів

Стилі - це набори заздалегідь заданих форматів, які можна створювати і потім застосовувати до комірок або діапазонів. За замовчуванням комірку форматуються відповідно до стилю Базовий. Для будь-якого варіанту оформлення, що повторюється, має сенс створювати власний стиль - це займає менше часу.

Створення стилю з виділеного зразка:

1. Виділити потрібні комірки і відформатувати їх потрібним чином.

2. Відкрити меню Формат / Стилі.

3. У вікні Стилі і форматування вибрати команду Стиль комірок.

4. У правій частині вікна задати Створити стиль з виділеного.

5. У вікні Новий стиль ввести ім'я в графу Назва стилю.

6. Закрити вікно кнопкою ОК.

Щоб змінити існуючий стиль комірки:

1. У вікні Стилі і форматування клацнути правою кнопкою по потрібній назві і в відкритому вибрати пункт Змінити.

2. У вікні Стиль комірки можна внести потрібні зміни на відповідних вкладках.

3. Закрити вікно кнопкою ОК.

Щоб видалити існуючий стиль комірки треба:

1. У вікні Стилі і форматування клацнути в списку стилів правою кнопкою по потрібній назві.

2. У контекстному меню вибрати пункт Видалити.

3. У вікні підтвердити видалення кнопкою ОК.

Зауваження. Стиль Базовий видалити із списку не можна.

Що застосувати стиль до комірки треба:

1. У вікні відкритого листа вибрати меню Формат.

2. У списку команд вибрати пункт Стилі.

3. У вікні Стилі і форматування клацнути по кнопці Стиль комірок

4. Вибрати із списку потрібний стиль і двічі клацнути по ньому.

5. Закрити вікно кнопкою ОК.

Умовне форматування

Умовне форматування - це внесення певного формату до комірки при виконанні заданої умови.

Операцію умовного форматування легко продемонструвати на простому прикладі. Допустимо, користувач має масив числових даних, в якому він хоче побачити числа нижче за якусь межу або, навпаки, вище.

Якщо відформатувати числа по-різному, дані набудуть велику наочність. Таку операцію найлегше виконати за допомогою умовного форматування. Для цього треба виділити блок комірок і вибрати команду Формат / Умовне форматування (мал.2.).

Мал. 2. Вікно умовного форматування

Вибрати із списку для умов:

• Значення комірки - якщо умовне форматування залежить від значення комірки.

Вибрати потрібну умову в списку справа: рівно, менше, більше і так далі А потім в поле - посилання, значення або формулу;

• Формула - якщо умовне форматування залежить від результату формули.

При виборі даного значення ввести в поле справа посилання на комірку. Якщо значення посилання на комірку відмінне від нуля, то умова вважається виконаною.

Потім в списку Стиль комірки вибрати стиль (базовий, заголовок і т. д.) для використання за виконаної заданої умови і закрити вікно кнопкою ОК.

2.3. Сортування інформації в таблицях.

Розглянемо ще один спосіб швидкого введення текстових даних у таблицю. Він полягає у використанні списків користувача. Списки можуть містити назви товарів, міст, фірм, прізвища тощо.

Список користувач спочатку створюється командою Сервіс / Параметри / OpenOffice.org Calc / Сортування списків. Далі треба клацнути на кнопці Створити та ввести елементи списку через кому або натискаючи на клавішу вводу / Додати / ОК. Список використовують так: перший елемент списку вводять у деяку комірку, перетягують її маркер копіювання — відбувається автозаповнення таблиці елементами списку.

Сортування даних

Для здійснення сортування необхідно перш за все виділити діапазон комірок, що містять дані для сортування. Це можна зробити двома способами: вручну або надати це завдання Calc. Щоб скористатися другим способом, треба активізувати комірку в діапазоні сортування в тому стовпці, по якому здійснюватиметься сортування. Потім виберіть команду Дані / Сортування.

Calc виділить всі суміжні комірки з даними, включаючи найперший рядок, який по припущенню є рядком заголовків, і на екрані з'явиться діалогове вікно Сортування, в якому потрібно задати критерії сортування, а на вкладці Параметри при необхідності задати уточнюючі параметри умов сортування.