Защита данных

Для введения пароля необходимо вызвать команду Сохранить как из меню Файл. Затем нажмите кнопку Параметры. Введите пароль в поле Пароль для открытия файла:. При этом на экране вместо букв появляются звездочки.

При вводе пароля следует различать строчные и прописные буквы. Вводите пароль в точности так, как он должен будет вводиться пользователями, учитывая регистр букв.

Продублируйте пароль в поле Введите пароль еще раз: и нажмите кнопку OK.

Нажмите кнопку Сохранить.

При появлении диалогового окна нажмите кнопку Да, чтобы заменить существующую книгу текущей.

Если щелкнуть по кнопке Рекомендовать доступ только для чтения, то файл впоследствии можно будет только просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.

Структура документов

Рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Управление рабочими листами

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом. С помощью именного указателя, расположенного в нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания номеров: Лист1, Лист2 и т.д..

Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление рабочего листа Лист2. Корешок активного рабочего листа выделяется на именном указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки первых трех рабочих листов. Слева от именного указателя расположены пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево. Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к первому и к последнему листам документа.

Добавление рабочих листов

Команды добавления расположены в меню Вставка. Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

• рабочие листы для создания таблиц;

• диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

• рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (с использованием макросов MS Excel 4.0 или международного языка макросов);

• рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он будет иметь название Лист4 с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц.

Перемещение рабочих листов

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С помощью команды Переместить/скопировать откройте диалоговое окно с тем же названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа. Закройте окно Переместить/скопировать щелчком по кнопке OK, и рабочий лист займет новую позицию. Если включить опциональную кнопку Создавать копию, то данный рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию займет его копия. Название копии листа будет образовано путем добавления порядкового номера к имени копируемого листа, например, Лист1(2).

Можно переставить сразу несколько листов. Для этого промаркируйте эти листы, щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой клавише Shift. Затем выполните команду Переместить/скопировать, которая в этом случае будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.

Переместить рабочий лист (листы) можно также перетаскиванием их мышью в нужное место.