3. Формування Положення про бюджетний регламент

Для адміністрування бюджетного процесу на підприємстві іс­нує організаційне утворення, яке встановлює процедури бюдже­тування, розробляє форми бюджетів, координує дії з розроблення та прийняття реалістичних бюджетів, контролює виконання бю­джету. Умовно таку структуру можна назвати групою бюджету­вання. В ній можна виділити такі підгрупи:

1) бюджетний комітет — працює лише в період розроблення бюджетів і займається збиранням колективних пропозицій, узгодженням інтересів ЦФВ і розробленням системи бюджетів з ви­значеною деталізацією. Завдання групи — дослідження можли­востей, проблем діяльності підрозділів підприємства, узгодження їхніх інтересів для досягнення цілей підприємства;

2) відділ бюджетування в структурі фінансового (планово-економічного) відділу або департаменту контролінгу — працює постійно, включає в себе менеджерів, які відповідають за діяльність підприємства в цілому. Розробляє та розповсюджує нормативні матеріали з розроблення бюджету, надає відповідну інформацію, визначає точний порядок розроблення бюджету; Об'єднує окремі бюджети в загальний (основний) бюджет підприємства;

3) ЦФВ та їх керівники — готують та узгоджують бюджетну інформацію, надають її у відділ бюджетування на розгляд.

Завдання та ступінь залучення різних учасників у процес бю­джетування значною мірою залежить від його етапу.

Зокрема, етап розроблення бюджетів потребує участі таких спеціалістів підприємства:

• керівників і спеціалістів ЦФВ — для розроблення замовлень і попередніх планів;

• економістів — для підготовки базового варіанта основних бюджетів, а також перевірки відібраних сценаріїв бюджету від­повідно до цілей підприємства на поточний період;

• маркетологїв і спеціалістів відділу продажу — для розроблення дохідної та витратної частин бюджету, а також бюджетів закупівель і виробництва;

• керівників ЦФВ — для перевірки та уточнення показниківосновних та операційних бюджетів.

Етап збирання інформації про виконання бюджету потребує участі:

• усіх співробітників підприємства, які зв'язані з передаван­ням вхідної інформації співробітникам, які вводять дані в обліко­ву систему;

• співробітників ІТ-відділу.

Етап план-фактного контролю виконання бюджету повністю покладений на спеціалістів економічного відділу підприємства або на керівників ЦВФ (залежно від розмірів і масштабів підпри­ємства).

Аналіз бюджетної звітності (план-факт, факторний аналіз, аналіз ефекту та ефективності виконання) можна поділити на дві стадії:

• підготовка аналітичної інформації та аналітичних звітів;

• інтерпретація отриманих результатів.

Роботи з підготовки інформації та / або звітів є прерогативою економічного відділу або бухгалтерії, аналіз та інтерпретація звітних даних — прерогатива економічного відділу, але й керівників підприємства або керівників ЦФВ.

Етап корегування бюджетів визначає участь таких спеціаліс­тів підприємства:

• керівників ЦФВ і підприємства;

• економістів — для перевірки впливу того, як реалізація тих чи тих пропозицій вплине на досягнення цілей підприємства та виконання його планів.

Необхідно зазначити, що при розробленні бюджетів можуть бути встановлені такі терміни:

• строк, не пізніше якого кожний ЦФВ повинен подати свій бюджет до відділу, що займається розглядом і консолідацією, тобто розробленням зведеного бюджету підприємства;

• строк, протягом якого керівництво підприємства узгоджує та затверджує як бюджети ЦФВ, так і бюджет підприємства в цілому;

• строк, до якого мають бути розроблені, затвердженні та доведені до відповідних структурних підрозділів і ЦФВ зведені бюджети підприємства [26, с. 170].