Практическая работа № 6 Сортировка и фильтрация данных в списке

Цель работы: научиться сортировать данные в списке в MS-Excel, используя различные типы: по возрастанию, по убыванию, редактировать сортировку данных;

ознакомиться со способом фильтрации записей списка, автофильтрации, работой с формой данных.

Оборудование: компьютер типа Pentium 4, операционная система Windows XP, табличный процессор Microsoft Excel, конспект лекций.

Ход работы

Сортировка данных. Задание.

1. Выполнить сортировку данных приведенной таблицы по возрастанию кода

предмета, даты проведения занятия, номера группы.

2. Выполнить сортировку данных табл. 6.6 по возрастанию, используя сочетания признаков: код предмета и дата проведения занятия; код предмета и номер группы; номер группы и дата проведения занятия, а также сочетание всех трех признаков.

Описание работы

1. Создайте новую рабочую книгу (меню Файл команда Создать) и сохраните ее под именем SORT.XLS в рабочем каталоге (меню Файл команда Сохранить как)

2. Сформируйте таблицу результатов занятий.

3. Отформатируйте шапку таблицы следующим образом: шрифт Times New Roman; размер шрифта 12 пт., курсив; выравнивание по горизонтали — По значению; выравнивание по вертикали — По верхнему краю; установите ключ «Переносить по словам» (выделить соответствующие ячейки и выполнить команду Формат — Ячейки).

4. Выполните сортировку по столбцу «Код предмета», расположив коды предметов по возрастанию. Для этого нужно:

• выделить таблицу с одной строкой заголовка;

• выполнить команду меню Данные —> Сортировка;

• в окне Сортировка диапазона в строке Сортировать по «коду предмета»).

5. Результат сортировки скопируйте на Лист 2:

• выделите всю таблицу, выполнить команду Правка -» Копировать;

• затем на Листе 2 установите курсор в ячейку А1 и выполните команду Правка -» Вставить.

6. Переименуйте Лист 2, дав ему имя — Сортировка:

• указатель мыши установите на ярлычке Лист 2;

• правой клавишей мыши вызовите контекстное меню;

• выполните команду Переименовать.

7. Выполните сортировку по столбцу «Дата», расположив данные по возрастанию. Для этого следует:

• установить курсор в любую ячейку поля «Дата» и ввести команду Сортировка из меню Данные.

• При этом должна выделиться вся область списка, а в окне Сортировка Диапазона в строке Сортировать по — столбец G.

• Если этого не произошло, то предварительно выделите весь список, а затем выполните указанную команду.

8. Выполните сортировку по сочетанию признаков «Дата», «№ группы», «Код предмета». Для этого следует выделить всю таблицу и в диалоговом окне Сортировка установить:

• в строке Сортировать по — поле «Дата» по возрастанию;

• в строке Затем — поле «№ группы», по возрастанию;

• в следующей строке Затем — поле «Код предмета» по возрастанию;

• установите флажок Строка меток столбцов.

• результат сортировки скопировать на Лист 3 и переименовать его в Сортировка 2.

Фильтрация данных

1. Создайте новую рабочую книгу с названием «Фильтрация».

2. Скопируйте в новую рабочую книгу таблицу, созданную в работе.

3. Переименуйте Лист1, присвоив ему имя «Автофильтр №1».

4. Чтобы применить Автофильтрацию, установите курсор в область списка и выполните команду Данные -* Фильтр -> Автофильтр.

5. Сформируйте условия отбора — для преподавателя А1 выбрать сведения о сдаче экзамена на положительную оценку, вид занятий — Лекция. Для этого выполните следующие действия:

• в столбце Таб № препод, нажмите кнопку Фильтр, из списка условий отбора выберите А1;

• в столбце Оценка нажмите кнопку Фильтр, из списка условий отбора выберите Условие и в диалоговом окне сформируйте условие отбора >2;

• в столбце Вид занятий нажмите кнопку Фильтр, из списка условий отбора выберите Лекция.

6. Результат фильтрации скопируйте на новый лист, присвоив ему имя — «Автофильтр №2».

7. На листе «Автофильтр №1» результат автофильтрации отмените, установив указатель мыши в область списка и выполнив команду Данные -> Фильтр -> Автофильтр.

8. Сформулируйте выборку — для группы 133 получите сведения о сдаче экзамена по предмету П1 на оценки 3 и 4.

9. Результат сохраните на новом листе, присвоив ему имя «Автофильтр №3».

10. Скопируйте исходную таблицу на новый рабочий лист, переименовав его в «Форма данных».

11. Установите курсор в область списка и выполните команду Данные -> Форма.

12. В окне Форма данных просмотрите записи списка и внесите необходимые изменения по своему усмотрению с помощью кнопок <Предыдущая> и <Следующая>.

13. С помощью кнопки <Создать> добавьте новые записи.

14. В окне Форма данных сформируйте условия отбора записей. Для этого нажмите кнопку <Критерии>, название которой поменяется на <Правка>. В пустых строках имен полей списка введите критерии:

• в строку Таб. № препод, введите А1;

• в строку вид занятия введите Лекция;

• в строку оценка введите условие > 2.

15. Просмотрите отобранные записи нажатием на кнопку <Предыдущая> или <Следующая>.

16. По аналогии сформулируйте условия отбора записей, указанные в пункте 8.

17. Сохранить рабочую книгу и распечатать оформленный отчет.

Теоретические вопросы:

1. Какие вы знаете методы обработки и анализа данных в Excel?

2. Как осуществляется сортировка списков?

3. Как осуществляется фильтрация списков?

4. Раскройте понятие сортировка списков.

5. Раскройте понятие фильтрация списков.