Ход работы

1. С оздание запросов к БД «Рекламное агентство». Запрос – объект БД, предназначенный для отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенных пользователем условий. Запросы позволяют выполнять не только поиск, но и расчеты. На основе запросов можно создавать новые таблицы, формы, отчеты. В сущности, запрос представляет собой вопрос, сформулированный в терминах базы данных. Существуют различные типы запросов. Наиболее распространенными являются запросы на выборку, параметрические и перекрестные запросы.

2. Для создания запроса на выборку в БД «Рекламное агентство» необходимо перейти на объект Запросы в окне Базы данных. Конструктор запросов состоит из 2 частей: в верхней части располагаются графические изображения таблиц, в нижней – бланк запроса, который заполняется.

3. В режиме конструктора создадим запрос, выводящий на экран название, телефон и имя контактного лица фирм-рекламодателей, с которыми работает один из менеджеров, например, М-2.

4. Выберем таблицу в окне Добавление таблицы. В нашем случае в запрос включается таблица Рекламодатели кнопкой Добавить.

5. В строке Поле перечислены используемые в таблице поля, а в строке Имя таблицы указана таблица-источник. Строка Сортировка предназначена для упорядочивания записей в результирующей таблице. Используя флажок в строке Вывод на экран, можно вывести или убрать с экрана те или иные поля, участвующие в запросе. В строке Условие отбора вводится критерий выбора записей. В нашем случае условием отбора будет код менеджера М-2. Выполнить Запрос-Запуск. Запрос назовем фамилией менеджера.

6. Создадим запрос, в котором выводятся Контактное лицо, E-mail, Код менеджера, ФИО.

7. На вкладке Запросы щелкнуть по кнопке Создать. Выберите Создание запроса в режиме конструктора.

8. Выберите таблицу Менеджеры и перенесите поля Код менеджера, ФИО в бланк запроса.

9. В таблице Рекламодатели выберите поле Контактное лицо, E-mail. В результате будут сформированы четыре поля запроса - они связаны между собой посредством схемы данных.

10. Сохраните запрос с именем Контакты менеджера.

11. Перейдите в режим конструктора для этого запроса. Вызовите контекстное меню - Конструктор.

12. В строке Условие отбора для поля Код менеджера введите фразу: [Введите код менеджера]. В этом случае для указания отбора применяются квадратные скобки. Выполните запрос.

13. С охраните запрос.

14. Самостоятельно создайте запрос с помощью мастера запросов, руководствуясь его подсказками.

15. Создание форм БД «Рекламное агентство». Форма – объект БД, предназначенный для введения данных в таблице, их редактирования и отображения данных из таблиц или запросов в удобном для пользователя виде.

16. В окне БД на панели Объекты нажмите закладку Формы. Дважды щелкните на строке Создание формы с помощью мастера. Следуя подсказкам Мастера форм выполните следующий алгоритм:

• В окне Создание форм, выбираем таблицы и поля, которые войдут в форму, нажимая кнопку >>, перенесите все поля в форму. Щелкните Далее.

• Выберите В один столбец. Щелкните Далее.

• Выберите внешний вид, стиль формы, например, Международный Щелкните Далее.

• Оставьте имя Рекламодатели. Щелкните Готово.

17. В результате проделанных операций на экране появляется окно форма базы данных. Работать с созданной формой неудобно, из-за стандартного расположения полей. Перестроим полученную форму при помощи Конструктора форм.

18. Для вызова конструктора щелкните кнопку Конструктор на ПИ.

19. После запуска режима Конструктор на экране появляется окно Рекламодатели форма. В этом окне вы видите три поля Заголовок формы; Область данных; Примечание формы. Область данных - это поле, в котором располагается наша форма на экране. Два других поля необязательны, от них можно отказаться. Щелкните в строке меню Вид®Заголовок/Примечание формы, чтобы отключить b. Поля Заголовок и Примечание исчезнут.

20. Для увеличения размера формы разверните окно формы во весь экран и перетащите правую и нижнюю границы формы до границ окна.

21. Настройте каждое поле нашей формы, подобрав размеры, вид, размер шрифта, выравнивание и т.д.

22. Д ля постановки рисунка, в строке меню Конструктор Форм, мы нажимаем кнопку Панель элементов, выбираем «Рисунок» затем, выбираем место расположения рисунка на самой форме и далее выбираем рисунок, из числа тех, что имеются на жестком диске компьютера.

23. Для настройки поля Картинка щелкните в поле правой кнопкой мыши и выберите Свойства. Установите размер, оформление, тип границы, которые вас бы устроил.

24. После выполнения всех операций закройте базу данных, щелкнув по кнопке закрытия окна формы.

25. Закройте Access.

26. Создание автоформ БД «Рекламное агентство». Автоформа – стандартизированная форма, созданная для одной таблицы или запроса, содержащая все присутствующие поля и имеет один из трех видов: а) автоформа В столбец (отображает все поля одной записи в столбец, удобна для ввода и редактирования данных); б) Ленточная форма (показывает одновременно группу записей, удобна для ввода данных); в) Табличная форма – вид таблицы.

27. Рассмотрим процесс создания автоформы Ленточная форма для таблицы Размещение.

28. Откройте БД «Рекламное агентство».

29. На закладке Формы нажимаем кнопку Создать.

30. В окне Новая форма выбираем режим для создаваемого объекта, в перечне выберите таблицу Рекламодатели, служащей источником данных для новой формы.

31. Нажимаем ОК. В результате создастся форма. Отредактируйте и отформатируйте по желанию.

32. В конструкторе создайте надпись "автор: ФИО". Для этого воспользуйтесь инструментом Надпись - Аа на Панели элементов.

33. Создание отчетов БД «Рекламное агентство». Отчет – это объект БД, предназначенный для группирования, форматирования, вычисления итоговых значений и подготовки к печати данных из таблицы или запроса, т.о. позволяют получать результаты работы в наглядной форме в виде распечатки на принтере. Существует три способа создания отчетов: 1) с помощью автоотчета; 2) с помощью мастера отчетов; 3) с помощью конструктора отчетов.

34. Создадим отчет с помощью мастера отчетов. Мастер работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор таблиц или запросов, на основании данных которых создается отчет, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей, с которыми производится группировка данных, выбор полей и вариантов сортировки, выбор формы печатаемого макета и стиля оформления. Т.е. основные действия по созданию отчета таковы: запустить мастер, ответить на вопросы и ввести нужные данные.

35. В окне БД на панели Объекты нажмите закладку Отчеты. Дважды щелкните на строке Создание отчета с помощью мастера. Следуя подсказкам Мастера отчетов выполните следующий алгоритм:

• В поле Таблицы и запросы, выбираем имена таблиц и запросов, которые войдут в отчет. Щелкните Далее.

• В списке Доступные поля выделите поля, которые будут добавлены в отчет. Затем нажмите кнопку Добавить и поля будут показаны в списке Выбранные поля. Щелкните Далее.

• Выберите вид представления данных. Щелкните Далее.

• О тчет может иметь до четырех уровней группировки. Выберите необходимое. Если вы хотите добавить поле для сортировки – это поле, в котором группируются данные, выделите нужное поле и нажмите Далее.

• Выберите порядок сортировки записей, можно выбрать от одного до четырех полей, которые будут расположены в алфавитном или обратном алфавитном порядке. Щелкните Далее.

• Выберите макет отчета исходя из вариантов: В столбец, Табличный, Выровненный, Структура. На этой же странице мастера необходимо также указать, как должны быть ориентированы листы отчета. Предлагается Книжная ориентация или Альбомная ориентация. Установите необходимые настройки и нажмите Далее.

• Выберите требуемый стиль отчета. Вы можете просмотреть список и выбрать подходящий стиль, Когда найдете его, нажмите Далее.

• Задайте имя отчета и нажмите Готово. Отчет появится на экране в режиме Предварительный просмотр, и вы сможете просмотреть его, отредактировать при необходимости, а затем распечатать.

36. После создания отчета средствами MS Access, можно внести кое-какие изменения, чтобы придать ему не много другой вид. Сначала откройте окно БД, выберите Отчеты. Справа в рабочей области появится созданный отчет. Откройте его. Отчет автоматически откроется в режиме Предварительный просмотр, и появится новая панель инструментов:

37. Используйте отчет в программе MS Word. Выберите кнопку Связи с Office. Выберите Публикация в Microsoft Office Word. Появится окно сообщения, в котором будет сказано, что отчет будет отправлен в Word. Теперь его можно изменять, как вам угодно.

38. Печать отчетов. Распечатать можно несколькими способами:

• в ызовите контекстное меню Отчета - правая клавиша мыши, выберите Печатать в контекстном меню;

• выделите отчет в окне БД и нажмите CTRL+P;

• выберите команду Печать в меню Файл;

• если отчет открыт в режиме Предварительный просмотр, нажмите кнопку Печатать на ПИ.

Первые три способа открывают диалоговое окно Печать, в котором можно выбрать принтер, определить диапазон страниц и выбрать нужное количество копий.

39. Удаление отчетов. Если вы удалите отчет, с данными в БД ничего не происходит. Они остаются не тронутыми, сохраненными в таблице данных.

40. Выделите отчет, который нужно удалить

41. Нажмите кнопку Удалить на ПИ или Правка – Удалить. Программа спросит подтверждения, т.к. восстановить удаленный файл будет невозможно.

42. Нажмите Да, чтобы удалить ненужный отчет.

Теоретические вопросы:

1. Создание запроса. Виды запросов.

2. Характеристика и методы работы с запросами.

3. Опишите работу с конструктором запросов на выборку.

4. Создание формы

5. Настройка формы.

6. Ввод данных в таблицу и в форму.

7. Как создать Автоформу?

8. Как создать отчет. Понятие Отчетов и их виды.

9. Редактирование отчетов. Связи отчета с Office.

10. Панель элементов. Ее структура.