6.7.2. Облік лікувальних засобів у аптеках установи

Надходження лікувальних засобів до медичної установи супроводжується прийняттям їх в аптеку установи, яка має бути розміщена в спеціально обладнаному приміщенні.

Під час надходження лікувальних засобів до аптеки завідувач аптекою або інша вповноважена особа перевіряє відповідність їхніх якісних і кількісних характеристик даним первинних документів, а також правильність цін за одиницю. Після перевірки за умов повної відповідності ця особа робить позначку на документах постачальника. У разі виявлення нестач, надлишків, псування чи бою подальше прийняття зазначених матеріальних цінностей здійснює утворена наказом установи комісія.

Про отримані й перевірені рахунки постачальників завідувач аптеки робить записи в книзі реєстрації рахунків, що надходять до аптеки (ф. № 6-МЗ), після чого вони передаються для оплати до бухгалтерії. Звичайні лікарські засоби обліковуються в аптеці в сумовому (грошовому) вираженні, при цьому реєстром обліку щодо зазначеної групи медикаментів і перев’язувальних засобів є книга форми № 6-МЗ.

Для обліку медикаментів, що підлягають предметно-кіль­кісному обліку, призначено Книгу предметно-кількісного обліку аптекарських засобів (ф. № 8-МЗ), в якій на кожне найменування, фасування, лікарську форму, дозування лікарських засобів відкривається окрема сторінка. До початку здійснення записів у книзі її сторінки нумеруються, а їх кількість завіряє головний бух­галтер. Записи про надходження лікарських засобів здійснюють на підставі документів постачальника.

Лікарські засоби відпускаються з аптеки до відділень через матеріально відповідальних осіб відділень (кабінетів) за накладними (вимогами), затвердженими керівником медичного закладу.

Порядок оформлення накладної (вимоги) описано раніше. У накладній неодмінно має бути зазначено повну назву препарату та наведено інформацію про його розміри, фасування, лікарську форму, дозування, упаковку й кількість. Лікарські засоби, що підлягають предметно-кількісному обліку, відпускаються за окремими проштампованими накладними (вимогами), записи в яких мають бути підтверджені печаткою установи й підписом її керівника. У них обов’язково зазначається номер історії хвороби та прізвище, ім’я, по батькові хворих.

Лікарські засоби аптека відпускає до відділень (кабінетів) у розмірі поточної потреби в них. Зокрема, установлено такі нормативи:

для отруйних лікарських засобів — 5-денний запас;

для наркотичних лікарських препаратів — 3-денний запас;

для інших медикаментів і перев’язувальних засобів — 10-дениий запас.

Накладні (вимоги) на видачу лікувальних засобів до відділень таксує завідувач аптеки чи вповноважена особа з метою визначення вартості відпущених матеріальних цінностей, а далі вони реєструються у книзі обліку протаксованих накладних вимог (ф. № 7-МЗ), при цьому номери накладних (вимог) на відпуск лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, підкреслюються. Зазначений реєстр обліку оформлюється у встановленому порядку: сторінки нумеруються, а їх кількість завіряється підписом головного бухгалтера. Для великих установ на кож­не відділення відводиться окрема сторінка. По закінченні місяця у книзі виводяться конкретні підсумки за кожною групою відпущених медичних засобів та загальна сума. Зазначені дані переносять­ся до звіту аптеки у процесі надходження та витрачання апте- карських засобів у грошовому виразі (ф. № 11-МЗ). Звіт складається у двох примірниках. Дані про надходження лікарських засобів переносяться до звіту з книг ф. № 6-МЗ, ф. № 8-МЗ (рис. 6.5).

Рис. 6.5. Схема обліку лікувальних засобів у аптеках установ

На підставі накладних вимог на відпущені лікарські засоби, що підлягають предметно-кількісному обліку, складається відомість вибірки витрачених однойменних запасів (ф. № 1-МЗ), записи в якій здійснюються за кожним найменуванням. Загальна кількість відпущених за день зазначених матеріальних цінностей переноситься з відомості до книги предметно-кількісного обліку аптекарських запасів.

Допоміжні матеріали, отримані за рахунками постачальників, списуються на видатки як в аптеці, так і в бухгалтерії у грошовому виразі в міру їх надходження в аптеку. Вартість тари, включеної постачальником до ціни лікувальних засобів, яка не підлягає обміну й поверненню, списується на видатки під час списання цих лікарських засобів. Якщо вартість безповоротної одноразової тари не включено в ціну отриманих засобів, а зазначено в рахунку постачальника окремо, така тара в міру її звільнення від упакованих у неї медичних препаратів списується на видатки з підзвіту завідувача аптеки.

В аптеках установ завідувач зазначеного структурного підрозділу здійснює постійний контроль. У разі виявлення втрат від псування зазначеної категорії запасів комісія у складі головного бухгалтера, завідувача аптеки та представника трудового колективу складає Акт на списання зіпсованих цінностей, що зберігаються в аптеці (ф. № 9-МЗ) у двох примірниках. Списані за актом лікарські засоби знищуються у присутності комісії, а про факт знищення робиться запис в акті з зазначенням дати і способу знищення.