Планування проекту «шаг за шагом»
Припустимо, вам необхідно розробити план впровадження автоматизованої системи управління взаємовідносинами з клієнтами для банку.
Вам, як менеджеру проекту, належить спланувати стадії і завдання майбутнього проекту, визначити ресурси для проекту, провести розрахунок бюджету та опрацювати ризики проекту.
Розглянемо, як це зробити за допомогою Microsoft Project крок за кроком.
Після запуска Microsoft Project ви побачите наступний екран (рис.1):
Рис. 1 Початковий вид екрану після відкриття програми
Скористаємося панеллю помічника складання проекту (з лівої сторони під словом задачі). З його допомогою ми зможемо:
• Задати початкові параметри проекту
• Визначити робочі години і дні
• Ввести список завдань за проектом
• Розбити завдання по фазах
• Визначити терміни виконання завдань
• Додати додаткову інформацію до завдань
• Додати нові стовпці для особливих відомостей
• Встановити контрольні точки по проекту, обмеження
• Ідентифікувати ризики проекту
• Додати документи в проект
• Опублікувати інформацію про проект на Web-сервері
Отже, визначимо початкові параметри проекту. Клацніть мишкою по Визначення проекту: вам пропонується ввести плановану дату проекту. Введемо дату 01.04.2006.
Для
збереження даної інформації і переходу
до наступного кроку натискаємо Зберегти
та перейти до кроку 2:
Рис. 2 Рорміщення інформації про проект
На другому кроці вам пропонується визначити, розмістити Чи інформацію по проекту на Web-сервері Microsoft Project (рис.2). Вибираємо Ні; надалі при наявності налаштованого Web-сервера і необхідності можливе опублікування вашого проекту за допомогою завдання відповідних налаштувань у меню додатка.
Д
алі,
натискуючи
Сохранить и
перейти к шагу 3:
Рис.3 Зберегти і закінчити роботу
Далі програма повідомляє вам, що тепер ви готові, щоб планувати проект.
Натискаємо Зберегти і закінчити роботу (Рис.3).
Наступним вашим кроком у плануванні проекту буде завдання робочого часу в ході проекту. Для цього на панелі помічника клацаємо по Визначення робочого часу проекту і бачимо наступний екран (рис.4):
Рис. 4 Календар учасників проекту
Тут можна встановити шаблон календаря для учасників проекту. У календарі вказуються робочі години і робочі дні протягом тижня. Можлива наявність декількох шаблонів календарів, які згодом ви зможете прив'язувати до учасників проекту.
Переходимо до наступного кроку (Зберегти та перейти до кроку 2), де ви можете поміняти типові настройки шаблону календаря Стандартний.
Припустимо, робочі години у вашій організації з 9.00 до 18.00 з перервою на обід з 13.00 до 14.00; робочий тиждень 5-денна - з понеділка по п'ятницю включно.
Встановлюємо ці значення на панелі помічника.
Переходимо до наступного кроку - завданням неробочих і святкових днів. Клацніть мишкою по Змінити робочий час, після чого з'явиться календар, де ви можете визначити такі дні.
Виберемо місяць березень, і встановимо 8-е число неробочим днем. Виділяємо відповідну дату і праворуч вказуємо вихідний (рис.5).
Рис. 5 Налаштування свят і вихідних днів
Зберігаємо налаштування (кнопка OK) і переходимо до наступного кроку.
Тут ви можете встановити параметри робочого часу (рис.6), а саме:
• Тривалість робочого дня (Годині о дні)
• Кількість робочих годин у тижні (Годині о тижня) Кількість робочих днів у місяці (Днів у місяці) Залишаємо введені настройки за замовчуванням і переходимо до наступного кроку. Далі вам пропонується задати нові або редагувати існуючі шаблони календарів. Якщо ви не припускаєте використання декількох проектних команд з робочим часом, відмінним від заданого раніше, пропускаємо цей крок і рухаємося далі, клацаючи по Зберегти і закінчити роботу.
Рис. 6 Установление параметров рабочего времени
Наступний етап - визначення списку завдань за проектом
(Введення задач проекту) - один з найважливіших в проектному управлінні.
Повернемося до нашого прикладу - впровадження автоматизованої системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM - Customer Relationship Management) у банку.
Типовий пілотний проект такого впровадження складається з декількох стадій:
• Розробка технічного завдання
• Налагодження системи
• Введення в дослідну експлуатацію
• Введення в промислову експлуатацію
На етапі розробки технічного завдання визначаються бізнес - цілі проекту і деталізуються вимоги до системи. По завершенню узгодження технічного завдання воно підписується і Замовником, та Виконавцем.
Введемо назви даних стадій в Microsoft Project, рис.7
Рис.7 Стадии проекта
Оскільки кожну із стадій ми можемо розбити на декілька завдань, то за допомогою функції в меню Вставка Нова задача (Insert New task) (або натисканням клавіші Ins на клавіатурі) внесемо першу задачу етапу розробки технічного завдання «Зустріч команди проекту. Актуалізація та узгодження ПЛАН - ГРАФІКА робіт на етап ». Щоб внести нову задачу в проект, ви повинні встановити курсор або виділити рядок завдання, перед якою хочете додати завдання (рис.8).
Рис.8 Внесение новой задачи в проект.
Далі,
виділивши рядок «Зустріч команди
проекту. Актуалізація та узгодження
ПЛАН - ГРАФІКА робіт на етап », на панелі
інструментів клацаємо по кнопці (На
рівень нижче) і наша задача виявляється
в складі стадії« Розробка технічного
завдання»(рис.9)
Рис. 9 Корректировка задач
Панель
інструментів містить також кнопку, яка
дозволяє вам перемістити задачу на
рівень вище:
(На уровень
выше, Outdent).
У рамках технічного завдання в проект входить інтерв'ювання зацікавлених осіб банку. Наведемо типовий перелік блоків вимог, що збираються під час інтерв'ю:Формализация требований к ведению информации о КЛИЕНТАХ, КОНТАКТНЫХ ЛИЦАХ
Формализация требований по настройке процесса СОПРОВОЖДЕНИЯ СУЩЕСТВУЮЩИХ КЛИЕНТОВ
Формализация требований к ОПОВЕЩЕНИЯМ по клиенту
Формализация требований к ПРОДУКТОВОМУ КАТАЛОГУ
Формализация требований по работе с ПОТЕНЦИАЛЬНЫМИ СДЕЛКАМИ
Формализация требований по настройке процессов ПРОДАЖ БАНКОВСКИХ ПРОДУКТОВ
Формализация требований по автоматизации работы с ТИПОВЫМИ БАНКОВСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Формализация и согласование механизма интеграции с АБС
Формализация требований по интеграции с почтовой системой
Формализация требований по настройке ПРАВ ДОСТУПА (матрица доступа: пользователи/функционал)
Формализация форматов ОТЧЁТОВ
Об'єднавши завдання в один підетапи, додаємо їх в проект. Також в рамках етапу проводяться наступні завдання:
Подготовка документа ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
Согласование Технического задания
Подписание Технического задания
Таким чином, у нас повинен бути план першого етапу, як на рис. 10:
Рис.10 Формування повного списку задач
Після того, як у нас сформувався повний список завдань на першу стадію, розглянемо, як в Microsoft Project здійснюється настройка завдань, їх черговість і взаємозалежність.
Подвійним
клацанням по першій завданню «Зустріч
команди проекту. Актуалізація та
узгодження ПЛАН - ГРАФІКА робіт на етап
»відкриваємо вікно настроювання завдання
(рис.11:
Рис.11 Настройка задач
Ключові поля, які ми будемо змінювати на основній закладці Загальні, це Тривалість завдання, дати початку та закінчення завдання, Відсоток завершення. У полі тривалості можливе зазначення в хвилинах, годинах, днях, тижнях і місяцях. Відзначте поле Попередня оцінка, якщо даєте приблизну оцінку тривалості.
На другій закладці Попередники фіксується залежність задачі від інших.
Наприклад, для першої зустрічі інтерв'ю вона буде виглядати наступним чином:
Рис.12 Взаємозалежність задач
Рядок з посиланням на першу задачу проекту вказує на те, що друга задача може початися відразу ж після завершення першої. Тим не менш, ви можете змінити період паузи між послідовними завданнями, змінюючи поле Запізнювання.
На закладці Ресурси ви вказуєте, які ресурси вам необхідні для виконання завдання. Це можуть бути і людські ресурси, і виробничі. В якості людським ресурсів виступає команда проекту: керівник проекту, консультанти, розробники, технічні письменники, системні архітектори, тренери та ін До виробничих ресурсів можна віднести необхідне апаратне забезпечення, приміщення для проведення переговорів, проектор і т.д.
Наприклад, ресурси першого завдання - зустрічі команди проекту для актуалізації плану робіт можуть виглядати наступним чином, рис. 13:
Рис. 13. Ресурси задач
У разі якщо ресурс може бути задіяний не на всьому протязі задачі, то це можна зафіксувати в полі Одиниці, зменшивши його ступінь залучення (у відсотках).
Призначимо ресурси на завдання таким чином:
Задача |
Ресурси |
Встреча команды проекта. Актуализация и согласование ПЛАН - ГРАФИКА работ на этап |
Руководитель проекта Руководитель проекта со стороны банка |
Серия ИНТЕРВЬЮ |
|
Формализация требований к ведению информации о КЛИЕНТАХ, КОНТАКТНЫХ ЛИЦАХ |
Консультант |
Формализация требований по настройке процесса СОПРОВОЖДЕНИЯ СУЩЕСТВУЮЩИХ КЛИЕНТОВ |
Консультант |
Формализация требований к ОПОВЕЩЕНИЯМ по клиенту |
Консультант |
Формализация требований к ПРОДУКТОВОМУ КАТАЛОГУ |
Консультант |
Формализация требований по работе с ПОТЕНЦИАЛЬНЫМИ СДЕЛКАМИ |
Консультант |
Формализация требований по настройке процессов ПРОДАЖ БАНКОВСКИХ ПРОДУКТОВ |
Консультант |
Формализация требований по автоматизации работы с ТИПОВЫМИ БАНКОВСКИМИ ДОКУМЕНТАМ |
Консультант |
Формализация и согласование механизма интеграции с АБС |
Консультант |
Формализация требований по интеграции с почтовой системой |
Консультант |
Формализация требований по настройке ПРАВ ДОСТУПА (матрица доступа: пользователи/функционал) |
Консультант |
Формализация форматов ОТЧЁТОВ |
Консультант |
Подготовка документа ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ |
Руководитель проекта[30%] Технический писатель Консультант 2 |
Согласование Технического задания |
Руководитель проекта; Руководитель проекта со стороны банка |
Подписание Технического задания |
Руководитель проекта; Руководитель проекта со стороны банка |
На закладці Дополнительно нам знадобиться дуже важливий признак задачі – «Пометить задачу как веху» – «контрольная точка» проекту, рис.14.
Рис.14. Закладка «дополнительно».
Наприклад, завдання «Підписання Технічного завдання» є контрольною точкою проекту.
Визначивши завдання проекту та оцінивши їх тривалість, можна запланувати їх виконання шляхом створення залежностей завдань.
За замовчуванням Microsoft Project встановлює для всіх завдань дату початку, відповідну дату початку проекту, і обчислює дату закінчення проекту на основі найбільш тривалою завдання.
Коли користувач вводить залежно завдань, Project налаштовує календарний план для більш точного визначення дат кожного завдання.
У Microsoft Project існує чотири типи залежностей, рис.15:
Рис.15 Чотири типи залежностей
Окончание - начало (Finish to Start): задача 2 не може починатися до закінчення задачі 1
Начало-начало (Start to Start) – задача 2 не може починатися до початку задачі 1
Окончание - окончание (Finish to Finish) – задача 2 не може закінчитися до закінчення задачі 1
Начало - окончание (Start to Finish) – задача 2 не може закінчитися до початку задачі 1
Вибір конкретного типу визначається характером відносини між завданням-попередником і завданням-послідовником.
Попередник. Завдання, дата початку або закінчення якої визначає дату початку або закінчення задачі-послідовника.
Послідовник. Завдання, дата початку або закінчення якої визначається завданням-попередником.
Д
ля
швидкого створення залежностей завдань
на діаграмі Ганнта, утримуючи лівою
клавішею миші, з'єднайте послідовні
завдання; при утриманні на діаграмі
повинен з'явитися піктограма з'єднання
(рис. 16)
Рис.16 Піктограма з’єднання
Вкажемо послідовність задач, як показано на схемі на рис. 17.
Рис.17 Послідовність задач
Для розрахунку вартості повного проекту нам необхідно запланувати завдання за наступними етапами проекту:
Этап II. НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ
Этап III. ВВОД В ОПЫТНУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ
Этап IV. ВВОД В ПРОМЫШЛЕННУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ
Етап налаштування системи складається з стадій і завдань, описаних в таблиці 1 і зображених на рис. 18.
Перелік стадій і задач проекту
Таблиця 1
Стадия/задача |
Длител. |
Дата начала |
Ресурсы |
Этап II. НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ |
32 дня |
25.04. 06 |
|
Подготовка 3 рабочих мест для специалистов |
2.5 дня |
25.04. 06 |
|
Развёртывание ТЕСТОВОЙ ЗОНЫ (сервер, рабочие места, доп. модули) |
1.5 дня |
25.04. 06 |
Системный инженер |
Настройка рабочих мест для работ по интеграции |
1 день |
26.04. 06 |
Системный инженер |
Интеграция с АБС |
23 дня |
27.04. 06 |
|
Интеграция в части импорта информации о клиентах из АБС |
3 дня |
27.04. 06 |
Специалист III |
Интеграция данных с банковской системой в части счетов, проводок, остатков и оборотов по счетам |
10 дней |
02.05.2006 |
Специалист III |
Интеграция с АБС в части доступа к информации о РЕАЛИЗОВАННЫХ ПРОДУКТАХ |
10 дней |
16.05.2006 |
Специалист III |
НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ |
31 день |
25.04.2006 |
|
Настройка системы для ведения информации о КЛИЕНТАХ, КОНТАКТНЫХ ЛИЦАХ |
2 дня |
25.04.2006 |
Специалист I |
Настройка закладок карточек КЛИЕНТА, КОНТАКТНОГО ЛИЦА |
2 дня |
27.04.2006 |
Специалист I |
Настройка процесса сопровождения существующего КЛИЕНТА |
1 день |
01.05.2006 |
Специалист I |
Разработка закладки карточки клиента НЕУДОВЛЕТВОРЕННЫЙ СПРОС |
3 дня |
02.05.2006 |
Специалист I |
Разработка механизма задания ОПОВЕЩЕНИЙ по КЛИЕНТУ (снижение оборотов, переводы денег и т.п.) |
5 дня |
05.05.2006 |
Специалист I |
Настройка закладки ВЛОЖЕНИЯ для ведения файлов с разбивкой по папкам |
2 дня |
12.05.2006 |
Специалист I |
Разработка механизма КОНТРОЛЯ ПОРУЧЕНИЙ, ЭСКАЛАЦИИ при невыполнении задач |
2 дня |
16.05.2006 |
Специалист I |
Настройка алгоритма определения ценности КЛИЕНТА для БАНКА |
2 дня |
25.04.2006 |
Специалист II |
Модификация карточек отображения реализованных ПРОДУКТОВ |
3 дня |
27.04.2006 |
Специалист II |
Настройка карточки СДЕЛКИ |
3 дня |
02.05.2006 |
Специалист II |
Настройка модуля БАНКОВСКИЕ ПРОДУКТЫ, загрузка КАТАЛОГА БАНКОВСКИХ ПРОДУКТОВ |
3 дня |
05.05.2006 |
Специалист II |
Настройка модуля учета ПРОЕКТНОГО ВРЕМЕНИ сотрудников |
5 дней |
10.05.2006 |
Специалист II |
Настройка ПРОЦЕССОВ ПРОДАЖ БАНКОВСКИХ ПРОДУКТОВ |
3 дней |
25.04.2006 |
Аналитик |
Внесение в ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ для запроса от клиента в систему |
2 дней |
28.04.2006 |
Аналитик |
Внесение в систему ТИПОВЫХ ДОГОВОРОВ |
5 дней |
02.05.2006 |
Аналитик |
Реализация отчетов по требованию Банка в дополнение к существующим при поставке |
15 дней |
17.05.2006 |
Специалист II |
Доработка основных интерфейсов по требованиям Банка |
5 дней |
30.05.2006 |
Специалист III |
Интеграция с CALL - центром |
15 дней |
18.05.2006 |
Специалист I |
Рис. 18 Етап «настройка системы».
Перелік задач етапу введення в опитну експлуатацію розписаний в таблиц 2:
Етап «ввод в опытную эксплуатацию»
Таблиця 2
Стадия/задача |
Длител. |
Дата нач. |
Ресурсы |
Этап III. ВВОД В ОПЫТНУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ |
23.13 дн |
08.06.2006 |
|
Обучение администраторов Заказчика (группы 1-3 человека) |
3 дня |
08.06.2006 |
Тренер |
Инсталляция системы на рабочих местах (25 рабочих мест) |
3 дня |
13.06.2006 |
Системный инженер |
Настройка интеграции с почтовой системой Lotus Notes в части отправки, приема сообщений клиентам, ведение архивов сообщений |
3 дня |
16.06.2006 |
Специалист III |
Загрузка в систему первичных данных о клиентах |
1.5 дня |
21.06.2006 |
Специалист III |
Заведение пользователей и Настройка прав доступа пользователей |
4 дня |
22.06.2006 |
Аналитик |
Подготовка Документации (РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ, ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ДОРАБОТКАМ) |
10 дней |
08.06.2006 |
Технический писатель 2 |
Обучение конечных пользователей Заказчика (25 человек) |
3 дня |
22.06.2006 |
Тренер |
Опытная эксплуатация системы |
10 дней |
27.06.2006 |
Аналитик |
Подписание протокола по итогам тестовой эксплуатации |
1 час |
11.07.2006 |
Руководитель проекта со стороны банка Руководитель проекта |
Етап введення в промислову експлуатацію описано в таблиці 3 і представлено на рис.19:
Введення в промислову експлуатацію
Таблиця 3
Стадия/задача |
Длител. |
Дата начала |
Ресурсы |
Этап IV. ВВОД В ПРОМЫШЛЕННУЮ ЭКСПЛУАТАЦИЮ |
2.13 дн |
11.07.2006 |
|
Перенос проекта из ТЕСТОВОЙ ЗОНЫ в БОЕВУЮ |
2 дня |
11.07.2006 |
Системный инженер |
Подписание акта приёма-сдачи работ |
1 час |
13.07.2006 |
Руководитель проекта; Руководитель проекта со стороны банка |
Рис.19 Введення в опитну експлуатацію.
