Оцінка вартості проекту

Оцінка вартості проекту до початку його реалізації може бути виконана за допомогою таблиці витрат, про яку йшла мова вище. Для цієї таблиці передбачено два основні формати:

• розподіл витрат по роботах;

• розподіл витрат по ресурсах.

Крім того, кожен з основних форматів має по дві модифікації.

Доступ до будь-якого з чотирьох форматів таблиці здійснюється за допомогою вибору команди Таблиця: Витрати, що входить в меню Вид .. Наданий вам MS Project формат таблиці витрат залежить від того, який формат представлення проекту використовувався при виборі зазначеної команди.

Щоб отримати дані про розподіл витрат по роботах, слід використовувати або вікно Діаграма Гантта, або Використання завдань.

Формат таблиці витрат, отриманої на основі вікна Діаграма Гантта, був приведений на малюнку в попередньому підрозділі. Формат таблиці витрат, отриманої на основі вікна Використання завдань, показаний на мал.23:

Рис. 23 Формат таблиці витрат, отриманий на основі вікна Использование задач.

В обох випадках таблиця містить ідентичний набір стовпців (полів даних). Щоб отримати доступ до всіх стовпцях таблиці, досить зрушити мишею вправо «до упору» вертикальну розділову лінію між подокна (рис.24):

Рис.24 Состав полей данных таблицы затрат по работам

Крім стовпця Назва завдання таблиця в цьому форматі містить ще 7 стовпців даних, призначення двох з яких (Фіксовані витрати і Нарахування фіксованих витрат) було розглянуто в попередньому підрозділі. Решта мають наступний сенс:

• Загальні витрати - повна (загальна) вартість роботи або проекту. Визначається як сума трьох величин: фактичної (освоєної) вартості проекту, вартості залишилася (не виконаної) частини робіт проекту і фіксованих витрат. Повна вартість є динамічною величиною, яка залежить від поточної реальної дати;

• Базова вартість або планова - планова повна вартість роботи або проекту. MS Project поміщає значення в цей стовпець тільки після того, як файл проекту буде збережений в якості базового плану. Планова вартість є статичною величиною, яка не залежить від поточної реальної дати, щоб її змінити, потрібно після коригування параметрів проекту зберегти його в якості нового базового плану. До початку реалізації проекту величина планової вартості збігається зі значенням, записаним в поле Загальні витрати;

• Відхилення (повна назва - відхилення вартості)-відмінність між плановою вартістю і загальною вартістю роботи. Обчислюється як різниця зазначених величин;

• Фактичні (повна назва - фактична вартість) - величина фактичних витрат для виконаної частини роботи;

• Що залишилися (повна назва - залишилася вартість) - величина витрат для решти (невиконаною) частини роботи;

Щоб отримати дані про розподіл витрат по ресурсах, слід використовувати або вікно Таблиця ресурсів, або Використання ресурсів.

Формати таблиці витрат, отриманої на основі вікна Таблиця ресурсів вікна Використання ресурсів, показаний на рис. 25 і рис. 26:

Рис. 25 Формат таблиці витрат, отриманий на основі вікна Таблица ресурсов

Рис. 26 Формат таблиці витрат, отриманий на основі вікна Использование ресурсов.

У порівнянні з форматом таблиці витрат по роботах в даному варіанті таблиці відсутні стовпці Фіксовані витрати і Нарахування фіксованих витрат. Інші стовпці мають таке призначення:

• Витрати-повна вартість ресурсу по всіх роботах або проектам, на які він призначений.

• Базові витрати - планова повна вартість ресурсу. MS Project поміщає значення в цей стовпець тільки після того, як файл проекту буде збережений в якості базового плану.

• Відхилення (повна назва - відхилення вартості) - різниця між плановою вартістю і загальною вартістю ресурсу;

• Фактичні витрати-вартість фактично використаної частини даного ресурсу по всіх роботах, на які він призначений;

• Що залишилися-вартість залишилася (невикористаною) частини ресурсу.

Хоча таблиця витрат сама по собі є досить інформативним засобом, ефективність роботи з нею можна істотно підвищити за рахунок використання фільтрів MS Project.

Фільтр - це інструмент, який дозволяє серед даних, представлених в таблиці або на тимчасовій діаграмі, відбирати дані, що задовольняють деякому правилу (критерієм). При цьому інші дані приховуються (не відображаються на екрані). Це дозволяє зосередитися тільки на цікавлять параметри проекту.

Наприклад, за допомогою фільтра можна відібрати роботи або ресурси, сумарна вартість яких перевищує заданий рівень.

У MS Project використовуються два типи фільтрів: стандартні і Автофільтри.

Стандартні фільтри підтримуються для всіх форматів представлення проекту. Вони реалізовані у вигляді списків, що розкриваються, кожен пункт яких відповідає певному критерію відбору. Наприклад, на малюнку нижче показаний стандартний фільтр для таблиці ресурсів, в якому обраний критерій Трудові ресурси. При його застосуванні в таблиці відображаються тільки ресурси, що задовольняють цьому критерію (рис.27):

Рис.27 Стандартний фільтр для таблиці ресурсів

Для застосування деяких критеріїв відбору потрібно ввести додаткову інформацію (назви відповідних пунктів у списку містять три крапки). Наприклад, щоб відібрати ресурси, вартість яких перевищує 100 рублів, необхідно вибрати в списку пункт Витрати перевищують ... і потім в діалоговому вікні ввести необхідне значення (рис.28):

Рис. 28 Допоміжне діалогове вікно для уточнення критерію відбору

Щоб скасувати дію фільтра, слід вибрати в списку пункт Все ресурси.

  Автофільтри застосовуються тільки для роботи з таблицями: для кожного стовпця таблиці підтримується власний автофильтр, який дозволяє відбирати дані в таблиці на основі інформації даного стовпця.

За замовчуванням усі Автофільтри вимкнені. Щоб включити їх, потрібно натиснути кнопку Автофільтр, розташовану на панелі інструментів основного вікна MS Project. В результаті заголовки всіх стовпців відкритої таблиці перетворяться в кнопки меню, за допомогою яких може відкрити список критеріїв відбору.

Необхідно відзначити, що склад критеріїв відбору в автофильтр формується динамічно, на основі поточних значень в комірках стовпця (тому, власне, цей тип фільтру і називається Авто). Наприклад, показаний на рис. 29 список критеріїв автофільтру сформований з урахуванням поточних значень вартості ресурсів проекту:

Рис.29 Використання автофільтру для таблиці ресурсів

Після того як вартісні параметри проекту будуть узгоджені, схвалені і збережені в якості однієї зі складових базового плану, вони стають бюджетом проекту. На етапі реалізації проекту саме виконання бюджету є одним з найважливіших показників якості управління проектом.

Таким чином, освоївши принципи формування бюджету проекту, ми можемо відповісти на питання про вартість всього проекту впровадження CRM-системи у банку.

Перейшовши в розділ Використання завдань і перебуваючи в режимі перегляду Таблиця: Витрати, ми зможемо дізнатися вартість кожної стадії проекту впровадження CRM-системи (рис.30):

Рис.30 Итоговый бюджет проекта, разбитый на стадии