- •Предисловие
- •1.1.1 Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
- •1.1.2 Основные этапы развития документоведения
- •1.1.3 Структура документоведения
- •1.1.4 Сущность, генезис и развитие понятия "документ"
- •1.1.5 Соотношение понятий "документ", "информация" и "материальный носитель"
- •1.1.6 Свойства, признаки и функции документа
- •2.1.1 Общие положения и понятия документирования
- •2 Тема №2 методы и способы документирования
- •2.1 Лекция №2 Методы и способы документирования
- •2.1.2 Понятие о языках
- •2.1.3 Знаковый метод фиксирования информации
- •2.1.4 Способы и средства записи информации
- •3 Тема №3 классификация документов
- •3.1 Лекция №3 Классификация документов
- •3.1.1 Понятие о классификации документов
- •3.1.2 Классификация по информационной составляющей документа
- •3.1.3 Классификация по материальной составляющей документа
- •3.1.4 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде
- •4 Тема №4 структура документа. Требования к оформлению документов
- •4.1 Лекция №4 Структура документа. Требования к оформлению документов
- •4.1.1 Унификация и стандартизация
- •4.1.2 Оформление реквизитов
- •4.1.3 Требования к бланкам документов
- •4.1.4 Требования к изготовлению документов
- •5 Тема №5 системы документации. Оформление управленческих документов
- •5.1 Лекция №5 Системы документации. Оформление управленческих документов
- •5.1.1 Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
- •5.1.2 Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др
- •5.1.3 Информационно-справочные документы
- •5.1.4 Документирование деятельности коллегиальных органов
- •5.1.5 Система плановой документации
- •5.1.6 Система отчетной документации
- •5.1.7 Кадровая документация
- •5.1.8 Система бухгалтерской документации
- •6 Тема №6 государственное регулирование делопроизводства
- •6.1 Лекция №6 Нормативные акты и государственные стандарты
- •6.1.1 Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне
- •6.1.2 Государственные стандарты на документацию
- •6.1.3 Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •6.1.4 Ведомственные нормативные акты
- •7 Тема №7 организация работы с документами в современном офисе
- •7.1 Лекция №7 Структура современного предприятия
- •7.1.1 Информационные связи предприятия
- •7.1.2 Структура современного коммерческого предприятия
- •7.1.3 Офисная техника и информационные потоки в современном офисе
- •7.1.4 Технология переводов бумажных документов в электронные
- •8.2.3 Общая структура документационного обеспечения управления
- •8.1.1 Формирование и оформление дел
- •8.1.2 Организация оперативного хранения дел
- •8.1.3 Экспертиза ценности документов
- •8.1.4 Оформление дел
- •8.1.5 Оформление обложки дела
- •8.1.6 Составление описей
- •8.1.7 Порядок передачи документов на хранение в архив
- •9.1.1 Организация работы с документами, которые отнесены к государственной тайне
- •9.1.2 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию
- •9.1.3 Права доступа к конфиденциальным документам организации
- •9.1.4 Прием регистрация конфиденциальных документов
- •9.1.5 Печатание, размножение и рассылка конфиденциальных документов
- •9.1.6 Группировка исполненных документов в дела
- •9.1.7 Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа
- •Послесловие
- •Библиографический список
- •Основные термины и определения
5.1.2 Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др
Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается . Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" (решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей.
С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части. Распорядительная часть может делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д.
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. (Приложения Л, М).
Решение - это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д. Образец оформления предлагается на стр. Пример дан в приложении Н.
Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции. Распоряжения являются делятся на 2 группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов Образец оформления см. в приложении О.
Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами "ПРЕДЛАГАЮ" ("ОБЯЗЫВАЮ").
Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа - ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись. Образец оформления см. в приложениях Л, М.