8.1.2 Организация оперативного хранения дел

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

ЛИСТ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ Документ № _____ от _____, поступивший (указывается корреспондент) По вопросу ________________________________________________________ Дата выдачи __________________________ Кому ________________________ Выдал _______________________________ Получил ______________________

После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛО№_____1999год Структурное подразделение
Дата выдачи	Количество листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации (учреждения). Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

Р и с у н о к 8.2 - Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив

8.1.3 Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Российской Федерации. Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза - один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев . (Рисунок 8.3).

Р и с у н о к 8.3 - Экспертиза ценности документов

Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России. Перечислим эти документы:

1. Основы Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1;

2. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19;

3. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;

4. Основные правила работы ведомственных архивов. Утвержден приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;

5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР от 15.08.1988 (с изменениями от 27.06.1996)

6. Ведомственные перечни.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

• в делопроизводстве организации (учреждения);

• в ведомственном архиве;

• в государственном архиве, как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:

при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней;

• при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);

• при направлении документа в дело ( исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому- либо делу );

• при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

• при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив).

Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях.

В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:

• принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений);

• принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);

• принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми).

На основе принципов складывается система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов. Систему критерием можно разделить на три группы комплексно применяемых критериев: происхождение, содержание, внешние особенности документов.

К критериям происхождения относятся:

• роль и место организации (учреждения, лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

• время и место образования документа.

К критериям содержания:

• значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

• повторяемость информации в других документах;

• целевое назначение документов;

• вид и разновидность документов.

К критериям внешних особенностей документов:

• юридическая достоверность документа (наличие подписей, даты, печатей);

• наличие резолюций, пометок;

• особенности передачи текста;

• особенности материальной основы документа;

• особенности физического состояния документа.

Значение имеющейся в документах информации является основным критерием их ценности. Документацию современных организаций (учреждений) можно разделить на группы:

• документы, отражающие основную деятельность организации (учреждения), а также ее структурных подразделений;

• документы, имеющие вспомогательное значение (сроки их хранения от нескольких месяцев до десяти лет и даже более);

• документы по личному составу (хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий, а некоторые и постоянно).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии. ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах Российской Федерации. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК.

ЦЭК и ЭК - постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения). Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).

Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).

В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭЦ (ЭК) являются:

• организация ежегодного отбора документов для хранения;

• рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов, о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранения;

• рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

• подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

• рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;

• методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций;

• организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах".

ЦЭК (ЭК) проводят заседание в соответствии с планами работы, которые утверждаются руководителями организации. Заседание комиссии проводятся не реже двух раз в год. Решение ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов, заседание протоколируется, протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Протоколы утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК архивного учреждения.

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:

• об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

• об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

• об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;

• об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

Проведение экспертизы ценности

Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения. Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой "ЭПК", особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой "ЭПК" принимает ЭПК архивной службы. В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• постоянного хранения в государственных архивах:

• временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет);

• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения. Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.