1.2. Функции документа

Ф.Д. – есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта ф-я автором или нет. Любой д-т обладает определенными ф-ми, выявление которых важно для определения цели создания д-та, для его классификации и изучения роли в данной соц-ой структуре и эк-ой системе.

Полифункциональный д-т – содержит в себе различные ф-ии, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Ф-ии: общие и специльные (специфические):

Общие: информационная; социальная; коммуникативная; культурная.

Спец.: управленческая; правовая; ф-я истоического источника,; ф-я учета.

1) информационная ф-ия. Определяется потребностью в запечатлении инф-ии с целью сохранения и передачи и присуща всем д-ам. Причина появления любого д-та – необходимость фиксировать инф-ию о фактах, событиях, явлений, практической и мыслительной деят-ти.

Информацию, содержащуюся в д-ах можно подразделить на: - ретроспективную (прошлое); - оперативную (текущая); - перспективную (будущее). Существуют и др. классификации информации (разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям). Каждый д-т имеет инф-ую емкость (или инф-ый потециал), т.е. количество и качество инф-ии. Она характеризуется такими показателями: полнота; объективность; достоверность; актуальность; полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее д-т.

2) социальная ф-ия. Присуща многим д-ам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Д-т так же сам может влиять на создание отношений них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие соц. процессов, но и тормозить.

3) коммуникативная ф-я. Выполняет задачу передачи инф-ии во времени и пространстве, инф-ой связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями соц. связи не могут поддерживаться. Можно выделить 2 категории д-ов, в котрых ярко выделена эта ф-ия: д-ты, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряж., приказы, инструкции, жалобы, доклад. записки и т.д.); д-ты, двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные д-ты и т.д.).

4) культурная ф-ия. Это способность д-та сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фото, научно-технический д-т).

5) правовая ф-ия. Присуща д-ам, в которых закрепляется изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить 2 категории д-ов, наделенных правовой ф-ей:

- изначально обладающие ею: входят все д-ты устанавливающие , закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действия, а также другие д-ты, влекущие за собой юр-ие последствия. Сюда относятся все правовые акты органов госвласти (законы, пост., указы), судебные, прокурорс., нотариальные и арбитражные акты, все договорные , удостоверительные д-ты (паспотр, пропуск, удост) и оправдательно – финансовые д-ты (накладная, приход. ордера).

- приобретающие ее на время: Д-ты, которые на время приобретают эту ф-ию, являясь доказательством к-л фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже.

6) управленческая ф-ия. Выполняется официальными д-ми, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и т.д.). Эти д-ты играют большую роль в ИОУ, они многообразны, отражают различные уровни принятия решения. Они функционирую только в оперативной среде.

7) ф-ия исторического источника. Изучается исторической наукой. Существует 2 т.з.:

- д-т становится истор-м источником с момента передачи его на архивное хранение.

- д-т наделяется этой ф-ей с момента его возникновения, но осознается эта ф-ия человеком лишь когда д-т поступает в архив, т.о., эта ф-ия начинает доминировать в д-те, если он выступает как источник инф-ии для историка, исследующего ту или иную проблему.

8) ф-ия учета. Дает не качественную, а количественную хар-ку инф-ии, связанной с хоз-ми, демографич-ми и иными соц-ми процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета: статистич, б/у, оперативно отражаются в статистич-их и фин-ых д-ах, плановой, отчетной документации.