21.5 Характеристика деятельности секретаря-референта, офис менеджера

Характеристика деятельности секретаря-референта

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

• Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Характеристика деятельности офис-менеджера

• Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

• Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

• Разрабатывает “кодекс” поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).

• Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

• Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).

• Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.

• Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

• Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

• Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

• Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

• Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

• Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

• Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

• Организует:

- встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

- прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

- материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

• Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).

• Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.

• Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.

• Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.

• Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

• Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

• Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

• Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

Офис-менеджер должен знать:

• Устройство офиса и принципы его зонирования.

• Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.

• Методы стратегического и тактического планирования.

• Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.

• Принципы построение организационной структуры офиса.

• Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.

• Этику взаимоотношений в рабочей группе.

• Мотивационные методы и мотивационные стратегии.

• Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.

• Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.

• Принципы организации снабжения офиса.

• Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

• Основы бухгалтерского учета.

• Деловой этикет.

• Иностранный язык.

• Техническое оснащение офиса.

• Правила пользования оргтехникой.

• Правила внутреннего трудового распорядка.

• Основы трудового законодательства.

• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

21.6 Административно-организационные функции секретаря

Организационное обеспечение управления (организация деятельности руководителя) является одной из основных функциональных задач секретаря.

В организационном обеспечении управления (бездокументном обслуживании) традиционно выделяются следующие направления деятельности:

1. Планирование и организация рабочего времени руководителя.

2. Подготовка и проведение конферентных мероприятий.

З. Организация приема посетителей, в т. ч. сотрудников своей фирмы по производственным и личным вопросам.

4. Обеспечение и селекция (отбор) телефонных контактов.

Поскольку в последнее время руководители большое внимание уделяют отношениям с общественностью, в должностные обязанности секретаря, наряду с традиционными направлениями может быть включена организация связей с общественностью и проведение РR-мероприятий.

Организация приема посетителей

Секретарь должен организовать прием руководителем сотрудников своей фирмы (по производственным и личным вопросам), прием представителей сторонних организаций, явившихся на переговоры с сотрудниками фирмы, и посетителей, явившихся без предварительной договоренности.

Прием сотрудников по производственным (служебным) вопросам

Для организации этого вида приема секретарь должен в беседе с руководителем выяснить следующее:

1. Круг лиц и вопросы, по которым руководитель будет принимать лично. Как правило, по производственным вопросам руководитель принимает своих заместителей и руководителей структурных подразделений (их заместителей), но каждый руководитель может иметь особое мнение на этот счет.

2. Есть ли ограничения по времени приема. Обычно прием по производственным вопросам проводится в течение рабочего дня, но прекращается во время проведения переговоров (в т. ч. телефонных), совещаний, во время приема другого должностного лица, за исключением тех случаев, когда сотрудник приглашен по обсуждаемому в данный момент вопросу.

3. От кого будет исходить инициатива приема: сверху, от руководителя, или снизу, от сотрудника. Обычно допускается двусторонняя инициатива (сверху и снизу), но каждый конкретный руководитель вправе дать на этот счет свои указания.

4. Как будет осуществляться вызов сотрудника, если инициатором приема является руководитель: непосредственно руководителем или через секретаря. Предпочтительнее, чтобы сотрудников на прием вызывал секретарь. Это избавит руководителя от выполнения чисто технических функций, а секретарю позволит оградить руководителя от нежелательных посетителей.

5. Как должен действовать сотрудник, если инициатива приема исходит от него: обращаться непосредственно к руководителю или к секретарю. Предпочтительнее, чтобы сотрудники обращались к секретарю. Это позволит избавить руководителя от несвоевременных визитов.

Прием сотрудников по личным вопросам

В служебной сфере личным вопросом считают вопрос, касающийся интересов, отношений, частной жизни отдельного сотрудника и решаемый руководителем за счет использования ресурсов организации.

К личным вопросам можно отнести просьбы сотрудников о повышении зарплаты, переводе на работу в другой отдел, выделении денежной ссуды (кредита) и т.п.

Организация приема сотрудников по личным вопросам — одна из форм организации рабочего дня руководителя.

Если в организации не выделено фиксированное время приема сотрудников по личным вопросам, они, весьма вероятно, будут обращаться к руководителю в неудобное для руководителя время, отвлекая от решения производственных задач. Для того чтобы создать руководителю условия для эффективной работы, секретарю, возможно, самому придется инициировать и организовать проведение этого вида приема. Для этого следует:

• обосновать руководителю необходимость проведения приема сотрудников по личным вопросам;

• установить, посоветовавшись с руководителем, время приема (например, еженедельно, по пятницам с 1800 до 1900) и продолжительность приема каждого посетителя (например, 15 минут);

• организовать запись на прием.

Для организации предварительной записи на прием по личным вопросам необходимо разработать соответствующую форму и проинформировать сотрудников организации о периодичности и времени приема по личным вопросам.

Пример формы для записи на прием по личным вопросам

(дата) пятница	должность, фамилия, имя, отчество (полностью)	Вопрос	дополнительная информация
Время
17-45
18-00
(строка для резервной записи)

В графе “дополнительная информация” при необходимости можно записывать, например, решение начальника отдела, с которым не согласен сотрудник, или необходимые фактические данные, которые помогут руководителю принять решения (даты аналогичных обращений работника, решения по аналогичным вопросам и т. п.).

В строку, отведенную для резервной записи, следует вносить данные о сотруднике, желающем записаться на прием по личным вопросам, после того как будут заполнены все строки учетной формы. Последний посетитель может быть принят в том случае, если осталось время, отведенное для приема.

Такая. система записи позволяет секретарю своевременно (до начала приема) подготовить для руководителя необходимые справочно-информационные материалы (например, представить аргументированное мнение начальника отдела, график отпусков на текущий и следующий год, штатное расписание и т.д.). Предварительное изучение материалов необходимо руководителю для того, чтобы он мог во время приема принять решение. Таким образом, отпадает необходимость повторного обращения по заявленному вопросу.

Как правило, прием по личным вопросам проводится конфиденциально, во время приема в кабинете руководителя не должны присутствовать посторонние лица. Более того, поводом обращения к руководителю может быть причина весьма деликатного свойства, о которой сотрудник не пожелает сообщить секретарю. В этом случае следует заполнить только две первые графы формы. Для того чтобы была возможность получить оперативную информацию (справку, мнение), желательно, чтобы руководители структурных подразделений во время приема по личным вопросам находились на рабочих местах.

В день, предшествующий дню приема, следует представить руководителю один экземпляр формы записи на прием и материалы, которые помогут ему принять решение.

Если руководитель в силу сложившихся обстоятельств отменяет прием сотрудников или переносит его на другое время, секретарь должен оповестить записавшихся и предложить им явиться на прием в другое время или изложить свою просьбу письменно. Письменные заявления сотрудников секретарь представляет на рассмотрение руководителю вместе с ежедневной корреспонденцией.

Для организации приема сотрудников по личным вопросам целесообразно подготовить и представить на рассмотрение руководителю проект соответствующего приказа.

Планирование и организация рабочего дня руководителя.

Планирование рабочего времени руководителя – необходимое и обязательное условие эффективного управления. Существуют два основных вида планирования деятельности: долгосрочное (перспективное) и текущее.

Долгосрочным планированием можно считать планирование работы на год (полгода), квартал, месяц.

Годовой (полугодовой) – составляется каждый год или полгода, фиксируются наиболее значительные мероприятия;

Квартальный – составляется каждый квартал на основе годового (полугодового) плана. Включает в себя детализацию мероприятий, постановку задач;

Месячный – составляется на основе квартального плана каждый месяц. Включает в себя детализацию задач, планирование действий.

Долгосрочное планирование необходимо руководителю для того, чтобы сделать работу организации и свою работу более ритмичными, рассчитать количество времени, необходимого для выполнения той или иной работы, оптимизировать использование финансовых, материальных, трудовых, интеллектуальных и других ресурсов организации, своевременно выявлять и устранять места и проблемные зоны. Как правило, долгосрочное планирование руководитель осуществляет лично или поручает своему помощнику (ассистенту, референту, секретарю), если тот обладает достаточной для выполнения этой работы квалификацией.

Эффективным инструментом планирования рабочего времени и организации рабочего дня руководителя является текущее планирование, т.е. планирование рабочего дня (недели) с указанием конкретной даты, времени и продолжительности мероприятия (планируемой работы). Текущее планирование работы осуществляется с целью необходимой и разумной интенсификации труда и оптимизации использования рабочего времени.

При составлении ежедневного расписания руководителя секретарь должен непрерывно, систематично и последовательно фиксировать планируемые мероприятия: телефонные контакты, прием представителей сторонних организаций, переговоры в других организациях, прием сотрудников по производственным и личным вопросам, совещания, презентации и т. д.

Независимо от того, на каком носителе фиксируется информация (бумажном или электронном), форма подневного планирования должна достоверно отражать виды планируемых мероприятий.

Планируя рабочее время, распределяя временные интервалы рабочего дня, следует иметь в виду, что реальная Продолжительность рабочего дня Руководителя, как правило, Превышает продолжительность рабочего дня, установленную законодательством (Руководитель работает больше 8 часов в день, часто использует для работы выходные и праздничные дни).

Секретарь обязан согласовать с руководителем необходимость и возможность планирования “сверхурочного” времени.

Организация рабочего дня руководителя. Очевидно, что для организации рабочего дня руководителя необходимо, но недостаточно только пунктуально фиксировать планируемые мероприятия. Секретарь обязан способствовать осуществлению рабочих планов руководителя, оказывая ему всевозможное содействие.

Для успешной организации рабочего времени руководителя необходимо обсудить с ним основные элементы организации его рабочего дня, а именно:

• периодичность и время доклада корреспонденции (документов, материалов). Недопустимо, если сотрудники представляют руководителю подготовленные материалы тогда, когда сочтут для себя удобным. Секретарь обязан взять на себя решение этой задачи;

• критерии, по которым секретарь будет осуществлять фильтрацию посетителей и телефонных контактов. Организация приема посетителей. Обеспечение и фильтрация телефонных контактов);

• время, содержание и форму ежедневных секретарских докладов (беседы с секретарем о решении текущих задач).

Во время беседы секретарь должен:

• выяснить, какие устные поручения поставить на контроль и снять с контроля (если секретарь осуществляет сроковый контроль исполнения поручений);

• доложить и при необходимости откорректировать рабочее расписание на следующий день (в конце недели - на следующую неделю, в конце месяца - на следующий месяц и т. д.);

• уточнить, какие документы (информация) понадобятся руководителю после окончания рабочего дня и для проведения мероприятий, запланированных на следующий день;

• обсудить необходимые служебные вопросы и возникшие проблемы.

В целях оптимизации рабочего времени секретаря беседу с руководителем целесообразно проводить за один час до окончания рабочего дня. Современные офисные технологии позволяют осуществлять обмен информацией и в электронном виде (по электронной почте). Секретарю необходимо согласовать с руководителем возможность использования электронных коммуникаций в диалоге “секретарь-руководитель”.

В свой экземпляр рабочего плана руководителя (или в свой личный рабочий план) секретарь должен внести записи о тех предварительных организационных мероприятиях, которые он должен осуществить для содействия руководителю (предварительный подбор необходимых документов и материалов, напоминания о мероприятиях и т. д.).

Планирование собственного рабочего времени секретарь должен осуществлять только на основе рабочих планов руководителя и с учетом предварительных организационных мероприятий, содействующих их выполнению.

Облегчение работы руководителя.

Назначение графика

а) Своевременное выполнение очередных задач.

б) Распознавание собственных сильных и слабых сторон.

в) Лучшее использование собственного времени.

г) Экономный труд.

д) Повышение производительности труда.

Разделение ответственности за соблюдение сроков

В работе многих руководителей встречаются элементы импровизации, но не всегда они могут наладить необходимое использование времени. Поэтому секретарь должен последовательно, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у руководителя чувство потребности в распределении времени, по крайней мере, в отношении к самой себе. Не следует принимать распоряжений руководителя, не добившись ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители, возможно, придут к тому, что рациональнее назначить конкретные сроки, чтобы секретарь оставила их в покое.

Многочисленные совещания оказываются бесполезными, так как не устанавливается точно, кто отвечает за выполнение задания и к какому сроку его необходимо выполнить. Как правило, говорят: "Срочно" или "В ближайшее время". А насколько срочно или в какое ближайшее время - часто не уточняют, за все ошибки платит секретарь.

Поэтому секретарь должен заботиться о календаре-памятке своего руководителя. Многие руководители подчас забывают о своих распоряжениях, и поэтому секретарь обязана думать не только за себя, но и за руководителя, быть так называемым "опекуном".

Участие секретаря в подготовке презентаций, выставок, конференций, переговоров

Руководитель совместно с секретарем подготавливает план деловых переговоров (стратегический и оперативный). Для их составления им необходимо собрать, систематизировать, скомпоновать и отредактировать необходимые материалы. В зависимости от це­пей переговоров (в обобщенной классификации они делятся на партнерские и конфронтационные) и конкретных задач переговорного процесса происходит сбор информации. В этой работе руководителю и секретарю может понадобиться помощь различных служб (маркетинга, финан­сов, экономической и др.). Другой вариант организационного решения сложных переговорных проблем – создание рабочей группы (или комиссии).

Многие мероприятия по проведению переговоров совпадают с теми, что анализировались и совещании: определение времени и места, материальное обеспечение, разработка культурной программы. К специфическим можно отнести составление сметы, формирование состава делегации, изучение памятных подарков и сувениров, организация в особо торжественных случаях приемов.

Презентация стала необходимым атрибутом деятельности многих фирм на всех этапах ее жизнедеятельности. Это эффективное средство рекламы производимой продукции или оказывае­мой организацией услуги, испытанный способ привлечения новых клиентов, метод, позволяю­щий быстрее продвигать товар на потребительском рынке, завоевывать новые рынки сбыта, укреплять имидж фирмы и т. п. Таков значительный, но не исчерпывающий перечень целей пре­зентации. В процессе реализации этого мероприятия секретарь может участвовать в нем как организатор и исполнитель (на стадии подготовки), а руководитель или ведущий специалист фирмы выступают в роли презентатора.

Приглашения на презентацию (после установления сроков ее проведения) рассылаются сек­ретарем участникам заранее (за 3-4 дня), в них может кратко излагаться и программа мероприя­тия. При планировании презентации необходимо учитывать, на какую аудиторию она будет рас­считана и какова форма общения с ее участниками:

• проактивная, при которой презентатор предвидит результат (решение принято ранее) и принимает все меры направленные на его обеспечение (напоминает автократическое по стилю проведения совещание);

• интерактивная, предусматривающая тесное и постоянное взаимодействие ведущего и аудитории с возможностью корректировки первоначальных идей. Традиционная структура презентации такова:

• встреча участников, при необходимости их регистрация;

• пресс-конференция, или «открывающая» часть (длится несколько минут), основной целью которой является заинтересовать аудиторию, сделать слушателей максимально вос­приимчивыми;

• основная часть с доказательным и конкретным изложением ключевых идей (в форме до­клада);

• включение (призыв к действию, итоговая аргументация, актуализация и закрепление первоначальных установок). Основываясь на знании определенных психологических механизмов и стереотипах восприя­тия, руководитель совместно с секретарем, привлекая психолога, могут разработать рекоменда­ции (инструкции) по стилю поведения, по эффективным методам воздействия на аудиторию и другим вопросам.

Одним из способов познакомить клиентов со своей продукцией являются выставки. Выставка имеет основную цель – завязать новые деловые связи, укрепить старые партнерские отношения, познакомиться с новой продукцией и информацией, а главное – установить контакт с потенциальными заказчиками. Для того что бы выставка прошла успешно, важно организовать ее на должном уровне.

До начала выставки и в период ее проведения секретарь является информационным центром. К нему поступают все телефонные звонки с вопросами об условиях проведения выставки, о датах проведения, времени открытия выставки, советует, к кому обратиться с тем или иным вопросом на предмет участия в ней, и т. д. Секретарь обязан дать самую исчерпывающую информацию по каждому интересующему вопросу.

Секретарь принимает по факсимильной связи заявки на участие в выставке и передает их ответственному исполнителю.

Наибольшие нагрузки падают на секретаря с момента приезда участников выставки. Встреча участников выставки проходит централизованно: с этой целью арендованные предприятием автобусы круглосуточно дежурят на городских железнодорожных станциях. Представители, сопровождающие автобусы, ответственные за встречу участников выставки во время следования автобуса в назначенный пункт, сообщают по мобильному телефону секретарю в приемную о количестве человек, которые едут в автобусе, и времени отправки автобуса. Секретарь в свою очередь сообщает об этом ответственным за питание участникам выставки и за их размещение в гостиницах. Тем самым обеспечивается оперативность размещения в гостинице и организация питания.

Секретарь распределяет и планирует транспорт для встречи делегаций иностранных фирм в аэропортах. Для этого он просматривает письма от инофирм, поступившие по факсимильной связи, в которых указаны состав делегации, аэропорт, в который они прилетают, время прибытия и номер рейса. В зависимости от количества членов делегации секретарь планирует, какой вид транспорта отправлять для встречи.

В дни заезда участников выставки в гостиницах дежурят регистраторы, сверяющие по спискам прибывших представителей от разных организаций. При необходимости в списки вносятся коррективы (например, вместо одного представителя приезжает другой), о чем сообщается секретарю. Секретарь вносит эти поправки в список рукописно и на следующий день утром вносит все изменения в список на компьютере. В результате этой работы у секретаря есть информация о том, какие делегации и в каком количестве прибыли на выставку.

В дни проведения выставки у всех сотрудников, задействованных в организации проведения выставки, ненормированный рабочий день.

Секретарь приходит на работу к 7.00, чтобы принять участие в утренней планерке, где обсуждаются задачи на текущий день. В 20.00 секретаря подменяет дежурный, который дежурит на рабочем месте секретаря всю ночь до его прихода утром. Это делается на случай приезда участников выставки ночью или ночного прибытия экспонатов организаций для демонстрации их на выставке.

Если делегации приезжают за несколько дней до выставки, то секретарь организует прием делегаций руководителем (генеральным директором) или его заместителями.

В дни выставки секретарь должен иметь полный пакет информационно-справочных документов:

1) список участников выставки;

2) буклет выставки, в котором можно найти перечни выставочных экспонатов, адреса предприятий и фирм – участников выставки;

3) программу выставки, в которой по дням расписаны мероприятия с указанием времени начала их проведения и окончания;

4) регламент совещаний и переговоров на выставке.

Выставка считается открытой с момента разрезания красной ленты. После открытия выставки посетители и участники знакомятся с экспонатами, устанавливают деловые контакты.

Секретарь в день открытия постоянно находится на своем рабочем месте и является связывающим звеном между организаторами выставки. Кроме того, он организует все необходимые транспортные поездки.

Второй день выставки – это в основном день переговоров с отечественными и зарубежными фирмами, подведение итогов конкурса на лучший экспонат, представленный на выставке.

Переговоры проходят в кабинете генерального директора. Секретарь готовит кабинет для переговоров, раскладывает необходимое количество рекламных проспектов, проверяет наличие минеральной воды на столе и т. д.

На таких приемах принято организовать чай, кофе. Секретарь заказывает необходимый ассортимент. После окончания переговоров секретарь убирает посуду и готовится к встрече следующей делегации. Таких приемов в день может быть 7 – 8 с разным количеством участников (3 – 4 человека).

В течение всех дней проведения выставки секретарь участвует в оперативных совещаниях. На таких совещаниях планируется транспорт (уточняется, кто из участников выставки уезжает, в какой день, кто-то приезжает на второй день выставки и их необходимо встретить), какие поездки планируются в течение дня и т. д.

Все сведения об отправке транспорта находятся у секретаря, так как ему приходится обеспечивать перемещение участников выставки и их отъезд.

Наиболее насыщенный последний день выставки, когда разъезжается основная масса ее участников. Секретарь обеспечивает прием руководителем предприятия делегаций перед их отъездом, организует их доставку в аэропорты и на вокзалы. Генеральный директор предприятия проводит в этот день совещание с директорами дочерних предприятий, для них секретарем размножается необходимая документация и раздается перед совещанием.

Таким образом, в момент проведения выставки меняется вид деятельности секретаря. Вся деятельность направлена на безупречное обеспечение и обслуживание ее участников, которые постоянно обращаются к секретарю за различными справками.

Переговоры преследуют цель – найти приемлемое решение для партнеров по решению какой-либо проблемы. Они могут пройти успешно или завершиться неудачей. Во многом их успех определяется тем, как переговоры подготовлены организационно и по содержанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.

На первом этапе, в период подготовки, обе стороны анализируют проблему и интересы участников, формируют общий подход и собственную позицию на переговорах; определяют возможные результаты. На данном этапе секретарь готовит необходимые документы: заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений, контрактов. Необходимо, чтобы подготовленные документы были переведены на рабочий язык переговоров. Также следует составить досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Секретарь должен позаботиться о том, чтобы были собраны официальные справки, рекламные проспекты, пресса, аналитические материалы о фирме-партнере, а также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.

По взаимной договоренности определяются время, место, регламент переговоров. При этом окончательное решение предоставляется приглашенной стороне. Местом переговоров могут быть служебное помещение принимающей стороны либо нейтральная территория.

Помещение для переговоров должно быть чистым, светлым, нешумным. Стол переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера.

Второй этап – собственно ход переговоров. Как правило, продолжительность каждого отдельно взятого «раунда» переговоров ограничивается 2 – 2, 5 ч. Во время переговоров по согласованию с партнерами полезно сделать перерыв (или несколько перерывов) продолжительностью 10 – 15 мин каждый. Что касается курения, то здесь все решает «хозяин» переговоров: если на столе стоят пепельницы (а иногда и лежат сигареты) – это значит, что курить можно. Отсутствие на столе этих атрибутов ясно дает понять грамотному бизнесмену, что курение нежелательно. Невежливо вешать на стенку (или тем более ставить на стол) табличку с надписью «У нас не курят!» или «Не курить!».

Секретарь должен позаботиться, чтобы на столе были разложены блокноты, листы бумаги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов и бумаг, кроме относящихся к переговорам.

В самом начале переговоров полезно провести представление гостям всех членов переговорной группы с указанием их должностей и сфер ответственности каждого из них. В этот момент обычно происходит обмен визитными карточками. Также целесообразно ознакомить гостей с предлагаемой программой их пребывания и поинтересоваться их мнением по этому вопросу и возможными пожеланиями.

Во время переговоров можно предложить гостям чай, кофе, прохладительные напитки. При длительных переговорах могут быть предложены бутерброды, пиво. Не принято в ходе переговоров предлагать спиртные напитки. Исключение может быть сделано в случае достижения договоренности по сложным, давно обсуждаемым проблемам или при подписании каких-либо итоговых документов (договор, соглашения, контракта и т. п.). В этом случае в порядке исключения можно предложить всем участникам переговоров по бокалу шампанского, но уж никак не водку и не коньяк.

Третий этап – анализ достигнутых результатов. Участие секретаря в организации деловых приемов. Важной частью программы являются протокольные мероприятия. Например, в связи с завершением переговоров и подписанием документов руководство фирмы (компании) организует прием (завтрак, обед, ужин) в честь делегации. В программе указываются место и время, вид приема.

При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.

Однако прием в деловой сфере – это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

Деловые приемы, хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

Полуофициальная обстановка приемов помогает установить прочные связи в деловом мире. Традиции проведения приемов пришли к нам из далекого прошлого и являются символом миролюбия и добросердечности. Несложные приемы секретарю часто приходится организовывать в офисе.

Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой за столом и без рассадки за столом. К дневным относятся приемы типа «бокал шампанского», «бокал вина», завтрак, журфикс.

Необходимо заблаговременно разослать официальные приглашения, отпечатанные типографским способом. Фамилия и должность гостя вписываются от руки. Если планируется прием высокого уровня, то в приглашении делается отметка о форме одежды. Если таких отметок нет, предполагается, что мужчины приходят в деловом, желательно темном, костюме, а женщины – в костюме или строгом платье. В приглашении не ставятся дата отправления и подпись.

Первые строки приглашения дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот «приглашает» или «имеет честь пригласить», далее идут фамилия, имя, отчество приглашаемого.

Иногда фирма-хозяйка отправляет приглашение другой фирме без указания фамилий приглашаемых. Текст при этом может быть примерно следующим: «Фирма М приглашает двадцать сотрудников фирмы N на банкет по случаю…» В современной деловой практике это встречается довольно часто. В такой ситуации фирма, сотрудников которой приглашают, сама определяет фамилии тех, кто будет присутствовать на приеме, и передает список фамилий приглашающей фирме. Сотрудники, чьи фамилии есть в списке, должны предъявить охране при входе в помещение, где будет проходить деловой прием, документ, удостоверяющий личность.

Во второй части приглашения указывается, какой будет форма приема (обед, коктейль и др.), когда он состоится и где.

Ответить на приглашение и подтвердить свое присутствие или сообщить об отсутствии полагается в течение суток со дня получения приглашения. Можно также сделать это по телефону или факсу – последнее предпочтительнее, так как сохраняет текст подтверждения. Отказ рекомендуется обязательно оформить письменно – в виде почтового послания или по факсу; в письме-отказе кратко указывается причина, по которой приглашенный не может присутствовать.

Приглашение, как и визитная карточка, печатается на бумаге хорошего качества, белой или любого светлого оттенка. Неуместными считаются различные украшательские элементы – виньетки, цветочки, фигурки и т. п. Строгий шрифт, ясно и четко отпечатанный текст с соблюдением правил этикета и с использованием обязательных «формул вежливости» – вот что требуется от идеального приглашения на деловой прием.

При немногочисленном приеме (10 – 12 человек) приглашенные рассаживаются за столом сами, без подсказки фирмы-хозяйки.

Если же деловой прием рассчитан на несколько десятков или сотен человек (а крупные фирмы, как правило, устраивают именно такие приемы), целесообразно тщательно продумать расстановку столов и определить места для гостей.

Размер зала следует подбирать исходя из следующего правила: не менее 10 м 2 на человека, включая и место за столом.

Если прием рассчитан на достаточно большое число гостей, следует позаботиться о том, как их рассадить, и о том, как довести информацию об этом до приглашенных.

Классический, пришедший из глубин светского этикета способ – карточка с фамилией (и титулом, разумеется), которую следует положить на самый высокий бокал или фужер около каждого места. Такой метод годится, если число гостей – не более 10 – 12 человек. При организации современных деловых приемов с большим количеством гостей обычно план рассадки вывешивается в нескольких местах перед входом в зал, где будет проходить прием, либо изображается на специальном листе – вкладыше в приглашение, либо выдается каждому приглашенному при входе в зал.

Организация и проведение протокольных мероприятий в офисе.

Руководитель, как правило, выступает в роли организатора, а секретарь – главного помощника протокольных мероприятий (они предполагают строго установленный регламент проведения): переговоров, презентаций, выставок, пресс-конференций, приемов. Все они имеют много обще­го с организационной точки зрения: этапы проведения, процедуры, процессы документирова­нии и т. п. Но в каждом из названных мероприятий есть и своя специфика.

Обязательным элементом завершающей стадии проблемного совещания является оформле­ние протокола. В этом документе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятое решение.

В зависимости от вида заседаний, его статуса и других факторов выбираются следующие формы протокола:

• полный протокол (фиксирует как обсуждавшиеся вопросы и принятие решения, так и выступления участников, прозвучавшие на совещании, вопросы, реплики, замечания и т. п.);

• краткий протокол (фиксирует обсуждавшиеся вопросы, фамилии докладчиков и приня­тые решения);

• стенографический протокол (составляется на основе стенографического отчета о заседа­нии и дословно передает процесс обсуждения всех вопросов и принятия решений).

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование Компании, название вида документа (протокол), дату, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается фамилия и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициала) секретаря, присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных (если таковые есть). Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем ?", например: Об итогах работы организации за первое полугодие 200 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Постановили (решили):

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний, собраний.

Организация совещаний. Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Сегодня большие доклады; (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос, - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.

Секретарю-помощнику или секретарю-референту помимо подготовки совещания руководитель может поручить сбор необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Сегодня эта процедура также может быть выполнена с использованием электронной почты и факса.

В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, секретарь знает, кто приедет из других городов. Относительно каждого такого участника совещания обязательно заранее выясняется, будет ли он нуждаться в размещении.

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть, будут ли нужны машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении секретаря или ответственного за транспортное обслуживание.

Заканчивается предварительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность трансляции. За установку технических средств и эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность зву­козаписывающей аппаратуры.

Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне. В день совещания помещение открывается заранее и тщательно проветривается, еще раз проверяется наличие необходимой аппаратуры, ее рабочее состояние, готовность рабочего места стенографистки или ведущего протокол. На небольших совещаниях на место каждого участника совещания кладутся необходимые документы (если они не были разосланы заранее). Кроме того, на стол ставится минеральная вода или другие прохладительные напитки, стаканы, кладутся бумажные салфетки.

К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится и встреча его участников. Она во многом определяет настроение. Всякий срыв, накладка (не встретили, встретили с опозданием, возникли затруднения с размещением, поиском места совещания) неизбежно вызывают отрицательные эмоции. При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание.

Участники совещания регистрируются. Если их число сравнительно невелико, то эту работу проводит секретарь.

Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях. Если эту операцию не провести сразу, потребуется сбор, а затем раздача с отметками командиров. удостоверений участникам совещания.

При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, ручки и т.п.), что предусматривается заранее и закладывается в смету совещания.

Во время перерывов не забывайте проветривать помещение. При наличии системы кондиционирования воздуха необходимо произвести ее регулировку в зависимости от степени заполнения помещения. В перерыве могут быть организованы кофе-паузы, когда участникам предлагаются кофе, чай, бутерброды, печенье и т.д., а также выставка-продажа литературы.

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленных действий руководителя, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не привлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь не в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

За час до начала совещания секретарь готовит для председа­теля папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые и цветные карандаши, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т.п. Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливаются цветы.

Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает его участникам необходимые документы.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов – на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

Подготовка секретарем деловых поездок и командировок руководителя.

Важное место в работе секретаря занимает организация деловых поездок руководителя. Функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов:

1. Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т. п.

2. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем. Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию:

а) дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;

б) способ передвижения;

в) бронирование мест в гостиницах;

г) места посещения и проезд к ним;

д) отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).

3. Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.

4. Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки, папки и т. п.).

Перечень документов необходимых руководителю в командировке:

1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);

2) авиабилеты или железнодорожные билеты;

3) командировочное удостоверение;

4) служебное задание.

Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание (форма № Т-10а), которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме № Т-9 (для направления нескольких сотрудников в одну организацию – № Т-9а).

После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ. Как правило, приказы о командировании имеют общую нумерацию с кадровыми приказами, хотя приказы о командировании правильнее было бы регистрировать отдельно (например, с индексом «к», а приказы по личному составу – «лс»), так как эти приказы имеют разные сроки хранения (приказы о командировании – 5 лет, приказы по личному составу – 75 лет минус возраст).

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России.

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24 ч включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Например, поезд отправляется 29 января в 23 ч 50 мин (вокзал находится в черте города), первым днем командировки в этом случае будет считаться 29 января. Если самолет вылетает 30 января в 0 ч 40 мин, а до аэропорта надо добираться 2 ч, то первым днем командировки все равно будет считаться 30 января.

Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки. Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется сотруднику, ответственному за командировки, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки. В небольшой фирме в качестве ответственного лица за командировки может выступать секретарь.

Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

Во время отсутствия руководителя секретарь обычно выполняет все делопроизводственные операции с документами: принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам. То есть выполняет свои обычные обязанности. Все телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. Если данные вопросы могут быть решены другим сотрудником в пределах его компетенции, то телефонные разговоры разрешено переадресовывать, о чем в журнале регистрации делается соответствующая запись.

После возвращения руководителя из командировки секретарь:

1) информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия;

2) обрабатывает материалы командировки;

3) оформляет отчетные документы.

При работе над отчетом секретарь должен знать его цель, объем и для кого он предназначен. Обычно отчет включает три раздела:

1) обоснование необходимости командировки;

2) последовательность решения вопросов;

3) выводы и рекомендации.

В функции секретаря входит не только организация командировок руководителя и специалистов, но и прием командированных работников. Секретарь должен выяснить:

1) по какому вопросу прибыл посетитель;

2) узнать, обеспечен ли он гостиницей и при необходимости помочь ему;

3) отметить командировочное удостоверение.

Командировочные удостоверения прибывших работников регистрируются в специальном журнале отдельно от командировочных удостоверений сотрудников организации.