Вопрос 42. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации

и обеспечение их сохранности

Учет документов – это необходимое условие обеспечить их сохранность. Централизованный учет документов АФ РФ – это система учета документов в масштабах области, края, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о составе фондов и количестве единиц хранения. Обеспечение сохранности док-тов зависит от четкого налаженного учета док-тов и определенного набора учетных документов. Учету подлежат все док-ты архива. Учетные документы фиксируют 2 осн.единицы учета: единицы хранения, фонд. Они обязательны для каждого архива независимо от вида и подчиненности. Целями учета явл.: сохранность док-тов, ведение контроля за документацией, создание систем оперативного поиска документов ,в т.ч. компьютерного, эффективное использование док-тов.

Принципы учета:

1.принцип централизации – госуд.и ведомст.архивы составляют карточку на каждый фонд. На уровне области собирается инф-ция о всех архивах и фондах. На уровне РФ формируется Центр. Фондовый каталог, где занесена инф-ция о каждом фонде.

2.принцип динамичности – любое изменение в количестве единиц к.-либо фонда д.б.оперативно передано в Центр.фондовый каталог.

3.преемственность достигается путем внедрения единой учетной единицы (дело), учетных документов (описей).

Когда документ поступает в архив, то он учитывается в Книге поступлений, куда записывается какие док-ты, от кого поступили, сколько, за какие годы, их физическое состояние. Список фондов – учетный док-т для регистрации и присвоении номеров фондам, поступившим в архив. В архиве может быть список фондов для особо ценных дел. Лист фонда-документ, в котором отражаются все характеристики поступления и выбытия дел в этом фонде. Фиксируется какие поступили, какие выбыли. Архивная опись – записываются заголовки всех дел фонда (сколько дел, их даты, сколько листов в каждом деле.)В конце описи обязательно дается итоговая запись сколько дел внесено в данную опись. Если в деле очень много разных заголовков делается внутренняя опись дела (расписывается каждый документ). В описи цифры изменять нельзя. В конце каждого дела на внутреннюю обложку вклеивается лист-заверитель дела. Составляются описи ценных дел и описи страхового фонда, описи дел по личному составу. Инвентарная книга учета заводится на документы, имеющие материальную ценность (золотая оконтовка). Книга в 3 экз. (у хранителя, в отделе учета, в бухгалтерии). Ежегодно в конце года каждый архив предоставляет в вышестоящую орг-цию Паспорт архива. В енм приводятся все сведения об архиве (сколько фондов, площадь архивохранилища, загруженность, кадровый состав, условия хранения док-тов). Учетные документы есть основные и вспомогательные . вспомогательные заводятся самим архивом по потребности (Реестр описей для регистрации описей дел и док-тов, учета их кол-ва и состава). На современном этапе создается архивная программа –Архивный фонд. В компьютер вносятся все сведения о фондах.

Регламент госуд.учета док-тов АФ РФ одобрен Коллегией Росархива в мае 1996 года и начато внедрение Р. во всех госуд. и вед.архивах. Р. устанавливает порядок учета док-тов. Учету подлежат все док-ты, принятые на госхранение. Учет ведется по арх.фондам, коллекциям и единицам хранения. Основой учета явл. единая система регистрации, а средством учета явл. арх.шифр. По Регламенту дано понятие учетного документа – док-т установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие коли-ва, состава и состояния док-тов в единицах учета. под единицей учета понимается единица наименования кол-ва док-тов в архиве. Определены принципы учета, они расширены:

1. Пр. централизации;

2.Унификация учета – соблюдение преемственности учета на всех стадиях делопро-ва, единый состав и методика составления учетных документов;

3.пр. динамичности;

4. Полнота и достоверность госуд.учета. в регламенте госучет определяет учет док-тов как госуд.части АФ РФ, так и негосуд.части АФ РФ. учетные документы должны предоставлять музеи, библиотеки, где есть арх.док-ты, Академия наук. На уровне архива области и Росархива ежегодно составл. Сводный паспорт всей арх.службы. В Р. оговорены условия учета док-тов орга-ями, осуществяющих самостоятельное хранение док-тов (Мин. Геологии). Госуд.учет предполагает, что док-ты госуд. и негосуд.части будут нах.под постоянным контролем государства. Основным док-том будет Паспорт архива.

Организация хранения док-тов – система мероприятий, включающая рациональное размещение док-тов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование док-тов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных свойств и внешних признаков док-тов, подвергшихся разрушению. Для обеспечения сохранности док-тов в архиве должны осуществляться комплекс мер по орг-ции хранения (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, копирования и восстановления, комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения док-тов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Раздельно должны храниться документы на бумажной и пленочной основе, ценные док-ты, карты и научно-техническая документация. Особоценные дела хранятся в металлических шкафах, сейфах в отдельных хранилищах с ограниченным доступом. Страховые копии должны храниться отдельно. Лучше хранить док-ты в картонированных коробках. Для облегчения поиска создают указатели (№ шкафа, полки, фонда, название фонда, № описи , №№ дел. Дела устанавливают на полках горизонтально. Стеллажи не должны плотно примыкать к стене, а полки к потолку. Дела из хранилищ выдаются под подпись работнику читального зала, кот. под роспись выдает исследователю. Во временное пользование выдача дел оформляется актом о выдаче док-та временное пользование (кому, на какой срок, подпись и печать выдающей стороны и принимающей стороны, когда дела сданы и когда они приняты обратно). Все дела на выставки должны двигаться в сопровождении сотрудников архива для обеспечения их сохранности

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

2 Там же.

3ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифициро­ванная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 19 с.

4 ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного гер­ба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. (с изм. от 4 марта 2004 г.).–М.: Издательство стандартов.

5 ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разме­ры и технические требования. - М.: Изд-во стандартов, 1981.

6 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.