Тема 4 Створення шаблону бланка з кутовим розміщенням реквізитів
Завдання:Створити шаблон бланка ККЕУ з кутовим розміщенням реквізитів
Теоретичні відомості:
Зразок бланка з кутовим розміщенням реквізитів
Тема 5 Створення шаблону бланка з подовженим розміщенням реквізитів
Завдання:Створити шаблон бланка ККЕУ з подовженим розміщенням реквізитів
Теоретичні відомості:
Зразок бланка з подовженим розміщенням реквізитів
Тема 6 Створення посадової інструкції секретаря-референта
Завдання:Створити посадову інструкцію секретаря-референта
Теоретичні відомості:
Реквізити інструкції:
назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);
дата (відзначають дату підписання);
індекс;
місце складання або видання;
гриф затвердження;
заголовок до тексту
текст;
відмітка про те, що дана інструкція є додатком до розпорядницького документа (оформляють у разі потреби);
підпис (підписує керівник підрозділу-розроблювача);
гриф узгодження (оформляють у разі потреби);
візи (оформляють у разі потреби);
♦ відмітка про виконавця (оформляють у разі потреби). Текст інструкції викладають у логічній послідовності і групують за розділами, кожний з яких може складати завершену частину документа. Текст може бути коротким, точним, зрозумілим (оскільки інструкція — це документ, що призначається для постійного користування), директивного характеру, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: “повинен”, “отже”, “необхідно”, “не допускається”і т.п.
Тема 7 Створення наказу з основної діяльності підприємства
Завдання:Створити наказ з основної діяльності підприємства
Теоретичні відомості:
Наказ - це нормативний документ, пр видається керівником установи для розв'язання певних завдань (виробничих чи пов'язаних з особовим складом). Накази є одними з найважіиві пих документі в установи.
Накази з органі зації роботи установи, фінансування, планування, звітності, постачання, реалізації продукції та з інпих виробничих питань належать до наказів з основної діяльноспі (розглядаються в цьому пункті). Ц накази, у свою чергу, поділяються на ігіцативні та ті, пр видаються на виконання розпоряджень виирго органу. Ініціативні накази видаються для оперативного впливу на процеси, пр виникають усередині організації чи пі дприєметва.
Накази, пр оформляють прийом, звільнення, надання відпусток та посадове перемі пення співробітників, належать до наказів по особовому складу (розглянуті в темі №11).
Етапи створення наказу: вивчення сутності питання, збір необхідних відомостей, підготовка проекту наказу, погодження проекту, підписання документа керівником установи. Проекти наказів готуються спеціалістами установиза дорученням керівника.
Накази оформляються на бланку підприємства для внутрі пніх документів. Вони повинні обов'язково містити назву виду документа, дату і номер. Дата наказу - це день підписання його кері вником. У ме жах кожного року нумераці я наказі в ведеться з початку порядковими арабськими числами (№1, №2іт.д.).
Накази з основної діяльності нумеруються і зберігаються окремо від наказів по особовому складу.
Кожен наказ повинен містити заголовок для відповіді на питання «Про пр цей документ?», наприклад; «Про реоргані заці ю пі дприєметва», «Про зміну оплати відпусток». Не допускається використання заголовкі в типу: «Нгказ по пі дприємству» або «Нгказ генерального директора».
Текст наказу складається, як правило, з двох частин: консгтпуючої та розпорядчої. У пер пій частині вказуються причини, обгрунтування та мотиви видання наказу. Нгйчасті пе причинами для видання наказу є:
У нормативні документи настановчих чи державних органі в (уряду, податкової і нспекції таі н.); У рі пення правлі ння, загальних зборі в акці онері в; У виробнича не обхі дні сть.
Констатуюча частина наказу може опускатися, якщо причини його видання очевидні і не потребують роз'яснень. У наказах, що видаються на виконання ухвал настановчих організацій, як правило, упускають констатуючу частину, вказуючи замість неї посилання на номері дату вищого розпорядчого документа.
Друга частина наказу починається словом «НАКАЗ У К», після якого вказується, кому (виконавцеві або структурному підрозділу), що (вказується конкретний обсяг робіт) і до якого термі ну потрі бно виконати. Пункти наказу нумеруються арабськими цифрами.
Як шо в тексті наказу виконавцеві дається постійне доручення, то термін його виконання упускається. Якщо доручень декілька, то текст наказу поділяють на пункти. Кожен пункт починається з нового абзаца. В останньому пункті вказується особа або структурний пі дрозді л для зді йснення контролюза виконанням наказу в ці лому.
У випадку необхідності в наказі перераховуються рані пе видані документи (накази, рі пення), котрі данимнаказомві дмі няюгься.
Якшр наказ вводить у ді ю будь-які документи (інструкції, правила, положення), то вони оформляються у вигляді додатків до наказу. У правому верхньому кутку таких документів вказується: «Додаток до наказу < посада > < назва установи > від <дата створення наказу > № < номер наказу >». (Наприклад: «Додаток до наказу декана факультету ДКМві д 04.12.00 №17»).
Після складання тексту наказу здійснюється його погодження та підписання. Проекти наказів можуть погоджуватися з головним бухгалтером, юрисконсультом, іншими посадовими особами установи. Таке погодження оформляється у вигляді візи.
Накази підписуються керівником чи його заступниками, яким надано таке право. Наказ вступає в силу з моменту пі дписання, як шо у тексті не вказано і нпий термі н введення його в ді ю Із змістом наказу ознайомлюються всі згадані в ньому особи. Вони розписуються на першому примі рнику чи на спеціальному бланку.
Приклад шаблону наказуз основної діяльності наведено на мал. 25, а документа, створеного на основі цього шаблону - на мал. 26.
Xід роботи:
Створити шаблон і документ на основі шаблону згідно зразку. Поля в шаблон наказу вставляти згідно з вариантом. Псля створення шаблону заборонити редагування його сталих реквізиті.
Для всього тексту документа встановити украї нську мову та зді йснити переві рку орфографії.
Особливості будови сформованих документів відобразити в письмовому звіті. Паперові аналоги створених документів оформити додатками до звіту. У висновках звіту за результатами практичного заняття проаналізувати доцільність використання створеного шаблону в ді ловодстві.
Дати порівняльну характеристику наступним видам документів: положенню, статуту, інструкції, правилам, постанові, ухвалі, розпорядженню, наказу, вказівці.
Контрольні запитання:
Які документи належать до розпорядчих?
Які документи належать до органі заці йних?
Які два основні види наказів використовуються в ді ловодстві ? З яких частин складаються накази?
Ким пі дписується наказ? З якого часу наказ набуває чинності ?
Які особливості оформлення паблону наказуз основної діяльності?
Зразок документів.
