Xід роботи:

1. С творити власні паблони службової записки та довідки згідно з варіантом. При створенні шаблонів керуватися зразками, наведеними на мал. 36 та мал. 38, врахувавші при цьому особливості оформлення реквізитів загального шаблону документа. Редаговані реквізити документів оформити полямизгі дно з {1.9}. При оформленні паблонів використатитаблицюз невидимими межами комірок згідно з {1.6}. На основі кожного зі створених шаблонів оформити типовий документ.

2. Для всіхстворених файлі в встановити украї нську мову та зді йснити перевірку орфографії.

3. Доповнити архіви документі в та паблоні вна дискеті створеними паблонамиі документами.

4. Дати порівняльну характеристику наступним видам і нформаці йно-довідкових документів: відгук, довідка, доповідь, пояснювальна записка, звіт, зведення, огляд., оголошення.

5. Особливості будови сформованих документів відобразити в письмовому звіті. Пшерові аналоги створених документів оформити додатками до звіту. У висновках звіту за результатами практичного заняття проаналізувати доцільність використання створених шаблоні в та документі в і нформаці йно-дові дкового характеру.

Контрольні запитання:

1. Яка різниця міждоповідно юта службовою запискою?

2. Хто підписує службові записки?

3. Де вказують місце вимоги довідки?

4. Хто підписує внутрі пні довідки?

Тема 13 Створення службового листа

Завдання:Створити службовий лист за зразком

Теоретичні відомості:

Слу мбовий лист- це узагальнена назва різних за змістом документів, шо пересилаються поштою Зміст листа в основному буває індивідуальний. Як правило, текст листа присвячується одному питанню. Зазмістомі призначенням листи годі ля югься на:

інспрукційні (директивні) листи. Виходять, як правило, з державних або муніципальних органів влади й управління та містять рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності, податкі в, екології і т.п.;

гарант йні листи. Пдтверджують певні зобов'язання чи умови оплати, строки постачання або які сть продукції. Ні ві дмі ну ві д й ль пості листі в, гаранті йний лист може починатися з і мені та по батькові особи, якій даються гарантії. Фзрма третьої особи вживається лише тоді, коли гаранті йного листа адресовано певні й організації чи пі дприємству;

рекламаці йні (претнзійні) листи. Мстять вимоги пі дприєметва про ві дпкодування збитків, завданих через невиконання або порушення умов контракту і ніюю стороною (контрагентом), розрахунок суми претензі йі термі н ві дпові ді. Рекламаці я повинна мі стиги копії документі в, шр підтверджують факти порушень. Оформляються такі копії у вигляді додатків до основного документа (рекламації);

листи-запити. Текст такого листа, як правило, складається з двох частин: мотивуючої та основної. В останній висловлюють запит-звернення до адресата для роз'яснення або вимоги додаткової і нформації;

супровідні листи. Мстять коротке повідомлення про документи, що надсилаються разом з ними. Такі листи складаються уразі потреби додаткових пояснень адресату стосовно основного документа. В супровідному листі вказується, з якою метою направляється документ, пр з ним необхідноз робити і в які терміни. Ключові словатакого листа: «направляє мю», «надсилаємо», «повертаємо», «представляємо». Не елід складати супровідні листи, пр не несуть змістового навантаження, оскількив цьому випадку вони стають не потрібною формальністю;

комерційні листи. Складаються при підписанні і виконанні контрактів. У цих листах викладаються звернення покупців до продавців з проханням дати детальну і нформаці ю про товари, послуги і/або направити пропозицію (оферту) на постачання товару, відповіді продавців, рекламації, відповіді на рекламації, кредитні листиі т.п.;

інформаці йні листи. Мстять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції і нформаці йного характеру;

рекламні листи. Мстять рекламу та ці ни пропонованих товарі в і послуг;

кредитні листи. Ц листи використовуються при підписанні контрактів із закордонними партнерами (L/C - Letter of credit). У них продавець просить банк покупця надати гаранті йний лист із зазначенням номера валютного розрахункового рахунку та гарантіями банку оплати покупце м товарі в чи послуг.

Тексти листів та факсів створюються на бланках підприємств (як правило - з кутовим розмі пенням реквізитів). У листах фінансового характеру після адреси підприємства вказується перелік банківських реквізитів. Копія вихідного листа може створюватися не на бланку підприємства. В листах, факсахназва видудокумента не вказується. В заготовочні й частині листа вказуються наступні реквізити: «дата», «індекс чи номер документа», «посилання на номер і дату вхідного документа». В листах-відповідях додатково вказується реквізит «заголовок», де однією фразою описується тематика документа.

На листах повинні правильно вказуватися складові частини реквізиту «адресат» (адреси одержувача листа): фірма, структурний підрозділ, посада, прізвище, поштова адреса одержувача, адресат, якому направляється конкретний примірник. Якпр лист надсилається для доповнення

Текст листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним Факти і події повинні подаватися об'єктивно, всі аспекти викладеного питання мають висвітлюватися з достатньою повнотою, коротко і ясно.

Текст листа найчасті пе складається з вступної та основної частини. У вступній частині вказуються причини, пр спонукали до написання листа. Вони супроводжуються посиланнями на факти, дати, документи, наприклад: «У зв'язку з тим, шр при отриманні вантажу на станції " Мірк" 26.11.06 згідно з накладною №238864 у робочому вагоні з не пору пб ними пломбами представника ... була встановлена недостача: ... штук виробі в на суму ... (комерці йний акт ві д 26.11.00 №247) ..». В основні й частині листа формулюється основна мета його написання (пропозиція, відмова, прохання, гаранті я та і н.), наприклад: «Нг основі викладеного просимо протягом 10 банківських дні в перерахувати зазначену суму на на шрозрахунковий рахунок».

Залежно від призначення листа і від того, на чому його автор бажає сконцентрувати увагу одержувача, може використовуватися і нпий порядок розташування лоті чних частин тексту.

Для бі ль пості ді лових листі в характерна повтор юз ані сть одних і тих же звороті в, засвої в ши які, можна складати тексти різноманітних листів. Для кожного звороту елі д оформити відповідний елемент автотексту }. Псля цього рекомендується створити свою панель інструментів «Листи» чи доповнити існуючу панель «Автотекст» власним пунктом меню Ні власній панелі інструментів необхідно створити пункти меню або в пункті меню панелі «Автотекст» - підменю, пр відповідають різним частинам листа, і занести в них ві дпові дні звороти до рані пе наді сланого документа, то у ньому елі д вказати номер і дату цього документа.

Хід роботи

1. Створити свою панель інструментів «Листи» з пунктами меню, шо відповідають різним частинамі темам службового листа. Ні панелі інструментів «Автотекст» створити аналогічні пункти менюта пі дменю

2. творити та занести у сформовані пункти менюелементи автотексту з відповідними зворотами. Використовуючи сформовані елементи автотексту, створити приклади документів листів вітчизняно мута закордонному партнеру згі дно з варіантом.

3. Для файлу в встановити украї нську мову та зді йснити перевірку орфографії.

4. Дати порівняльну характеристику наступним видам і нформаці йно-довідкових документів: план робіт, подання, клопотання, службовий лист, службова телеграма, факс, телефонограма.

Контрольні питання

1. Які рі зновиди листі в використову югься при ді ловому листуванні ?

2. Для якихдокументів необхідно створювати ксерокопії за необхідності тривалого зберігання? Те ма 11. Оформлення документі в по особовому складу та посадових і нструкці й.

.