Документація і документообіг

Перелік документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні.

1. Для водія юридичної особи або фізичної особи-підприємця, що здійснює вантажні перевезення на договірних умовах:

- фотокопія ліцензії, засвідчена автомобільним перевізником, або ліцензійна картка (при перевезенні небезпечних вантажів або дійсненні перевезень у міжнародному сполученні);

- товарно-транспортна накладна; { Абзац третій пункту 1 в редакції Постанови КМ N 515 ( 515-2009-п ) від 21.05.2009 }

- посвідчення на право керування транспортним засобом відповідної категорії і талон, що додається до посвідчення;

- реєстраційний документ на транспортний засіб або інший засвідчений в установленому порядку документ, що підтверджує право керування, користування чи розпорядження транспортним засобом;

Згідно Закону "Про внесення змін до деяких законодавчих актів про усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень", що вступив в силу 13 серпня 2011 вантажні автомобілі вантажністю більше 3,5 тонн незалежно від терміну експлуатації мають мати «протокол проходження технічного контролю» який видається терміном на один рік.

- поліс (сертифікат) обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів.

Для водія юридичної особи необхідним є також дорожній лист з відмітками про проведення передрейсових медичного огляду водія та огляду технічного стану транспортного засобу.

2. Для водія юридичної особи або фізичної особи-підприємця,

що здійснює вантажні перевезення для власних потреб:

- накладна або інший документ, який підтверджує право власності на вантаж; { Абзац другий пункту 2 в редакції Постанови КМ N 515 ( 515-2009-п ) від 21.05.2009 }

- посвідчення на право керування транспортним засобом відповідної категорії і талон, що додається до посвідчення;

- реєстраційний документ на транспортний засіб або інший засвідчений в установленому порядку документ, що підтверджує право керування, користування чи розпорядження транспортним засобом;

- поліс (сертифікат) обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності власників наземних транспортних засобів.

Для водія юридичної особи необхідним є також дорожній лист з відмітками про проведення передрейсових медичного огляду водія та огляду технічного стану транспортного засобу.

3. Крім документів, зазначених у пунктах 1 і 2 цього

переліку, є необхідними у разі перевезення:

- небезпечних вантажів:

свідоцтво про допущення транспортного засобу до перевезення визначених небезпечних вантажів;

ДОПНВ-свідоцтво про підготовку водіїв транспортних засобів, що перевозять небезпечні вантажі;

інструкція на випадок аварії або надзвичайної ситуації;

узгодження маршруту дорожнього перевезення небезпечного вантажу, видане Державтоінспекцією;

- вантажів з перевищенням габаритних або вагових обмежень - дозвіл на рух автомобільними дорогами, вулицями та залізничними переїздами, виданий Державтоінспекцією.

ТЕМА 6 ОРГАНІЗАЦІЯ ПЕРЕВЕЗЕНЬ ВАНТАЖІВ І КОМЕРЦІЙНА РОБОТА

Види дорожніх листів та товарно-транспортних накладних, порядок їх заповнення, згідно Інструкції про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, затвердженої наказом Мінстату України і Мінтрансу України від 07.08.96 р. наказ №228/253.

Згідно наказу Міністерства транспорту України N 228/253 від 07.08.96, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 28 серпня 1996р. за N 483/1508 затверджена «Інструкція про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів авто-мобільним транспортом та обліку транспортної роботи».

Інструкція розроблена відповідно до чинного законодавства України і встановлює єдиний порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи.

Виконання положень Інструкції обов'язкове для всіх суб'єктів підприємницької діяльності, установ і організацій - юридичних та фізичних осіб - незалежно від відомчого підпорядкування та форми власності:

- які здійснюють перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі або для власних потреб;

- для яких виконуються перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі.

В Інструкції використовуються такі терміни і поняття:

- перевізник - юридична або фізична особа, яка виконує перевезення вантажів автомобільним транспортом на комерційній основі (тобто за плату і цей вид діяльності для нього може бути єдиним чи одним з інших) або для власних потреб;

- замовник автотранспорту - юридична або фізична особа, для якої за її замовленням виконуються перевезення вантажів автомобільним транспортом (транспортні послуги);

- вантажовідправник - юридична або фізична особа, яка пред'являє пере-візнику вантаж для перевезення автомобільним транспортом;

- вантажоодержувач - юридична або фізична особа, яка здійснює прийняття вантажу доставленого автомобільним транспортом.

- відповідальна особа - працівник, що відповідно до своїх службових обо-в'язків виконує оформлення первинної транспортної документації згідно з ви-могами даної Інструкції (диспетчер, механік, бухгалтер, комірник та ін.), або інший працівник, якому доручена ця робота наказом по підприємству, або письмовим розпорядженням керівника.

Для первинного обліку обсягів перевезених вантажів і транспортної роботи автомобільного транспорту підставою для списування товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача, а також для виконання розрахунків між перевізниками і замовниками автомобільного транспорту Інструкцією застосовуються такі типові форми єдиної первинної транспортної документації:

- дорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні - типова форма N 1 (міжнародна) {на розсуд Перевізника};

- дорожній лист вантажного автомобіля - типова форма N 2 (що діє у межах України) {на розсуд Перевізника};;

- товарно-транспортна накладна - типова форма N 1-ТН;

- талон замовника - типова форма N 1-ТЗ (при роботі автомобіля за пого-динною формою оплати транспортних послуг).

Типові форми єдиної первинної транспортної документації, затверджені спільним наказом Міністерства транспорту України і Міністерства статистики України N 488/346 від 29 грудня 1995 р. і введені в дію з 1 січня 1996 року. Вони є документами суворої звітності, що вимагає:

- їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затверджених нака-зом Міністерства фінансів України від 25 листопада 1993 р. N 98, Служби безпеки України від 15 листопада 1993 р. N 118, Міністерства внутрішніх справ України від 24 листопада 1993 р. N 740 та зареєстрованих Міністерством юстиції України 14 січня 1994 р. N 8/217; бланки єдиної первинної транспортної документації виготовлені відповідно до вимог, викладених вище, обов'язкові до застосування, починаючи з 1 жовтня 1997 р.;

- обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності;

- пронумерування, прошнурування, скріплення печаткою та підписами керівни-ка і головного бухгалтера підприємства, організації журналу реєстрації виданих бланків подорожніх листів, товарно-транспортних накладних;

- видачі бланків і журналів особі, на яку покладені обов'язки з реєстрації виданих і повернутих подорожніх листів, товарно-транспортних накладних за видатковою накладною;

- списання використаних бланків подорожніх листів, транспортних накладних за актом.

Використання в обліковій практиці первинної транспортної документації невстановлених форм не допускається.

Перевізники, які експлуатують вантажні автомобілі - власні або орендовані (без водія) - зобов'язані при випуску автомобіля на лінію видавати водію оформлений дорожній лист відповідної типової форми.

Дорожні листи типових форм, оформлені належним чином, видаються водію під розпис:

- N 1 (міжнародна) - на строк відрядження автомобіля і водія для виконання перевезення вантажу у міжнародному сполученні, визначений відповідно до наказу чи розпорядження перевізника (на розсуд перевізника);

- N 2 - тільки на один робочий день (зміну), за умови здачі водієм подо-рожнього листа за минулий день роботи. На більший термін дорожні листи типової форми N 2 видаються у випадках, коли водій виконує перевезення вантажів у міжміському сполученні понад одну добу відповідно до наказу чи розпорядження перевізника (на розсуд перевізника).

Перевезення вантажів автомобільним транспортом як на комерційній основі, так і для власних потреб, здійснюються тільки при наявності, належним чином оформлених товарно-транспортних накладних типових форм, що додаються до дорожнього листа. Ця вимога розповсюджується на всі види перевезень вантажів автомобільним транспортом, незалежно від умов оплати за його роботу

(відрядна, погодинна, покілометрова, інша) та видів перевезення (внутрішньоміське, приміське, міжміське, міжнародне).

Товарно-транспортна накладна типової форми N 1-ТН - це єдиний первинний документ, який є підставою для списування товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача при перевезенні вантажів у межах України, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку; вона оформлюється вантажовідправником на кожну їздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо.

Товарно-транспортну накладну типової форми N 1-ТН виписують у чотирьох примірниках:

- перший примірник залишається у вантажовідправника і є підставою для спи-сування товарно-матеріальних цінностей. Другий, третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажовідправника, передають водію;

- другий примірник водій здає вантажоодержувачу, він є підставою для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей;

- третій і четвертий примірники, завірені підписами і печатками (штампами) вантажоодержувача, водій передає перевізнику. Третій примірник, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення; четвертий примірник додається до дорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водію.

Вантажовідправник при необхідності може виписувати додаткові примірники товарно-транспортної накладної, число яких встановлюється за домовленістю з перевізником.

Для вантажів нетоварного характеру, по яких не ведеться складський облік, але проводиться облік шляхом заміру, зважування, геодезичного заміру і т.і., товарно-транспортну накладну виписують у трьох примірниках:

- перший примірник залишається у вантажовідправника і призначається для обліку виконаних обсягів перевезень;

- другий і третій примірники водій передає перевізнику.

Другий примірник, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних послуг, перевізник надсилає замовнику автотранспорту для оплати за перевезення; третій примірник додається до дорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.

У тих випадках, коли у розділі "Відомості про вантаж" товарно-транспортної накладної неможливо перелічити всі назви і характеристики пред'явлених до перевезення товарно-матеріальних цінностей, до товарного розділу товарно-транспортної накладної додається - як невід'ємна її частина - належним чином оформлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат або інша форма

первинного обліку), що застосовується підприємством для оформлення операцій з передачі товарно-матеріальних цінностей.

При цьому у товарному розділі товарно-транспортної накладної робиться відповідна відмітка; товарно-транспортна накладна без доданої товарної накладної спеціалізованої форми вважається недійсною і не може використовуватися для розрахунків з вантажовідправниками і вантажоодержувачами, а також для обліку виконаних обсягів перевезень і нарахування заробітної плати водію.

Міжнародні перевезення вантажів автомобільним транспортом оформлюються дорожнім листом типової форми N 1 (міжнародна) і товарно-транспортної накладної форми CMR.

Заповнення форм єдиної первинної транспортної документації

Заповнення дорожнього листа типової форми N2 проводиться відповідальними особами перевізника.

Особливості заповнення дорожніх листів для автомобілів, що