Этапы планирования потребностей в материально-технических ресурсах*

№ п/п Расшифровка этапа 1 Сбор заявок на потребность в материально-технических ресурсах 2 Установление цели использования заказываемой продукции 3 Уточнение источника поставки материальных ресурсов 4 Согласование цены и сроков поставки 5 Работа с транспортными организациями 6 Определение стоимости заказа 7 Оптимизация расходов на транспортирование и хранение 8 Подготовка и подписание контрактов на поставку продукции 9 Контроль за исполнением заказа 10 Организация приема продукции 11 Организация хранения и учета продукции 12 Распределение продукции по отделам и службам 13 Составление отчета об использовании продукции 14 Определение норм экономного расходования материальных ресурсов

Если гостинице необходимо одновременно получать продукцию от разных поставщиков, более предпочтительно подключать к переговорам посредников, которые будут комплектовать партию продукции и сами доставлять его в гостиницу. В этом случае гостиница существенно снизит транспортные издержки.

На рис. 5 представлен цикл организации процесса поставки продукции.

Методика расчета запасов. Непрерывный процесс оказания услуг на предприятиях гостиничного комплекса требует формирования на складах (кладовых) этих предприятий запасов различных товаров в определенном ассортименте.

Запасы на складах предприятий индустрии гостеприимства подразделяются на текущие и страховые части. Текущая часть запасов образуется в связи с периодичностью поступления товаров на склады гостиничных предприятий и предназначена для бесперебойного обеспечения потребителей гостиничных или ресторанных услуг необходимой для формирования услуги продукцией.

Планирование цикла закупок Потребность определена Потребность удовлетворена Организация входного контроля Организация процесса поставки Составление спецификации закупаемой продукции Заключение договора с посредником на комплектацию груза и поставку Определение источника поставки продукции Определение издержек на хранение и транспортировку продукции Определение объема товарных запасов Заключение договора на поставку Переговоры с поставщиком

Рис. 5. Цикл организации процесса поставки продукции

Страховая часть товарных запасов имеет тоже назначение, что и текущая, с той лишь разницей, что они используются в случаях отклонения фактического плана постановки, когда текущие запасы не пополняются (форс-мажорные ситуации).

Наиболее часто на предприятиях индустрии гостеприимства используется система фиксированного объема запаса, при которой по достижении определенного уровня запасов, уменьшающих в результате использования их в производственном процессе, запасы пополняются до фиксированного уровня по каждой единице учета.

Точка T на графике (рис. 6) показывает, что при снижении количества какой-то продукции на складе до этого уровня необходимо информировать поставщика о формировании нового заказа. Период t, отведенный поставщику для формирования заказа может колебаться в зависимости от загрузки гостиницы. На рис. 6 период AD соответствует договорному периоду поставки продукции на предприятие гостиничного комплекса – T, период ED – времени t, в течение которого поставщик формирует повторный заказ, пополняя расход. Методика формирования товарных запасов на предприятиях индустрии гостеприимства имеет ряд особенностей, в частности, непостоянство уровня загрузки гостиницы, связанный с сезонностью; срок годности товара для отделов питания. Поэтому при заключении договора на поставку, чтобы избежать образования сверхнормативных запасов, необходимо оговаривать (корректировать) объем заказа при сохранении общего количества товара.

Количество запасов C F max B повт заказ A D min E G t T время

Максимальная величина текущего запаса (З_t^max ) единицы товара и соответственно заказа его у поставщика определяется путем перемножения среднесуточного расхода этой продукции (p) на интервал поставки (t)

З_t^max = ,

где Зtmax – максимальная величина текущего запаса; p – среднесуточный расход этой продукции; t – интервал поставки.

Среднесуточный расход единицы продукции (p) находится путем деления общей потребности в этом товаре (P) на период заказа:

P = ,

где P – общая потребность в товаре; Рг, Ркв, Рм – соответственно годовая, квартальная, и месячная потребность в материале.

Интервал поставки определяется исходя из приведенного выше примера оптимального объема заказа.

Анализ и учет материальных ресурсов. Количество и ассортимент товарной продукции, закупаемой гостиничным предприятием, насчитывают до 10 тыс. различных наименований товаров (товарных запасов). Тщательный учет и контроль за расходом каждого запаса не всегда целесообразны, поскольку они неравнозначны по своей цене, ценности и участия в создании услуги. Поэтому желательно группировать запасы и контролировать расход по отдельным группам.

Проведение такого анализа, который получил название «метод АВС», позволяет решать две задачи: минимизировать общий объем запасов и обеспечить первоочередную поставку жизненно необходимых для гостиницы товаров.

Метод АВС предполагает деление всей массы запасов на три категории:

– товары категории «А» – наиболее ценные запасы (контроль за товарами этой группы осуществляется ежедневно);

– товары категории «В» учитываются с меньшей периодичностью (примерно раз в неделю);

– товары категории «С» учитываются с еще меньшей периодичностью (примерно через 2–3 недели).

Этот вариант контроля за запасами особенно важен при контроле за величиной инвестированного в запасы капитала. В среднем на многих предприятиях гостиничных комплексов распределение запасов по категориям и стоимости выглядит следующим образом

(табл. 8).

Т а б л и ц а 8