Организационно распорядительная и проектная документация

Вся документация, формируемая в процессе создания информационных систем, может быть разделена на следующие типы:

• организационно - распорядительная документация, определяющая правовые и хозяйственные отношения участников создания информационной системы;

• предпроектная документация, включающая заявку на разработку информационной системы;

• техническое задание на разработку системы.

Организационно-распорядительская документация создается на каждой стадии процесса проектирования, для выполнения подготовительных работ и для разработки проектной документации. На первых трех стадиях оформляются договора на создание системы, разрабатываются предпроектные документы, оформляются документы на поставку технических средств, на переподготовку персонала, разрабатываются приказы на организацию работ по подготовке объекта к эксплуатации.

На стадиях подготовки технического проекта и рабочей документации составляются приказы на проведение работ с приложением план - графиков. Кроме того, на этих стадиях составляются протоколы, которые оформляют согласование постановок задач, принятия зачетов по результатам обучения. Составляются акты, которыми фиксируется готовность нормативно-справочной документации и проверка на контрольных примерах в реальных условиях. При необходимости составляются протоколы согласований отступления от проекта.

Документация	Стадия проектирования
Организационно - распорядительная документация, определяющая правовые и хозяйственные отношения участников создания информационной системы	На каждой стадии процесса проектирования
Договора на создание системы, разрабатываются предпроектные документы, оформляются документы на поставку технических средств, на переподготовку персонала, разрабатываются приказы на организацию работ по подготовке объекта к эксплуатации	Первые три стадии процесса проектирования
Приказы на проведение работ с приложением план – графиков; протоколы, которые оформляют согласование постановок задач; акты, которыми фиксируется готовность нормативно-справочной документации и проверка на контрольных примерах в реальных условиях.	Стадия подготовки технического проекта и рабочей документации

В качестве примера можно привести организационно распорядительную и проектную документацию дилерской сети «Лаура» – крупнейшего дилера корпорации General Motors и Subaru в Санкт-Петербурге. Компания работает уже 20 лет и является официальным дилером Opel, Chevrolet, Saab, Cadillac, Hummer , Subaru, Suzuki, Kawasaki, Harley Davidson, Hymer, а также производителем бронированных автомобилей. В России дилерская сеть «Лаура» представлена в городах Санкт-Петербург, Выборг, Луга, Архангельск, Мурманск, Нижний Новгород, Тула, Тольятти и Сочи.

Целью проекта являлась оптимизация системы управления компании ДС «Лаура» путем создания системы организационно-распорядительной и разработки комплекта проектной документации, включающей построение модели бизнес - процессов организации в виде иерархии диаграмм (построение модели «как есть»).

В процессе реализации проекта осуществлено: - обследование рабочих мест (анкетирование, интервьюирование, сбор документов); - описание (создание диаграмм бизнес-процессов, фотографий рабочих мест, матриц связности); - подготовка организационно-распорядительной документации (положений, инструкций, регламентов, схем); - анализ бизнес-процессов (выявление белых пятен, узких мест, наличия дублирования функций); - разработка предложений по дальнейшему использованию результатов выполненных работ. В результате реализации проекта Исполнителем подготовлены: - комплект организационно-распорядительной документации; - комплект регламентной документации. Организационно-распорядительная документация Комплект организационно-распорядительной документации включает: - документы (Положение по фирме, Положение о конфиденциальной информации, Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации, Схема документооборота, Стандарт описания, регламентации и аудита бизнес-процессов); - проекты (Правила трудового распорядка, Положения о подразделениях, Положение по документообороту); - шаблоны (Формы трудовых договоров, Положения о подразделениях, Формы должностных инструкций сотрудников организации).

При подготовке комплекта организационно-распорядительной документации проведена юридическая экспертиза на его соответствие требованиям законодательства.

Цели разработки организационно-распорядительной документации:

1. Положение по фирме разработано с целью ознакомления сотрудников ДС «Лаура» с основными внутренними правилами и принципами, принятыми в организации. Формирование единого отношения и подхода к взаимодействию с коллегами внутри коллектива и взаимоотношениям со сторонними партнерами и контрагентами призвано повысить эффективность работы, способствовать достижению целей и выполнению миссии организации. 2. Положение о конфиденциальной информации и Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации имеют целью защиту интересов Общества в процессе раскрытия (передачи) информации, составляющей коммерческую тайну, которая не предназначена для широкого распространения. Положение раскрывает перечень сведений, относящихся к категории коммерческой тайны, а также обязанности сотрудников по ее сохранению. Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации формализует отношения с сотрудниками в данной области. 3. Положение по документообороту устанавливает стандарты в области управленческого документооборота организации: - Структуру управленческого документооборота организации; - Процедуру организации управленческого документооборота; - Процедуру управленческого документооборота. 4. Стандарт описания, регламентации и аудита бизнес-процессов предназначен для определения единых требований, правил и методик описания, регламентации и проведения аудита (внутренних проверок) бизнес-процессов ДС «Лаура».

Настоящий Стандарт устанавливает следующие требования: - к содержанию и оформлению документов (в т.ч. графических схем и таблиц), используемых для описания, регламентации и аудита бизнес-процессов Компании, в т.ч. Регламента выполнения бизнес-процесса; - к порядку выполнения работ по описанию бизнес-процессов Компании; - к порядку выполнения работ по регламентации бизнес-процесса; - к порядку выполнения работ по проведению аудита бизнес-процесса.

Настоящий стандарт включает в себя: - методику описания бизнес-процесса; - методику регламентации бизнес-процесса; - методику проведения аудита бизнес-процесса; - требования к содержанию и оформлению документов (в т.ч. графических схем и таблиц), используемых для описания и регламентации бизнес-процессов Компании.

Методика описания бизнес-процессов регламентирует работы по определению и описанию бизнес-процессов Компании в едином формате (в стандартных формах) и с использованием стандартных программных средств.

5. Правила трудового распорядка предназначено для регулирования в компании порядка приема и увольнения работника, основных прав, обязанностей и ответственности работников и работодателя, режима работы, времени отдыха, а также мер поощрения и взыскания. 6. Схема документооборота (список регламентных документов) устанавливает список регламентных документов Компании. 7. Формы трудовых договоров и должностных инструкций сотрудников организации предназначены для корректного, стандартного и отвечающего требованиям законодательства формирования перечисленных документов. Регламентная документация Комплект регламентной документации, содержит отчет с результатами анализа бизнес-процессов, включающий: - пояснительную записку с материалами обследования; - комплект представлений бизнес - процессов организации в виде иерархии диаграмм (вошедший в состав регламентных документов).

Положения по подразделениям (Регламенты процессов) решают следующие задачи:

1. Для руководителей верхнего уровня - формирование эффективной системы управления на основе бизнес-процессов; - четкое разграничение ответственности и полномочий между руководителями и подразделениями в рамках бизнес-процесса; - разработка показателей эффективности бизнес-процесса и методики его оценки и анализа; - подготовка к созданию и внедрению Информационных Систем в компании. 2. Для руководителей среднего звена - разработка нормативных документов, регламентирующих бизнес-процессы; - создание механизмов (процедур и методик) непрерывного улучшения бизнес-процесса; - обучение персонала по вопросам, связанным с участием в бизнес-процессах. 3. Для специалистов - создание инструкций и методик, определяющих деятельность специалистов в рамках бизнес-процесса. 4. Для персонала - использование имеющихся алгоритмов в повседневной деятельности; - определение порядка взаимодействия со смежными подразделениями; - уяснения содержания входов и выходов операции (подпроцесса); - определение степени участия (ответственности за выполнение) в операции (подпроцессе).