4.2.2. Планирование в системе административного менеджмента

В наиболее общем виде планирование можно охарактеризовать как процесс, вклю­чающий в себя разработку основных направлений деятельно­сти и развития организации, определение потребностей в ресурсах и средствах, необходимых для реализации ука­занных направлений, а также выбор методов и способов осуществления намеченных мероприятий.

В основе системы планирования лежит концепция целе­вого подхода.

Доведение целей до каждого уровня управления и их ком­плексная оценка требуют построения дерева целей.

Дерево целей представляет собой структурное отображе­ние распределения целей по уровням управления рассмат­риваемой организации в их взаимосвязи (см. рис. 4.2).

Рис. 4.2. Дерево целей

К содержанию конкретных управленческих задач обычно предъявляются следующие требования:

• соответствие целям функционирования организации;

• простота формулировки и изложения;

• согласование с нижестоящими руководителями и испол­нителями;

• закрепление в письменной форме;

• реализм, т. е. задача должна быть реально достижимой.

Сформулированные задачи должны быть поставлены в по­рядке их приоритетности. В этом плане выделяют задачи выс­шего, среднего и низшего приоритета. К задачам высшего приоритета относятся задачи, которые необходимо решить любой ценой. В число задач среднего приоритета входят за­дачи, которые должны быть решены. Задачами низшего при­оритета считаются задачи, которые хорошо было бы решить.

Для каждой задачи составляется список действий, необ­ходимых для ее решения, поэтому третьим этапом админис­тративного планирования является составление плана осу­ществления указанных действий, который устанавливает предельные сроки их выполнения.

Процедура составления графика выполнения работ включает в себя следующие этапы:

1. Разбить каждый шаг программы на ряд последователь­ных событий и стадий, которые могут быть представлены следующим образом:

а) исследование ситуации;

б) представление руководству предложений;

в) подготовка опытно-испытательного проекта нового ре­жима работы;

г) оценка результатов эксперимента;

д) доклад руководству результатов эксперимента;

е) переход на новый режим работы.

2. Определить, сколько времени понадобится на выпол­нение каждой стадии работы. Время выполнения работы на каждой стадии должно быть установлено в календарных днях с учетом возможных незапланированных задержек и простоев.

3. Определить, какие шаги должны выполняться последо­вательно, а какие могут осуществляться параллельно.

4. Разработка общего календарного графика.

5. Уточнение составленного графика работы посредством включения в него дополнительных мероприятий.

Среди работ по составлению графиков функционирова­ния чаще всего преобладает планирование текущей работы, этапы которой нередко повторяются с ежедневной, ежене­дельной или ежемесячной периодичностью.

4.2.3. Административно-организационная функция менеджмента

Как функция управления организация представляет со­бой вид управленческой деятельности, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения за­дач, сформулированных на этапе планирования.

В процессе организации разрабатывается система мер, регламентирующих деятельность аппарата управления, на­правленную на достижение целей функционирования.

• построение рациональной системы организации;

• формирование оптимальной структуры организации;

• обеспечение организации всеми необходимыми ресурса­ми (финансовыми, человеческими, материальными, энерге­тическими и др.).

Разработка и построение рациональной системы организа­ции предполагает определение числа, состава, а также коли­чественных и качественных характеристик входящих в нее элементов. Основными элементами хозяйственной организации являются входящие в ее состав структурные подразделения, каждое из которых выполняет свою четко определенную фун­кцию.

Практически все планы, составляемые в организации, наряду с перечнем необходимых действий аппарата управ­ления и исполнительского персонала содержат элементы организационных мероприятий. Довольно часто проведение подобных мероприятий предполагает перестройку структу­ры управления с целью повышения эффективности деятель­ности организации в условиях постоянно меняющейся конъюнктуры внешней среды.

Наряду с формированием системы и структуры организа­ции важную роль в процессе осуществления административ­но-организационной функции играет обеспечение организа­ции необходимыми ресурсами. Основной целью указанного процесса является обеспечение бесперебойного функцио­нирования предприятия.

В систему ресурсов, необходимых для нормального фун­кционирования любой современной организации, входят сле­дующие основные элементы:

• сырье (непереработанные предметы труда);

• материалы (предметы труда, прошедшие первичную обработку);

• полуфабрикаты (детали, блоки и узлы, приобретае­мые на стороне и используемые для производства готовой продукции);

• энергетические ресурсы (топливо, горюче-смазочные материалы, тепловая, электрическая, пневматическая и иные виды энергии);

• человеческие ресурсы (работники основного и вспомога­тельного производства, руководящий, инженерно-техничес­кий и обслуживающий персонал);

• финансовые ресурсы (совокупность денежных средств, обладающих потенциальной возможностью мобилизации и иммобилизации).

• информация (данные о состоянии внутренней и внеш­ней среды организации, поступающие к субъекту управле­ния по каналам связи в процессе коммуникации, а также управленческие команды, идущие от субъекта к объекту уп­равления).