6.8. Создание системы коммуникаций и информационного обеспечения организации

Коммуникация — это обмен информацией между людьми.

В систему коммуникаций организации входят внешние и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации включают в себя обмены инфор­мацией между организацией и ее внешней средой. Внутрен­ние коммуникации представляют собой информационные об­мены между элементами организации.

Внутренние коммуникации подразделяются на следую­щие виды:

а) вертикальные — передача информации с высших уров­ней руководства на низшие;

б) горизонтальные — связывают равноправные элементы

организации;

в) неформальные — основаны на личных, неслужебных отношениях.

Процесс коммуникации возможно осуществлять при на­личии следующих основных элементов: отправитель, сооб­щение, канал связи, получатель.

Основными этапами процесса коммуникации являются:

1. Формулирование идеи и отбор информации.

2. Кодирование информации и формирование сообщения.

3. Выбор канала связи и передача сообщения.

4. Декодирование сообщения и восприятие информации.

5. Интерпретация сообщения и формирование ответа на него.

6. Передача ответа отправителю.

Главной задачей процесса коммуникации в организации является обеспечение руководителей и работников на всех уровнях управления необходимой для принятия и реализа­ции управленческих решений информацией.

Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хране­ния и передачи информации.

Различают также два вида состояния информации: ста­тическое и динамическое. Статическое представляет собой организованное хранение и накопление необходимой инфор­мации в базах данных. Динамическое - это движение инфор­мации в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

В деятельности крупных организаций передача оператив­ной и достоверной информации становится первостепенным фактором, поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации.

Управленческая внутрифирменная информационная сис­тема (ВИС) представляет собой совокупность информацион­ных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из технических средств обработки информации; внут­ренних и внешних каналов связи; информации, зафиксиро­ванной на соответствующих носителях.

Цели ВИС:

1. Автоматизация административно-управленческого труда.

2. Повышение оперативности и обоснованности принимае­мых решений.

3. Создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации.

4. Непрерывное развитие и совершенствование техноло­гии обработки информации.

Функции ВИС:

1. Определение потребности каждого менеджера в необ­ходимой ему информации.

2. Разработка программного обеспечения, создание и ис­пользование банков данных.

3. Определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию.

4. Координация всех работ по информационному обслу­живанию.

5. Автоматизированная обработка и выдача документов и текстовой информации.