28. Класифікація документів.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь; письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу; документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Наукова дисципліна, яка вивчає структуру й властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи й засоби автоматизованого оброблення, їх зберігання, пошуку й використання, називається документалістикою. Для забезпечення швидкого пошуку документів та підвищення оперативності роботи з ними, документи класифікуються.

Класифікація документів – це розподіл текстів ОДС на групи, класи, типи на основі певних функціонально-мовних чи інших ознак.

Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інфор­мації до особи, структури, предмета або до напряму діяльності укладача чи адресата.

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист  тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;— з адміністративних питань;— з питань планування оперативної діяльності;— з питань підготовки та розподілу кадрів;— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комер­ційних питань, — постачально-збутові, зовнішньо­торговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;— організаційно-розпорядчі;— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;— господарсько-договірні;— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені уста­нови, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою осо­бою для вирішення індивідуальних, власних пи­тань.

5. За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

9. За стадіями відтворення:— оригінали;— копії, витяги, дублікати. Ст304

29. Національний стандарт України. Склад реквізитів документів.

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка; змінні – фіксують на бланку у процесі заповнення .

Відповідно до ДСТУ 4163 – 2003, готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:

01 – зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування); 03 – зображення нагород;

04 – код організації;05 – код форми документа; 06 – назва організації вищого рівня; 07 – назва організації;

08 – назва структурного підрозділу організації;09 – довідкові дані про організацію; 10 – назва виду документа;

11 – дата документа; 12 – реєстраційний індекс документа;

13 – покликання та реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 – місце складання або видання документа; 15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат; 17 – гриф затвердження документа; 18 – резолюція; 19 – заголовок до тексту документа;

20 – відмітка про контроль; 21 – текст документа ;22 – відмітка про наявність додатків; 23 – підпис;

24 – гриф погодження документа; 25 – візи документа; 26 – відбиток печатки;

27 – відмітка про засвідчення копії; 28 – прізвище виконавця й номер його телефону;

29 – відмітка про виконання документа і скерування його до справи;

30 – відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 – відмітка про находження документа до організації; 32 – запис про державну реєстрацію.

Документи, складені в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити, як: назва організації (07), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (12), підпис (23).

У документах, оформлених на двох і більше аркушах, після тексту проставляють такі реквізити: відмітку про наявність додатків (22), підпис (23), гриф погодження документа (24), візи документа (25), відбиток печатки (26), відмітка про засвідчення копії (27), прізвище виконавця та номер його телефону (28).

Такі реквізити, як відмітку про виконання документа й скерування його до справи (29), відмітку про наявність документа в електронній формі (30), відмітку про надходження документа до організації (31) оформляють на нижньому березі першої сторінки документа.

Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

Таким чином, знання про розташування реквізитів документа дозволять фахівцеві оформити документ відповідно до чинних стандартів, сформують навички роботи з різними видами документів.