Занятие № 8. Культура официально-делового общения. Особенности оформления различных документов

В науке о языке под стилем (от греч. stylos — палочка для письма) понимается:

1) разновидность языка, закрепленная в данном обществе традицией за какой-либо общей сферой социальной жизни и отличающаяся от других разновидностей того же языка лексикой, грамматикой, фонетикой и т. д. (нейтральный стиль, «высокий» (книжный), более «низкий» (разговорный));

2) разновидность литературного языка, которая характеризуется особенностями в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с особенностями общения в данной сфере, задачами общения (функциональный стиль: научный, официально-деловой, публицистический, разговорный);

3) общепринятая манера, обычный способ исполнения какого-л. жанра речи — типа речевых актов (стиль научной лекции, ораторской речи, судебной речи, стиль дружеского письма, стиль делового письма и т. д.);

4) отбор языковых средств по принципу их экспрессивно-стилистической окраски (торжественный стиль, иронический, юмористический и т. д.);

5) индивидуальная манера, совокупность приемов использования средств языка, которая характерна для отдельного автора: писателя, публициста, жанра, отдельного произведения и т. д.;

6) состояние языка в стилевом отношении в данную эпоху (языковая парадигма эпохи) построение речи в соответствии с нормами употребления слов, построения конструкций (стиль литературного языка 2-ой половины 19 века).

Система функциональных стилей русского литературного языка достаточна разветвлена:

Функциональные стили современного русского литературного языка

Книжные стили 4. Разговорный стиль

1. Научный 2. Официаль- 3. Публици-

стиль но-деловой стический

стиль стиль

П о д с т и л и:

а) академи- а) законо- а) газетно- а) разговорно-

ческий дательный, журнальный, деловой

(собствен- б) админи- б) радио-, б) разговорно-

но-научный, стративно- тележурна- бытовой

б) научно- канцеляр- листский, в) разговорно-

учебный, ский, в) оратор- фамильярный

в) научно- в) диплома- ский

популярный тический

5. Литературно-художественный стиль

П о д с т и л и:

а) прозаический,

б) драматургический,

в) поэтический.

Официально-деловой стиль (ОДС) обслуживает сферу административно-правовых отношений: законодательство, деловые, юридические, правовые отношения, делопроизводство, область межгосударственной политики. Это двойственный по своей природе стиль, выражающий, с одной стороны, конкретное содержание (в этом он близок научному стилю), с другой, соприкасающийся с вопросами обыденной жизни, например, административно-хозяйственной деятельности, поэтому должен быть понятным любому человеку, в отличие от научного стиля. ОДС — это искусственная форма речи, образованная в результате строго отбора языковых средств, их регламентации, которую мы вынуждены усвоить (По Ш. Балли).

Основные функции ОДС: 1) информативная (сообщение информации), 2) императивно-воздействующая, 3) коммуникативная.

ОДС функционирует, прежде всего, в письменной форме, реже — в устной (выступления государственных и общественных деятелей, руководящих лиц на заседаниях, приемах, торжественных собраниях; деловые переговоры, устные распоряжения).

Основные жанровые разновидности: закон, указ, постановление, распоряжение, приказ, договор, нота, конвенция, коммюнике, послание, обращение, меморандум, устная деловая речь, судебная речь, деловые переговоры и др.

Стилеобразующими чертами (функциональными свойствами) текстов официально-делового стиля являются:

1) констатирующий характер изложения,

2) предписывающее-долженствующий характер речи (императивность),

3) объективность изложения,

4) конкретность,

5) официальный характер,

6) бесстрастность,

7) неличный характер речи.

Общие языковые особенности, необходимые в сфере официально-делового общения:

1) стандартизация формы, единообразие оформления текста (определяется ГОСТом);

2) стремление к стилистической однородности изложения;

3) официальность выражений;

4) четкость, отточенность формулировок;

5) регламентация, строгий отбор языковых средств;

6) точность словоупотребления и построения фраз, не допускающая разночтений, инотолкования;

7) логичность изложения;

8) композиционная строгость речи, использование особых форм расположения материала: пунктов, подпунктов, разделов, граф, параграфов, схем, таблиц и т. п.;

9) лаконичность (компактность, сжатость) речи, которая достигается экономным использованием языковых средств, исключением многословия;

10) полнота речи;

11) ясность, детализированность изложения (в первую очередь, в законах, инструкциях);

12) нейтральный тон изложения, отказ от использования эмоционально окрашенных и экспрессивных средств языка.

Все это делает общение в сфере официально-деловых отношений более удобным и эффективным.

Официально-деловой стиль характеризуется своеобразными языковыми средствами, в первую очередь, лексикой и фразеологией, не встречающейся в других стилях.

Лексические средства:

1) специальные слова и профессиональные термины, наличие которых обусловлено содержанием текста: законодательство, сотрудничество, полномочия, гражданин, квартиросъемщик, истец, ответчик и т. п.;

2) наименование лиц по занимаемой должности (только в мужском роде): директор, проректор, воспитатель, водитель, крановщик, управляющий, командующий, заведующий

3) широкое использование номенклатурных обозначений, которые служат названиями конкретных предметов, явлений определенного круга деятельности человека действий, лиц: а) юридических (уведомить, кассация, трибунал, заседатель, иждивенец, юрисдикция, нотариус, наказуемость, неявка, усыновитель, свидетель, задержанный); б) дипломатических (конвенция, нота, коммюнике); в) военных (укрепления, подразделения, фортификация); г) производственных (отгрузка, разгрузка, получение) и т. д

4) слова с официально-деловой окраской: проживает, заслушать, завизировать, надлежит, вручить, супруга, предоставить, ходатайствовать, поощрение;

5) употребление общекнижной лексики: общество, требование, сооружение, собрание;

6) абстрактная лексика: общество, труд, отдых, права, обязанности, личность;

7) употребление слов в номинативном, прямом, значении;

8) использование лексики со значением долженствования: должен, обязан, необходимо, обязуется, необходимо, нужно, следует;

9) использование архаизмов: сей, оный, засим, ныне;

10) широкое использование сложносокращенных слов для наименования учреждений, организаций, партий и т. д: СНГ, СПбГУСЭ, «Аэрофлот», «Трансаэро», «ЗапСибнефть», КПРФ, ЛДПР, ОАО, ИЧП, Минфин, Минздрав;

11) отсутствие лексики с эмоционально-экспрессивной окраской (допустима лишь в дипломатическом подстиле);

12) возможное употребление «высокой» лексики в целях придания особой значимости, торжественности изложению: отбыл (а не уехал), держава (вм.: родное государство);

13) отсутствие слов в переносном значении, т. к. они могут привести к неточному пониманию мысли.

Возможны также:

- варваризмы — латинские слова и выражения, используемые в юриспруденции и оформленные средствами латинского алфавита: de facto — фактически, de jure — юридически и др.;

- профессионализмы (канцеляризмы): осУжденный, прИвод, ходатАйство.

Фразеологические средства:

1) сочетания терминологического характера: гражданское право; семейный кодекс; уголовное преступление; чрезвычайный посол; верительная грамота; объяснительная записка; заявление правительства; должностные оклады;

2) названия административных органов, структурных подразделений, организаций: Ученый Совет университета; Учебно-методический отдел; Главное управление;

3) речевые клише — устойчивые словосочетания официально-деловой окраски из разных сфер деловых отношений: за истекший период; в установленном порядке; без уважительной причины; вступить в законную силу; сокращение вооружения; объявление выговора; оказать содействие, занимает площадь (проживает);

4) речевые стандарты с отыменными предлогами: в целях…; в силу…; в ходе…; со стороны..; в области права;

5) использование этикетной (комплиментарной) фразеологии, способствующей соблюдению международного этикета (в первую очередь в дипломатическом подстиле): Его Высочество; Его Превосходительство, госпожа Премьер-министр; господин Посол…и т. д;

Словообразовательные средства:

1) сложные слова: трудоустройство, грузоподъемность, пиломатериалы, нижеподписавшиеся, налогоплательщик, законопослушный, законодательство, квартиросъемщик;

2) широкое использование аббревиатур: ООО, НАТО, ТСЖ, ЗапСибНИИЭП (проектная организация);

3) отглагольные существительные, образованные от глаголов а) с помощью суффикса –ениj-, –ниj-, –иj- (уведомление, выполнение, получение, изъятие, исполнение, признание, поручение, решение, соблюдение, установление, укомплектование); -ость- (наказуемость); б) с помощью суффикса –к- (задержка, отгрузка, проверка, явка); в) с нулевым суффиксом (иск, привод, отказ, отбор, сбор, найм, контроль);

4) существительные, образованные с помощью приставок не-, недо-: неисполнение, непризнание, непредоставление, недовыполнение, недополучение;

5) существительные, образованные лексико-грамматическим способом — путем перехода причастий и прилагательных в разряд имен существительных (процесс субстантивации): командующий, заведующий, нижеподписавшиеся.

Морфологические средства:

1) преобладание имен существительных (частота их употребления выше, чем в научном стиле);

2) широкая употребительность отглагольных существительные: заявитель, истец, наниматель, неявка, отправление;

3) субстантивированные причастия и прилагательные: командующий, заведующий, задержанный, больной, нижеподписавшиеся;

4) активное использование формы Р. п. существительных: заявление правительства, постановление съезда, решение собрания;

5) употребление существительных единственного числа в значении множественного: покупатель, зритель, посетитель;

6) использование кратких и полных форм прилагательных и причастий со значением долженствования: должен, обязан, призван, необходим, ответствен, подотчетен, надлежащий, должный;

7) употребление числительных в цифровом и буквенном варианте;

8) преобладание имени над местоимением: употребление прилагательных в указательном значении (в функции местоимения): настоящий (этот); данный (этот); известный (этот); вышеуказанный (тот); нижеподписавшийся (он); соответствующий (такой);

9) низкая частотность глаголов по сравнению с именем (в ОДС на 1000 слов приходится 60 глаголов, в научном — 90, в литературно-художественном — 150);

10) употребление глаголов: а) волевого значения (разрешить, запретить, обязать, назначить, постановить); б) полузнаменательных в роли связки (является, становится, осуществляется);

11) преимущественное употребление формы инфинитива по сравнению с другими глагольными формами: признать, ознакомить, обязать, возложить;

12) употребление формы настоящего времени глагола в обобщенном вневременном значении, в значении предписания: юридическое лицо несет ответственность за…;

13) активное использование причастных форм: предписывающий, ознакомившиеся, предпринятый;

14) неупотребительность неопределенных местоимений и наречий (некто, нечто, кто-то, что-нибудь, кое-кто, когда-то, кое-куда и др.) в связи с требованием точности речи;

15) производные книжные предлоги: согласно распоряжению (+ Д. п.), вопреки закону (+ Д. п.), во избежание…, на основании…, по линии…, в силу…, в целях…, в ходе…, во имя…, по причине…, в связи с…, на предмет…;

16) использование специальных присоединительных союзов: а также, как…, так и…, а равно, равно как.

Синтаксические средства:

1) усложненный синтаксис, даже простого предложения, их существенный объем (до 0,5 страницы) за счет большого количества однородных членов предложения, количество которых может доходить до 20-30, в связи с этим — возникновение сложных рубрицированных перечислений;

2) расщепление сказуемого: несут ответственность, установить контроль, оказывать содействие, устроить прием, внести дополнение, производить ремонт, осуществлять строительство, произвести расчет, оказать помощь;

3) цепочки форм Р. п. существительных: проверка соблюдения паспортного режима; опасность возникновения аварийной ситуации; выяснение условий совершения преступления;

4) обычно прямой порядок слов в предложении;

5) преобладание повествовательных предложений;

6) распространенность оборотов с инфинитивом: надлежит выполнить…; необходимо разобраться в…;

7) номинативные предложения с перечислением;

8) активное использование безличных предложений: Необходимо установить причины невыполнения принятых обязательств;

9) использование предложений с обособленными членами предложения, выраженными причастными оборотами: права, определенные законом,...;

10) широкое использование страдательных конструкций с целью подчеркивания факта выполнения действия без указания субъекта этого действия: документы направлены; письмо отправлено; в ходе расследования обнаружено…; согласие получено, …зачислено 200 студентов;

11) использование вводных слов и конструкций (как правило, в начале предложения), используемых для связи абзацев и частей текста: во-первых, во-вторых, следовательно и др.;

12) употребление сложных предложений с четко выраженной логической связью, отчетливым членением на определенные отрезки и ярко выраженной связью между частями предложения, в том числе с составными союзами: ввиду того, что…; вследствие того, что…; в связи с тем, что…; в силу того, что…;

13) обычно спокойный, корректный тон повествования, за исключением распорядительных документов с императивным, повелительным тоном изложения;

14) преимущественное использование косвенной речи;

15) стандартные речевые модели большинства официально-деловых текстов (документов), включающих в свою схему: вступление, главную часть, доказательства, заключение.

Графические средства:

1) шрифтовые выделения заголовков и значимых частей текста;

2) рубрикация текста;

3) расположение реквизитов документа и основной части текста согласно

действующему государственному стандарту.

Официально-деловой стиль (ОДС) имеет широкую сферу употребления (международная политика, законодательство, область деловых отношений) и многообразие жанров. В рамках ОДС выделяют три подстиля: законодательный, административно-канцелярский, дипломатический.

1. Законодательный подстиль обслуживает область правовых отношений. Его главная функция — рекомендательно-регулирующая. В нем ярко проявляется языковая однородность, простота и краткость, четкость формулировок.

Основные жанры законодательного подстиля: закон, кодекс, конституция, указ, устав, положение. Для них характерна юридическая лексика и фразеология (терминология права): трибунал, кассация, конституция, права, обязанности, законодательство, возбудить уголовное дело, обвинительное заключение.

Законодательный подстиль отличается четкостью и ясностью формулировок.

2. Административно-канцелярский подстиль используется в области административно-ведомственных отношений.

Его основные функции и жанры:

а) организационная (устав, положение, правила, инструкция);

б) распорядительная (приказ, постановление, распоряжение, указание);

в) справочно-информационная (договор, докладная записка, анкета, акт). Этот подстиль функционирует и в устной форме в жанрах доклада, сообщения, выступления, распоряжения и др.

Для административно-канцелярского подстиля характерны: а) бухгалтерская, торговая, техническая, спортивная и пр. терминология, обусловленная содержанием документа; б) номенклатурные обозначения различных предприятий, организаций, часто в сокращении (МГУ, МИД, ВТБ, ИНН); в) лексика и фразеология, связанная с оформлением деловых бумаг (документ, документооборот, гриф, реквизиты, индекс, код документа, регистрационный номер); г) устойчивые формулы (канцелярские клише), которые используются для оформления мотивирующей части текста при объяснении причин, цели написания документа, при ссылках на другие документы и в прочих типовых ситуациях и способствуют стандартизации делового языка (в соответствии с предварительной договоренностью, в целях скорейшего решения вопроса, на основании договора о взаимных поставках).

Административно-канцелярский подстиль отличается наибольшей стандартизованностью языка, строгой официальностью, безэмоциональностью, унификацией (приведением к единообразию) служебных документов.

3. Дипломатический подстиль обслуживает область международных отношений в правовой и политической сферах.

Главные функции этого подстиля: а) регулирующая (конвенция, соглашение, международный договор); б) воздействующая (нота, декларация, заявление); в) информирующая (меморандум, коммюнике). Основные жанры: конвенция (соглашение), коммюнике (официальное сообщение о международных переговорах и соглашениях), меморандум (памятный документ, детально излагающий существо вопросов, которые являются предметом дипломатической переписки), декларация (заявление от имени государства), нота (обращение одного правительства к другому), заявление, договор, соглашение.

Для дипломатического подстиля характерны:

1) дипломатическая лексика и фразеология: аккредитация (назначение официальным дипломатическим представителем), ратифицировать (утвердить высшим органом власти), атташе (дипломатический специальный представитель в какой-либо области), ультиматум (требование, сопровождаемое угрозой), дипломатический корпус, дипломатическая неприкосновенность, поверенный в делах и др.;

2) дипломатическая терминология (в основном латинского происхождения (конвенция, репарация, нота), а также собственно русские (верительные грамоты, полномочный посол, советник, чрезвычайный посланник);

3) латинские выражения: persona grata — доверенное лицо; status quo — состояние, положение;

4) книжная, высокая лексика, служащая созданию торжественности, подчеркнутой значимости: высокие договаривающиеся стороны;

5) формулы вежливости, принятые в международной дипломатии: МИД свидетельствует свое почтение посольству Республики Кения и имеет честь сообщить…; прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении…;

6) титулование при обращении к высокопоставленным особам: Ваше Величество, Ваше Высочество, Ваше Превосходительство, Ваше Преосвященство и под.;

7) гибкие словесные формулировки, исключающие возможность диктата, давления (за исключением нот протеста), в частности, модальные слова, но без яркого долженствования: может, имеет возможность, имеет право;

8) возможное употребление восклицательных высказываний и риторических вопросов (в нотах, заявлениях);

9) сложный синтаксис: объемные предложения с причастными и деепричастными оборотами, вставными конструкциями, различными видами придаточных и т. д

Дипломатический подстиль отличается от двух других экспрессивностью лексической, фразеологической и синтаксической.

I. Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основными особенностями официально-делового стиля являются: во-первых, точность, исключающая всякую двусмысленность и неясность; во-вторых, языковая стандартность, т.е. стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов, например: контракт, договор, неустойка, спрос, предложение и др.

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи, например: вышеуказанный, нижеподписавшиеся, настоящий (документ), надлежащий и др.

3. Имена существительные — названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением, например: квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и др.

Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода, например: истец Петрова, свидетель Жукова и др.

4. Существительные, образованные от глаголов, например: исполнение (от исполнить), предъявление (от предъявить), невыполнение, непризнание, отгрузка и др.

5. Сложные предлоги и предложные сочетания, например: в течение, в продолжение, вследствие, в целях, в связи с, в силу, в отношении, по линии и др.

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков, например: по истечении срока, по окончании следствия, по достижении совершеннолетия, по прибытии груза и др.

6. Устойчивые словосочетания прилагательное + существительное, например: единовременное пособие, вышестоящая инстанция, предварительное слушание и др.

7. Глагольно-именные сказуемые, например: отдать приказ (ср.: приказать), провести расследование (ср.: расследовать), оказать помощь (ср.: помочь), отдать распоряжение (ср.: распорядиться) и др.

8. «Нанизывание» родительного падежа в цепочке имен существительных, например: в целях получения (Р.п.) большей прибыли (Р.п.) предприятия (Р.п.) …, для использования (Р.п.) кредита (Р.п.) частного банка (Р.п.) … и др.

9. Утверждение, положительный ответ через отрицание, например: администрация не возражает …, министерство не отклоняет … и др.

10. Глаголы и причастия страдательного залога, например: оплата гарантируется, решение одобрено, предложение поддержано, погашение предусмотрено и др.

При письменном или устном составлении официально-деловых текстов следует соблюдать функционально-стилевую норму, не используя не присущих деловому стилю языковых средств. Следите за чистотой стиля!

Необходимо различать лексику с окраской официально-делового стиля и канцеляризмы. Все зависит от уместности употребления. Например: «поставить вопрос о нарушениях … на собрании» — вполне уместно звучит в деловой речи, но «поставить вопрос о нарушениях соседского кота перед его хозяевами» — звучит нелепо, т.к. неоправданно употреблено в разговорной речи.

II. Документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу.

Для документации характерна унификация и стандартизация.

Унификация — привидение чего-либо к единой системе, форме, т.е. единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

Предлагаем внимательно ознакомиться со следующими языковыми моделями и языковыми формулами.

Цель	Тип документа	Языковые модели
Информирование	служебная записка сопроводительное письмо письмо-сообщение и т.д.	довожу до Вашего сведения …; высылаем запрошенные Вами …; извещаем Вас о том, что …; информируем Вас о том, что …; сообщаем, что …; уведомляем, что …
Побуждение	приказ распоряжение указание и т.д.	назначить расследование по факту …; ввести в эксплуатацию; изыскать дополнительные возможности для …; обязываю всех начальников отделов предприятия …
Придание юридиче­ского статуса чему-либо	договор	(наименования сторон) заключили настоящий договор о нижеследующем; настоящий договор составлен в том, что …; организация в лице администрации обязуется …
	доверенность	я, нижеподписавшийся, … доверяю…; … настоящей доверенностью уполномочиваю …
	справка	дана … в том, что … действительно работает …
Инициирование, поддержание отношений	гарантийное письмо	гарантируем, что …; фирма … гарантирует …
	письмо-просьба	просим Вас …; убедительно прошу Вас решить вопрос …; нам хотелось бы привлечь Вас …; сообщите нам, пожалуйста …
Выражение предупреждения, требования, отказа	письмо-приглашение и т.д.	примите наше приглашение …; позвольте пригласить Вас …; мы будем весьма признательны за участие в …
	письмо-напоминание	напоминаем, что …; вторично ставим Вас в известность …
	письмо-требование (рекламация)	мы предъявляем претензию к (качеству товара); мы официально заявляем Вам рекламацию на …
	письмо-ответ (отказ от предложения) и т.д.	Ваше предложение отклонено по следующим причинам …; к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о …

Приведение языковых и текстовых средств служебных документов к единому образцу, т.е. стандартизация и унификация деловой письменной речи, оправдано соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Особенность языка и стиля официальных бумаг — использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.

Итак, требования к языку и стилю документов:

1. однозначность используемых слов и терминов;

2. нейтральный тон изложения;

3. соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документов.