3. Роль экономического анализа в системе управления
В настоящее время АХД рассматривается в качестве одной из функций управления производством. Место анализа в системе управления можно отразить схемой:
Управляемая система (производство
и другая деятельность
Управляющая система
планирование
учет
анализ
Управленческие
решения
С помощью планирования определяется направление и содержание деятельности организации, ее структурных подразделений и отдельных работников.
Учет обеспечивает постоянный сбор, систематизацию и обобщение данных, необходимых для управления производством и контролем за выполнением плана и производственных процессов.
В процессе анализа первичная информация проходит аналитическую обработку, проводится сравнение достигнутых результатов производства с данными за прошлые отрезки времени, с показателями других организаций и среднеотраслевыми. Определяется влияние различных факторов на величину результативных показателей. Выявляются недостатки, неиспользуемые возможности, перспективы развития и т.д.
На основе результатов анализа разрабатываются и обосновываются управленческие решения. Таким образом это функция управления, которая обеспечивает научность принятия решения.
Организационное и информационное обеспечение экономического анализа
Эффективность и действенность экономического анализа может обеспечить только правильно организованная работа по аналитическому исследованию. Можно выделить следующие организационные аспекты аналитической работы в организации:
выделение субъектов и объектов анализа хозяйственной деятельности;
планирование аналитической работы;
информационное обеспечение экономического анализа;
подготовка и аналитическая обработка исходных данных;
документальное оформление результатов анализа;
контроль за внедрением в производство предложений, сделанных на основе результатов анализа.
Выделение субъектов и объектов – это выбор организационных форм исследования объектов анализа и распределение обязанностей между отдельными исследователями. Они определяются составом, структурой и техническим уровнем аппарата управления организацией.
Планирование аналитической работы – вся аналитическая работа должна планироваться. На практике могут составляться комплексные планы аналитической работы – это календарное расписание отдельных аналитических исследований. Так же могут составляться тематические планы – по вопросам, требующим углубленного изучения.
Информационное обеспечение – состав, содержание и качество информации, которая привлекается для анализа, играет определенную ролдь в обеспечении действенности анализа (анализ не ограничивается экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и др. информацию). Все источники данных для экономического анализа делятся на:
нормативно-плановые – официальные документы: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов. Так же хозяйственно правовые документы, производственные и финансовые документы (бизнес планы, сметы, бюджеты и др.);
учетные – финансовая отчетность, данные управленческого учета, статистического учета и отчетности, налоговая отчетность и первичная документация;
внеучетные – акты, заключения, материалы внутреннего и внешнего аудита, ревизии, печати, СМИ и т.д.), техническая и технологическая документация, докладные записки, реклама и т.д.;
Следует отметить, что бухгалтерская отчетность является информационной базой экономического анализа. В соответствии с Федеральным законом « О бухгалтерском учете» №129 ФЗ от 21 ноября 1996 г. в состав годовой бухгалтерской отчетности входят следующие формы:
формы с 1-6;
пояснительная записка с изложением основных факторов, повлиявших в отчетном году на итоговые результаты деятельности организации и оценка ее финансового состояния;
итоговая часть аудиторского заключения (для организаций подлежащих обязательному аудиту) в котором выражено мнение аудитора о достоверности сведений, включаемых в бухгалтерскую отчетность организации;
наибольшую информацию для анализа и оценки финансового состояния организации содержит форма №1 «Бухгалтерский баланс». Основными задачами анализа бухгалтерского баланса являются:
оценка рентабельности капитала;
оценка степени деловой активности организации;
оценка финансовой устойчивости;
оценка ликвидности и платежеспособности.
Бухгалтерский баланс позволяет оценить эффективность размещения капитала организации, его достаточность для текущей и предстоящей хозяйственной деятельности. Оценить размеры и структуру заемных средств, а так же эффективность их использования и привлечения (отдельные статьи раскрываются в форме № 5).
Форма №2 «Отчет о прибылях и убытках» является важнейшим источником информации для анализа показателей рентабельности деятельности организации, рентабельности производства продукции, определения величины чистой прибыли и других показателей.
Форма № 3 «Отчет об изменении капитала» позволяет выявить факторы увеличения (уменьшения) собственного и заемного капитала организации. Дает информацию об изменении чистых активов и позволяет оценить их рентабельности.
Форма № 4 «Отчет о движении денежных средств» позволяет оценить общие суммы притока и оттока денежных средств. Увидеть те статьи, которые формируют наибольший приток и отток денежных средств, в разрезе отдельных видов деятельности (текущей инвестиционной, финансовой), так же позволяет определить платежеспособность организации и ее способность зарабатывать денежные средства в размере и сроки необходимые для осуществления планируемых расходов. Информация, полученная при анализе используется при прогнозировании денежных потоков.
Таким образом, информация, содержащаяся в отчетности отражает хозяйственные явления, процессы и их результаты и играет ведущую роль в информационном обеспечении анализа. К организации информационного обеспечения предъявляется ряд требований:
аналитичность – вся информация независимо от источников поступления должна соответствовать требованиям анализа хозяйственной деятельности;
объективность – информация должна объективно отражать исследуемые явления и процессы;
достоверность – правдивое соответствие положениям нормативных актов;
уместность – релевантность, т.е. своевременность, полезность для прогнозирования и оценки результатов;
сопоставимость – по предмету и объектам исследования, периоду времени и методами исчисления показателей;
рациональность – предполагает достаточность, оперативность, повышение коэффициента использования первичной информации, отсутствие лишних данных.
Таким образом информационная система анализа хозяйственной деятельности организации должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности анализа.
Подготовка и аналитическая обработка исходных данных – перед обработкой информации необходимо проверить ее доброкачественность и обеспечить сопоставимость показателей. Аналитическая обработка данных является наиболее ответственным этапом, организация которой требует соответствующего методического обеспечения, определенного уровня подготовки и обеспеченности техническими средствами проведения анализа.
Документальное оформление результатов анализа – любые результаты аналитических исследований должны быть оформлено документально. Это может быть пояснительная записка, содержание которой должно быть достаточно полной. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению она должна соджержать общие вопросы:
общий уровень экономического развития организации;
условия хозяйствования;
таблицы, графики, диаграммы.
Кроме пояснительной записки могут быть оформлены справки. Их содержание может быть более конкретным: описаны недостатки, достоинства, резервы и т.д.