3 Порядок выполнения работы

Ввод данных и корректировка информации в электронной таблице.

Перед началом работы необходимо осуществить запуск табличного процессора. Пустая электронная таблица, открываемая сразу после запуска, по умолчанию имеет имя Книга1.

Ввести в электронную таблицу следующий документ (порядок ввода документа рассматривается ниже).

Сведения о заработной плате сотрудников
Табельный номер	ФИО	Январь	Февраль	Март	Апрель	Всего
1	Сидоров С.С.	300	400	320	450
2	Иванов И.И.
3	…………….
4	Кетков К.К.	300	400	320	450
Итого

Ввод данных.

Ввод данных осуществляется в активную ячейку. Активной называется ячейка, в которой в данный момент времени расположен табличный (или оконный) курсор. Перемещение курсора осуществляется с помощью клавиатуры или с помощью мыши.

Введите данные в пустую электронную таблицу в следующем порядке:

• сделайте активной ячейку A1 и введите заголовок таблицы «Сведения о заработной плате сотрудников». Обратите внимание, что вводимая информация дублируется в строке формул. Для окончания ввода текста в ячейку необходимо или нажать клавишу <Enter>, или перевести табличный курсор в другую ячейку;

• объедините ячейки A1-G1 с целью создания общего заголовка;

• сделайте активной ячейку А2 и введите название первой колонки «Табельный номер»;

• переведите курсор мыши в ячейку В2 и введите название второй колонки «Ф.И.О.» (не беспокойтесь о сохранности информации в ячейке А2; сделайте ячейку А2 активной, и Вы увидите полностью название колонки; на экран терминала выводится столько символов текста, сколько их можно разместить в ячейке, но в электронной таблице сохраняется весь текст, в конце концов, размеры ячеек можно увеличить);

• аналогично введите названия остальных столбцов документа. Далее можно улучшить внешний вид шапки документа;

• введите собственно данные документа за исключением итоговых столбца и строки.

Операция суммирования данных.

При вводе данных тип данных распознается автоматически, но для формул первым вводимым символом должен быть знак =.

Блок ячеек, например А1:C4, - это множество ячеек, расположенных в прямоугольнике, левый верхний угол которого А1, а правый нижний - С4. Рассмотрим возможные варианты занесения данных в столбец G:

• сделайте активной ячейку «Всего»-«Сидоров». Найдите и нажмите кнопку в пиктографическом меню («Автосуммирование»), в ячейке появилась формула =СУММ(С3:F3). Неверные аргументы функции можно подправить. Нажмите <Enter>. В ячейку G3 будет внесено число 1470, которое получено при сложении 300+400+320+450=1470, а в строке формул будет записана соответствую­щая расчетная формула;

• сделайте активной ячейку «Всего»-«Иванов». Вызовите команду «Вставка\Функция». В списке «Категория» выберите класс функций «Математические». В списке «Функция» с помощью кнопок линейки прокрутки найдите и выделите функцию СУММ, нажмите кнопку «Далее». В строку аргумента введите с помощью мыши диапазон суммируемых ячеек, нажмите <Enter>.

Копирование формул

Скопируйте содержимое ячейки G4 в другие ячейки столбца G, для чего сделайте активной ячейку G4. Нажав правую кнопку мыши, вызовите контекстно-зависимое меню, в котором выделите команду «Копировать». Ячейка G4 будет помещена в рамку с движущимися элементами. Маркируйте (т.е. сделайте активной) область столбца ниже и нажмите <Enter>.

Любым из способов заполните ячейки, в каждой из которых содержится сумма заработной платы сотрудников отдела за соответствующий месяц и строку Всего.

Копирование с помощью мыши

Выполним копирование формул еще раз, но с помощью мыши. Очистите подстолбец «Всего», для чего маркируйте указанную область и нажмите клавишу <Del> (или выполните команду контекстно-зависимого меню «Очистить содержимое»).

Вначале выполните операцию копирования данных из ячейки в ячейку. Маркируйте ячейку «Всего»-«Сидоров» (G3). Переместите курсор мыши на нижний край рамки маркировки так, чтобы указатель превратился в стрелку. Нажмите клавишу <Ctrl> (рядом с курсором появится знак плюс) и, удерживая левую кнопку мыши, выполните транспортировку мыши, пока не охватите рамкой остальные ячейки. Отпустите кнопку мыши и клавишу <Ctrl>.

Улучшение внешнего вида документа

Выделите рамкой названия столбцов. Маркируйте область названий столбцов таблицы. Вызовите команду через контекстно-зависимое меню «Формат ячеек» и перейдите к вкладке «Граница (Рамка)». Определите положение рамки и тип линии. Нажмите кнопку ОК.

Расположите табельные номера по центру, для чего маркируйте содержащую их область. Нажмите кнопку в пиктографическом меню («По центру»).

Расположите название первого столбца в две строчки, для чего сделайте активной ячейку А2. По команде «Формат ячеек» после открытия диалогового окна «Формат ячеек» на листе «Выравнивание» включите переключатель «Переносить по словам» и нажмите кнопку ОК.

Измените ширину, например, второго столбца. Подведите курсор мыши к координатной ячейке столбца В справа. Курсор трансформируется в двунаправленную стрелку. Отбуксируйте вправо на нужное расстояние разделитель столбцов и отпустите кнопку мыши.

Расположите в центре ячейки название столбцов документа.

Заключите известным способом в рамку содержимое подстроки «Итого».

Измените шрифт для заголовка документа, используя команду контекстно-зависимого меню «Формат ячеек» и вкладку «Шрифт». Поэкспериментируйте с различными характеристиками оформления текста, такими как шрифт, стиль, размер, эффект. Выберите наиболее удачный с Вашей точки зрения вариант шрифта для заголовка.

Измените также шрифт текста в последней строке таблицы, для чего используйте кнопку в пиктографическом меню («Повторить»). Команда «Повторить» ускоряет работу в ситуации, когда одна и та же операция выполняется над различными объектами.

Сохранение документа на диске

Сохраните полученный документ в Вашей рабочей области под именем primer.xls. Выполните команду «Файл\Сохранить как». В открывшемся окне в поле ввода «Имя файла» введите название файла primer.xls. Обратите внимание на название открытой в данный момент папки. При необходимости откройте папку, где сохраняется файл. Наконец нажмите на командную кнопку «Сохранить». Закройте окно документа.

Размещение файла в электронной таблице

Откройте пустую электронную таблицу, для чего нажмите кнопку в пиктографическом меню с именем «Создать рабочую книгу» (по указанному имени найдите самостоятельно нужную кнопку, используя систему помощи). Новая электронная таблица будет иметь имя Книга 2. Загрузите в пустую электронную таблицу документ из созданного Вами файла primer.xls. Используйте команду «Файл\Открыть» или кнопку («Открыть»). В диалоговом окне «Открыть» откройте нужную папку и укажите имя файла primer.xls. Нажмите кнопку командную «Открыть». Файл загружен.

Изменение данных в электронной таблице

Рассмотрим порядок внесения изменений в данные электронной таблицы. Пусть необходимо внести в документ сведения о заработной плате еще одного сотрудника отдела, например, Попова С.В. Для этого нужно вставить чистую строку в таблицу и заполнить ее уже известным способом. Для вставки строки маркируйте координатную ячейку строки, перед которой нужно вставить новую строку. Вызовите через контекстно-зависимое меню команду «Добавить». После вставки новой строки нумерация строк автоматически изменится. Введите данные в новую строку.

Откорректируйте формулы в подстроке «Итого». В этом случае исправления можно вносить в следующем порядке:

маркируйте ячейку «Итого»-«Январь». Нажмите клавишу <F2>, после чего Вы получаете возможность изменять данные (текст, число или формулу) активной ячейки. Адресная часть формулы должна содержать адрес ячейки из добавленной строки. Корректировка заканчивается нажатием клавиши <Enter>;

примените копирование мышью для коррекции остальных столбцов.

Добавим в таблицу три новых столбца, в которых вычислим минимальную, среднюю и максимальную зарплату каждого сотрудника за весь период. Для этого используем мастер функций, выберем из категории «Статистические» функции МИН, СРЗНАЧ, МАКС.

Аналогичным образом вычислим значения этих же функций для каждого месяца, добавив в таблицу три соответствующих строки.

Шаблоны электронных таблиц.

Удалите данные из документа, очистив область, в которой находятся фамилии и значения заработной платы. Теперь Ваш документ приобрел вид шаблона. Сохраните его в файле с именем primer, но выбрав тип файла - «Шаблон». В дальнейшем этот файл (с расширением .xlt) можно использовать для внесения данных в новый документ с такой же структурой данных. Именно для этого предназначены шаблоны. В файле шаблона сохраняются не только заголовок и шапка документа, но и формулы (пока в соответствующих ячейках записаны нули), а также форматы ячеек (размеры ячеек, шрифты, выравнивание, рамки, представление числовых данных и т.д.). Для открытия шаблона используйте команду меню «Файл\Создать».

Построение диаграмм.

Диаграммы дают возможность наглядно представить динамику изменения данных электронной таблицы. Рассмотрим работу конструктора диаграмм табличного процессора на примере построения диаграммы изменения итоговой заработной платы сотрудников отдела по месяцам.

Маркируйте области таблицы, содержащие итоги по месяцам и названия месяцев. Маркировать вторую часть области данных необходимо при нажатой клавише <Ctrl>. Используйте команду построения диаграммы «Вставка\Диаграмма» или соответствующую пиктограмму.

Выбираем тип диаграммы «Гистограмма» и ее вид.

Проверяем диапазон адресов маркированных областей данных.

Вводим названия диаграммы и осей

Выбираем режим построения диаграммы «На новом листе».

Дополнительные задания:

• Задание 1. Построить смешанную диаграмму, в которой в виде гистограммы представлена зарплата за январь, а в виде графика - доля январской зарплаты в процентах от общего итога.

• Задание 2. Построить график с дополнительной осью Y, в котором по основной оси отложена январская зарплата, по дополнительной - итоговая.