Обычный фильтр дозволяє ввести або вибрати для установки фільтра значення відразу декількох полів таблиці:

• В ідкрийте потрібну таблицю в режимі таблиці;

• клацніть на кнопці панелі інструментів Изменить фильтр ;

• з‘явиться вікно фільтра де є один порожній запис таблиці такої ж структури, як та, що відкрита для відбору записів;

• помістіть курсор у полі відбору та відкрийте список що розкривається, в якому містяться всі значення цього поля;

• виберіть потрібний елемент;

• у наступному уточнюючому полі відбору виберіть потрібний елемент;

• якщо в одному полі вибору користувача цікавлять 2 елемента, то клацніть на перемикач Или у нижній частині вікна для того, щоб задати умови фільтрації для цього другого елемента;

• в изначите ці умови аналогічно попереднім діям;

• клацніть на кнопці панелі інструментів Применение фильтра ;

• результуючий набір записів показаний в таблиці;

• видаліть фільтр.

Таблиця 6

3. За допомогою звичайного фільтра можна також задавати умови відбору для текстових та числових полів для цього:

   • п о зразку попереднього пункту задайте фільтр на першу умову (відкривши вікно фільтра, очистіть його клацанням на кнопці Очистить бланк) ;

   • в потрібне текстове поле введіть символи «К*» де К - перша буква шуканого елементу;

   • застосуйте фільтр і перегляньте результат.

4. Якщо, наприклад, нам потрібна інформація про дані числового поля, то у вікні фільтра виконайте наступні дії:

   • активізуйте поле, що містить числову інформацію;

   • введіть умову фільтра «>(< или =) конкретне дане цього поля»;

   • застосуйте фільтр і перегляньте результат.

5. Із таблиці Модели виведіть інформацію про автомобілі вартістю не більш 10000 грн.

6. Відфільтруйте дані таблиці Сотрудники так, щоб на екран виводилася інформація про працівників жіночної статі не старше 30 років, а їх прізвища відсортуйте в алфавітному порядку.

1. Закрийте MS Access.

Створення запитів

Для вибору з бази даних інформації, що цікавить користувача, у потрібному вигляді існує такий гнучкий та зручний засіб як запити. При роботі запиту вихідні дані можуть впорядковуватися (сортуватися), фільтруватися, об'єднуватися, змінюватися у відповідності з потребами користувача. На відміну від простого фільтра, який можна застосувати тільки для однієї таблиці, запит може використовувати дані різних таблиць, пов'язаних між собою.

У результаті роботи звичайного запиту формується спеціальна результуюча динамічна таблиця (Dynaset), яка містить відповідну запитові інформацію, але не змінює дані у базових таблицях. Є спеціальна категорія запитів на зміну, які дозволяють вносити корективи в існуючі таблиці або створювати нові. Крім того, ще одна коштовна властивість запитів – можливість виконувати підсумкові обчислення, наприклад, можна знайти найменше (найбільше, середнє, сумарне и т.д.) значення по якомусь полю.

Таким чином існує декілька типів запитів:

1. Запит на вибірку;

2. Запит з визначеними умовами відбору;

3. Запит з параметрами;

4. Запит з обчисленнями;

5. Перехресний запит;

6. Запит дії (запит на зміну).

Розглянемо технологію створення декількох типів запитів.

1. Відчиніть базу даних Автобизнес, створену на минулих заняттях.

2. Знайомство почнемо з самих простих та найбільш часто використовуваних запитів – це запросы на выборку.

   1. Для створення запиту спочатку необхідно:

      • відкрити вкладку Запросы діалогового вікна Базы данных;

      • клацнути на кнопці Создать;

      • у діалоговому вікні що відкриється Новый запрос вибрати режим Конструктор.

   2. Далі необхідно вибрати таблиці, які будуть брати участь у запиті. Наприклад, нас цікавить які моделі машин може запропонувати фірма та їх вартість (для такої вибірки нам потрібна тільки таблиця Модели):

      • в діалоговому вікні Добавление таблиц виділіть потрібну таблицю;

      • клацніть на кнопці Добавить;

Примітка: зверніть увагу на наявність трьох вкладок у цьому вікні: Таблицы, Запросы, Запросы и таблицы, що показує можливість створення нових запитів на основі раніше створених;

• закрийте це діалогове вікно.

Обрана таблиця поміщена у верхню половину бланка запиту. Рядки нижньої половини визначають структуру запиту, тобто структуру результуючої таблиці, у якій будуть міститися дані, отримані після виконання запиту. Для одержання інформації що нас цікавить потрібно:

• у першу строку Поле нижньої панелі за допомогою миші перетягнути поле Модель і поле Цена з таблиці у верхній частині бланка;

• при цьому рядок Имя таблиці заповнюється автоматично;

• строка Сортировка дозволяє задати сортування полів у результуючій таблиці. Задайте сортування по зростанню для поля Модель, для цього:

  1. клацніть у рядку Сортировка для поля Модель;

  2. відкрийте список що розкривається;

  3. виберіть відповідний вид сортування;

• у рядку Вывод на экран за замовчанням стоїть прапорець; якщо поле бере участь у запиті, але його вміст не повинен відображатися на екрані, достатньо скинути цей прапорець. В нашому випадку в результуючій таблиці потрібні обидва поля, так що прапорці треба залишити;

• у наступному рядку – Условие отбора – задаються, якщо необхідно, критерії відбору даних у вибірку. Зараз залишимо цю строку незаповненою.

Підготовка запиту завершена, для перегляду результату:

• к лацніть у панелі інструментів на кнопці Вид або Запуск

• необхідна інформація поміщена у результуючій таблиці на екрані.

Збережіть створений запит під ім'ям Перечень моделей і закрийте його.

Запросы на изменение призначені для створення нових таблиць або модифікації даних існуючих таблиць. В Access є декілька видів запитів на зміну: створення таблиці, додавання, видалення та поновлення записів. На їх основі можна робити розрахунки у потрібних полях основної таблиці, використовуючи дані, зв'язаних з нею, довідкових таблиць.

Розглянемо запит на поновлення даних таблиці Начисления. Наприклад, у полі Начислено таблиці Начисления повинні бути розраховані суми грошових нарахувань в залежності від виду оплати робіт та фактичного їх виконання. Якщо поле КодОплаты має значення 1, то розрахунок нарахувань виконується за формулою: ; якщо значення = 2, то за формулою: . Дії:

1. Запросы  Создать  Конструктор.

2. Виберіть таблиці: Ставка, Расценки, Начисления.

3. У бланк запиту перемістіть поле Начислено таблиці Начисления.

4. В меню Запрос виберіть команду Обновление.

5. У бланку запиту з'явиться новий рядок Обновление:. В цьому рядку задайте значення обновлюваних даних поля Начислено, активізуйте її.

6. Викличте Построитель выражений клацанням на кнопці Построить

7. У верхній частині цього вікна повинен бути записаний вираз для проведення необхідних обчислень. Щоб вручну не набирати з клавіатури імена полів таблиць, скористаємося трьома нижніми вікнами:

   • у лівому віконці двічі клацніть на об'єкті Функции, зі списку що розкрився виберіть Встроенные функции;

   • у середньому віконці виберіть категорію Управление;

   • у правому – функцію IIf;

   • клацніть на кнопці Вставить. У полі виразів з'явилася обрана функція з указівкою загального синтаксису;

   • клацніть на слові «expr», замість нього нам необхідно скласти умову на виконання обчислень. Умовою являється значення поля Код Оплаты таблиці Начисления, значить:

     1. у лівому нижньому віконці потрібно розгорнути вміст папки Таблицы, а потім відкрити папку Начисления;

     2. у середньому – клацніть на полі Код Оплаты;

     3. натисніть кнопку Вставить;

     4. наш вираз у верхнім полі тепер має такий вигляд: IIf ( [Начисления]![КодОплаты] «Выражение» ; «truepart»; «falsepart»);

     5. клацніть на слові «Выражение» та замість нього набравши «=1»;

   • замість слова «truepart» потрібно ввести формулу для підрахунку грошових нарахувань в тому випадку, коли значення поля КодОплаты =1, для цього:

     1. виділіть зазначене слово у виразі;

     2. відкрийте таблицю Ставка у лівому нижньому віконці;

     3. у середньому, подвійним клацанням, виділіть поле Ставка;

     4. перше слово «Выражение» видаліть;

     5. замість другого введіть знак ділення «/», клацнувши на відповідній кнопці у середній частині Построителя выражений;

     6. тепер введіть кількість робочих днів у місяці, наприклад, «22» і знак множення «*»;

     7. із таблиці Начисления вставте поле ФактВыполнение;

     8. видаліть, якщо є, непотрібні елементи до знака «;». Ми визначили формулу нарахувань за кодом оплати 1;

   • самостійно задайте формулу для розрахунку нарахувань за кодом оплати 2 замість слова «falsepart»;

   • у полі виразів у підсумку повинен бути наступний запис: IIf ( [Начисления]![КодОплаты] =1; [Ставка]![Ставка] /22* [Начисления]! [ФактВыполнение]; [Расценка]![Расценка]/[Расценка]!

[НормативВремени]* [Начисления]![ФактВыполнение] );

• закінчивши створення виразу, натисніть кнопку ОК.

Запит сформований, запустіть його на виконання, підтвердивши поновлення записів у таблиці.

Збережіть запит під ім'ям Расчет Начислений.

Виконання запитів дії перевіряються переглядом тих таблиць БД, для яких ці запити проектувалися та виконувалися. Отже, щоб переконатися у проведенні розрахунків, відкрийте табл. Начисления.

Якщо змінюються значення фактичного виконання робіт, то для перерахунку необхідно знову виконати запит на поновлення. Поміняйте деякі данні у полі Факт Выполнение та поновіть значення поля Начислено.