Закрийте MS Access.

Побудова звітів

Звіт – один із основних об'єктів СУБД Access, призначений для виводу на папір зведеної інформації, що зберігається в базі даних. Так як звіт припускає вивід інформації на принтер, пам'ятайте, що в системі Windows повинен бути встановлений принтер.

Робота по створенню звіту в більшості схожа на роботу з формами. Звіти можна створювати різними способами, але, як і у випадку створення форми, початковий етап краще доручити автоматичним засобам MS Access, а потім оформити звіт за власним смаком. Розглянемо питання формування звітів.

1. Відкрийте базу даних Автобизнес, у якій повинно бути 3 зв'язані таблиці, запити і форми.

2. П ерейдіть на вкладку Отчеты вікна бази даних, яке можна викликати натисканням клавіші < F11 > або клацанням на кнопці Окно базы данных .

3. Засіб для швидкого створення звітів – Автоотчет, має в Access ХР два види:

• у стовпчик;

• стрічковий.

Після створення звіту його слід переглянути. Робота в режимі перегляду аналогічна роботі в інших додатках Microsoft Office. Кнопка Связи с Office дозволяє створений звіт перетворити у документ Word або Excel, де в подальшому його можна відформатувати або проаналізувати.

4. І нший автоматичний засіб створення звітів – використання Мастера, який надає великі можливості для формування звітів. З його допомогою можна відібрати потрібні відомості із різних таблиць і запитів, згрупувати та відсортувати їх, одержати підсумкові результати.

Створимо звіт, якій виводить інформацію про нарахування грошових сум працівникам з групуванням за кодами співробітників, потім за видом оплати та підсумковими обчисленнями за групами. Дії:

1. Клацнувши на кнопці Создать, і діалоговому вікні Новый отчет виберіть пункт Мастер отчетов (при роботі з Мастером необов'язково вибирати таблицю на першому етапі)  ОК.

2. В наступному діалоговому вікні задайте поля, які будуть виводитися у звіті (в зазначеному порядку вони повинні бути розташовані у списку Виділені поля):

1. КодСотрудника з таблиці Начисления;

2. Фамилия з таблиці Сотрудники;

3. КодОплаты з таблиці Начисления;

4. КодРаботы з таблиці Начисления;

5. Начислено з таблиці Начисления;

Для цього:

• виберіть із списку що розкривається Таблицы/запросы потрібну таблицю, в нашому прикладі спочатку таблицю Начисления;

• із списку Доступные поля подвійним клацанням миші перемістіть потрібні поля у список Выбранные поля;

• виберіть в списку Таблицы/запросы таблицю Сотрудники;

• потрібне поле у ній –Фамилия;

• Далее.

• У наступному діалоговому вікні змінюється представлення даних у звіті шляхом вибору різних елементів у списку Выберите тип представления данных. В нашому випадку залиште тип представлення даних по таблиці Начислено  Далее.

Тепер додайте рівні угруповання спочатку по полю КодСотрудника, потім по полю КодОплаты. Для завдання групування по полю КодСотрудника потрібно:

• виконати подвійне клацання на імені цього поля у лівому списку;

Примітка: можна задати до чотирьох рівнів групування. А кнопка Группировка… дозволяє задати інтервали групування;

• Аналогічно задайте групування по полю КодОплаты;

• Далее.

4. Поля, що вибрані для групування, сортуються автоматично. Сортування інших полів та підсумкові обчислення можна задати в даному діалоговому вікні, для цього:

   • у списку що розкривається 1 виберіть поле Начислено;

   • кнопка поряд з цим списком визначає порядок сортування, який можна змінити клацанням миші на ній, задайте порядок по зростанню;

   • для одержання підсумкових результатів клацніть на кнопці Итоги…;

   • для поля Начислено визначте підсумкове підсумовування (прапорець Sum) і показ даних та підсумків (перемикач – данные и итоги)  ОК;

   • Далее.

5. На наступному етапі задайте:

   • вид макету для звіту з переліку пропонованих макетів, наприклад, ступінчатий;

   • орієнтацію сторінки в залежності від об'єму даних що виводяться, в даному випадку альбомну;

   • Далее.

6. Тепер зі списку виберіть бажаний стиль, зразок якого представлений на екрані зліва  Далее.

7. У полі вводу задайте ім'я звіту – Начисления, і визначте подальші дії – відкриття звіту для перегляду  Готово.

8. Перегляньте результат і закрийте створений звіт.

5. Якщо результат роботи Мастера не задовольняє Вас або потрібно внести якісь зміни в оформлення або зміст звіту, то доводиться звертатися до Конструктора. Структура звіту, як і форми складається із розділів, а розділи можуть містити елементи управління. Але, на відміну від форм, розділів у звітах більше, а елементів управління, навпаки, менше.

   1. Із структурою звіту простіше усього ознайомитися на прикладі готового звіту, відкривши його в режимі конструктора, для цього:

      • у вікні бази даних на вкладці Отчеты виділіть звіт, наприклад, Начисления;

      • клацніть на кнопці Конструктор.

Примітка: якщо звіт відкритий для перегляду, то переключитися у режим Конструктора можна клацанням на кнопці Вид панелі інструментів.

2. Структуру даного звіту складають п'ять розділів: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул та Примечание отчета. Призначення розділів:

   • раздел заголовка служить для друку загального заголовка звіту;

   • раздел верхнего колонтитула визначає «шапку» для даних, що виводяться у звіті, поміщаючи її угорі кожної наступної сторінки звіту;

   • в области данных розташовуються елементи управління, що містять дані з таблиць. Якщо звіт групується по якомусь полю, кожне можливе значення цього поля визначає групу записів. Кожна група виводиться у своїй власній області даних, якій можна задати окремий заголовок і примітку. В нашому звіті у заголовок груп повинні бути винесені поля: КодСотрудника і КодОплаты, за якими виконувалось групування, а в примітку груп поміщені підсумкові результати.

   • раздел нижнего колонтитула використовується для виводу інформації що повторяється унизу кожної сторінки; в нашому випадку в ньому розміщені два елемента управління:

     1. функція Now(), що задає вивід поточної системної дати;

     2. у другому елементі використані дві вбудовані функції Page() і Pages(), що виводять відповідно номер сторінки та загальну кількість сторінок; текст, взятий в лапки, відтворюється у звіті без змін; а знак & служить для з'єднання складових частин виразу в одну фразу;

   • раздел примечания використовують для розміщення додаткової інформації в кінці звіту, після усіх висновків значень із області даних; в нашому випадку він не використаний.

3. У розділ приміток вставте:

   • з лівої сторони напис «Отчет подготовлен начальником отдела»;

   • через відстань напис із своїм прізвищем.

4. Доповнимо оформлення заголовка малюнком, для цього:

   • відкрийте форму Модели в режимі конструктора;

   • клацніть на малюнку в розділі заголовка форми;

   • скопіюйте його в буфер обміну і закрийте форму;

   • активізуйте у вікні звіту розділ заголовка клацанням миші;

   • вставте із буферу обміну малюнок;

   • перемістіть його на придатне місце розділу, якщо потрібно – скорегуйте розмір та задайте оформлення.

5. Подивіться, як будуть виглядати внесені зміни в режимі перегляду.

6. Якщо поля виводу в області даних перекривають один одного, внесіть необхідні корективи, переміщаючи елементи або змінюючи їх розмір. Щоб побачити результати зроблених операцій періодично переключайтесь в режим перегляду.

7. Збережіть зміни у звіті та закрийте його.

8. У режимі перегляду звіту помітні деякі недоліки оформлення. Так, краще було б прізвище співробітника виводити у заголовку групи, рядом з його кодом; перекриваються деякі поля і тому не вся інформація відображається на екрані. Перейдіть в режим конструктора та виправте зазначені недоліки, а саме:

   • поле Фамилия із Области данных перетягніть мишкою у Заголовок группы ‘КодСотрудника’;

   • установіть розмір шрифту 12 пунктів і жирне накреслення для переміщеного поля;

   • змініть розташування та розміри інших полів так, щоб усі відомості звіту були зручні для читання;

   • інформацію по кожному співробітнику відокремте лінією;

   • збережіть внесені зміни, якщо зовнішній вигляд звіту Вас влаштовує.

5. Закрийте MS Access.

21