IV. Письмо-отказ

В современных деловых кругах принята еще одна форма письменного делового общения - письмо-отказ. Оно не имеет широкого распространения, тем не менее, скажем, что оно из себя представляет.

Письмо-отказ используется тогда, когда надо ответить отрицательно кому-либо из претендентов.

Принято считать, что неэтичной является формулировка: "Вы нам не подходите", хотя, вполне возможно, именно это и является причиной настоящего отказа.

Более приемлемой и этичной может быть фраза: "К сожалению, мы не имеем возможности в настоящее время предоставить Вам возможности трудоустройства в силу следующих причин"; далее следует указать достаточно объективную причину, препятствующую приему на работу (например, невозможность увеличения контингента работающих). Конечно, такая позиция тоже не свободна от упреков в неэтичности, однако из двух зол, как vi верждает пословица, выбирают меньшее, поэтому рекомендует слегка покривить душой, чтобы не наносить психологичен ум травму претенденту, так как, на наш взгляд, это меньшее зло

V. Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сд<"1 ки и т.п. )

В деловой практике обстоятельства складываются так, mi о возникает необходимость получения информации о том, как при двигается выполнение ранее заключенного договора, есть ли и i менения относительно даты совещания и т.п.

Такая необходимость появляется далеко не всегда, а лишь и том случае, если сотрудники, которым поручено исполнение, дом ствуют недостаточно оперативно и процесс затягивается.

Соответствующее деловое письмо должно содержать, прежде всего, напоминание о том договоре, выполнение которого волну ет автора письма: номер договора (или другого документа), дата заключения, суть договора, кем он подписан с обеих сторон. 3;i тем формулируются вопрос и причины, его вызвавшие ("не имеем сведений о "не располагаем информацией о ходе ...").

В заключение, как обычно, формула вежливости - "Приносим извинения за хлопоты, вызванные необходимостью..." VI. Письмо-благодарность

Благодарность в деловой практике может быть выражена по самым различным поводам:

• за поздравление по случаю юбилея и пр.;

• за рекомендацию при устройстве на работу;

• за рекомендованного для найма на работу сотрудника, если он идеально подошел для замещения вакантной должности;

• за приглашение на прием;

• за помощь в любом виде - предоставление необходимой информации, обработку материалов, в принятии решения.

Обычно стиль письма-благодарности носит менее официальный характер, чем другие деловые письма; в таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести до адресата теплоту и искренность.

VII. Письмо-напоминание

Такое письмо напоминает о назначенном ранее мероприятии -совещании, деловой встрече, приеме, необходимости выполнить обещанное. Рассылка таких писем вызвана информационной переой современного делового человека. Хотя договоренность о ой встрече была достигнута ранее или приглашения на прием ины в срок, однако для полной уверенности устроителей со-ния, переговоров, приема рассылаются письма, напоминаю-0 вышеуказанных мероприятиях. Содержание такого письма ится к дате и цели мероприятия и выражению надежды (или нности), что адресат "почтит его своим посещением". Текст ьма весьма краток. * VIII. Письмо-уведомление Такие письма обычно рассылают организации, особо заботя-еся о своих клиентах (покупателях). Организация сообщает 1едние новости о новых видах продукции или услуг, об от-тии новых филиалов, о проведении презентации, об образо-нии новых подразделений в структуре и, следовательно, о поении новых целей и функций у организации, т.е. цели письма-домления в основном рекламные.

Обычно письма выполнены типографским способом, однако Может быть сделана приписка от руки с дополнительным сообщением. Адресат может расценить такую приписку как не вполне безупречную работу составителей письма, но может увидеть в Приписке от руки и особое уважение, и сознательное выделение его (адресата) из ряда "ему подобных".

В том случае, если письмо уведомляет о назначении некоего лица на новую должность, достаточно почетную, принято данному лицу направить письмо-поздравление (см. пункт VI).

В заключение воспользуемся возможностью еще раз напомнить о том, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

• безупречный стиль;

• безупречное правописание;

• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;

• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);

• безупречное расположение текста: наличие широких полей, оформление "в край", т.е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание "в край" считается более официальным;

• страницы нумеруются, начиная со второй;

• письмо должно быть достаточно коротким - так оно легче

воспринимается.

Отдельно скажем несколько слов о том, какие существуют правила для отправления названных выше деловых писем по фак-

су. (Отправлять ли письмо по факсу или в конверте почтой > i .и вопрос решается в зависимости от обстоятельств и желания дот вых партнеров.)

Если письмо отправляется по факсу, то его первая страниц* такова:

Date:

Time:

То:

Fax no: Company:

Number of pages including

If you do not receive all the pages Please call or fax.

To есть дата (день, месяц, год отправки сообщения); время, кому оно отправляется (имя и фамилия адресата); номер факса адресата; организация, которую он представляет; и традиционные формулы: "количество страниц сообщения, включая первую страницу" и "если вы не получили все страницы сообщения, пожалуйста, позвоните по телефону ..." (далее вписывается номер телефона) или "передайте по факсу" (дается номер используемого факса). После этого пишется слово "comments" (комментарии) и далее идет текст.

Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.

Последнее, что необходимо сказать, характеризуя современную деловую переписку, - на все письма принято обязательно давать ответ, даже если ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая -"затрудняюсь с ответом"). Сроки ответа, существующие в деловом мире, также должны быть выдержаны. Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Для внутреннего обмена информацией используются как фирменные бланки, так и простая бумага.

Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:

• письмо должно быть лаконичным;

• обязательно проставляется дата;

• никаких личных инсинуаций во внутренней переписке;

I» следует осторожно и аккуратно относиться к информации, шршя, будучи выведенной за пределы организации, может по-Ьить последней;

Щ • ризборчивая подпись обязательна.

Ц остальном рекомендации по внутриорганизационной Пересе совпадают с изложенным ранее.

Вопросы для обсуждения к теме 9

1. Каковы принципы и этические требования к деловой пере-носе?

2. Перечислите виды деловых писем.1 3. Каковы, по Вашему мнению, перспективы развития письмен-ного делового общения?

f 4. Какие формы и виды деловых писем Вы можете предложить в МОПолнение к перечисленным?

■ 5. В каком случае деловое письмо, согласно требованиям этики, ^должно быть написано от руки?

( 6. Есть ли отличия в требованиях к переписке внешней и внутри-

• организационной?

7. Напишите образец любого, выбранного Вами, делового письма.