Вопросы для обсуждения к теме 10

1. С какими этическими нарушениями в процессе критики Вамприходилось сталкиваться в деловой жизни?

2. Какие, на Ваш взгляд, неприятные психологические последствияимеют нарушения этических норм тем лицом, которое критикует?

3. Согласны ли Вы с рекомендациями тому, кто критикует, и тому,кого критикуют? Можно ли дополнить перечень рекомендацией?

4. Какие нежелательные последствия имеет отход от этических требований тем, кого критикуют?

5. Какова вообще роль этической стороны критики в деловой жизни?

6. Этические нарушения усиливают или ослабляют значимость критических замечаний?

7. Допускаете ли Вы лично этические отклонения в процессе де-ловой критики?

_.11

Выставки, ярмарки: нормы этикета

Выставки и ярмарки стали привычным явлением в россий-Й деловой жизни. Россия, имея собственный опыт, ещедорево-ционный, в проведении подобных мероприятий, восприняла кже методы и приемы организации ярмарок, выставок, харак-рные для современного западного мира, f Подобные мероприятия имеют свои этические принципы (например, принцип "не критикуй конкурента"), а также свой комплекс норм, правил и стандартов поведения, т.е. свой деловой Пикет.

Выставки бывают местные, национальные и международные. Выставки, выставки-продажи, ярмарки имеют своей целью завязать новые деловые связи, укрепить старые партнерские отношения, познакомиться с новой информацией, встретиться с единомышленниками и конкурентами, обсудить с представителями своей отрасли и смежных отраслей новые тенденции в производстве и продаже товаров и услуг, вести поиск новых рынков сбыта своей продукции или приобретения сырья, комплектующих и т.д., т.е. перечень целей выставки практически неисчерпаем.

Для активного, прогрессивного современного делового человека значение выставки трудно переоценить: здесь можно встретиться с покупателями, специалистами, с потенциальными заказчиками, непосредственно общаться с производителями, выяснить их неиспользованные производственные возможности, посмотреть экспериментальные образцы новой продукции.

Работа каждой выставки, как правило, освещается средствами массовой информации, поэтому участие в выставке - дополнительная возможность фирме рекламировать себя и свою продукцию - дает повод связаться не только со своими клиентами и покупателями, но и с теми, кто мог бы быть ими потенциально.

Письма, информирующие о том, что данная фирма примет участие в выставке, целесообразно разослать всем, кого интересуют произведенные товар или услуга.

Конечно, устроители выставки также прилагают соотт- ми ющие усилия в этом направлении, однако, если каждая фп|>ч|| демонстрирующая свою продукцию (услуги) на выставке, и.иии шет письма, уведомляющие всех, кто может проявлять интсрс». то это даст возможность охватить весьма и весьма большой к |*yi фирм, и выставка будет иметь большой резонанс в деловых к|ч гах, что и является желательным - как для ее устроителей, тан и для участников.

Письма-уведомления, направляемые фирмой - участницей выставки реальным и потенциальным потребителям, должны 6i.hi. краткими; главная цель - не информировать обо всем подробно, а возбудить интерес и желание все посмотреть своими глазами, н таком письме достаточно указать адрес выставки и местоположс ние на ней фирмы, сроки проведения выставки; обязательно выделяется день для посещения ее специалистами (когда вход для широкой публики закрыт или ограничен). Заканчивается письмо фразой типа: "Будем рады встретиться с Вами на выставке и показать наши последние достижения".

Такие письма должны быть разосланы по специально составленному, тщательно продуманному списку. Сроки между рассылкой писем-уведомлений и датой открытия выставки должны быть небольшими, чтобы сохранилась острота восприятия и запоминания содержания письма.

Кроме писем-уведомлений, могут быть посланы приглашения Рабочая группа фирмы, готовящая фирму к выставке, должна согласовать список приглашенных с высшим руководством, и только после этого разослать приглашения.

Письма-приглашения могут быть именными или на предъявителя, но в последнем случае в приглашении указывается, что его могут предъявить на входе сотрудники приглашаемой фирмы.

Еще один вариант приглашения: фирма может выделить один выставочный день, общий для всех приглашенных. В письма-приглашения имеет смысл вложить каталоги или другие информационные материалы.

Иногда выставляющиеся фирмы устраивают небольшой прием, поэтому этикет требует от получивших приглашения ответа - будет ли присутствовать приглашенная фирма (лицо) на приеме или нет.

За несколько дней до открытия выставки рабочая группа экспонирующейся фирмы должна обзвонить тех, кто не успел ответить на приглашение, и тактично выяснить их отношение к посещению.

(ДО сказать, что такой прием привлечения интереса к выстав-российской практике, к сожалению, почти не используется, уж совсем неизвестной в России является практика рассылки После закрытия выставки, а ведь это еще одно рекламное на-йние, однако мягкое, этичное, вполне заслуживающее при-Ия в бизнесе. Однако рассылать такие поствыставочные пись-(К>держащие благодарность за проявленный интерес и надежду иьиейшие деловые контакты, надо только тем фирмам или пькым посетителям, о которых фирма-участница имеет точные •ения как о посетивших не только выставку, но и выставочный j или стенд, принадлежащий данной фирме. Письмо-уведомление, как и письмо-благодарность, служит не Ько информационным целям, они являются напоминанием, про-цают интерес к фирме, их пославшей, и, естественно, принесет ьные плоды в виде взаимовыгодных деловых контактов. Обычно подготовкой и рассылкой таких писем занимаются дел рекламы, отдел по связям с общественностью или специ-ьно сформированные рабочие группы по подготовке выставоч-

ых мероприятий.

Вообще процесс подготовки фирмы-участницы к выставке -Процесс длительный и требующий привлечения различных специалистов и сотрудников фирмы, а также организаторов всей шыставки в целом. О последних мы скажем позже.

Первое, что должна решить фирма на высшем уровне менеджмента (директор, председатель правления и т.п. ), - какова цель участия фирмы в выставке. Фирма может:

• представить новую продукцию (услуги, технологию);

• занять новые рыночные секторы;

• провести сравнения своего уровня технического, технологического и тому подобного развития с тем же у конкурентов;

« завязать личные контакты производственного характера;

• провести широкое рекламирование своей продукции (услуг)

и т.п.

Чаще всего фирма ставит перед собой все цели одновременно и стремится к их достижению, хотя и в разной степени.

На этом начальном этапе высший уровень менеджмента определяет сумму, которая может быть выделена фирмой на оплату

участия в выставке.

От этого зависит площадь бокса, которую будет занимать организация на выставке, количество служебных помещений в этом

боксе, оборудование его техническими средствами, колича itw служащих, выделяемых выставочным комитетом в распоряжпш» фирмы. Поэтому, после того как определена вышеуказанная сум ма, рабочая группа фирмы делает проект экспозиций фирмы ни выставке. В рабочую группу обычно включают финансистов, пи-циалистов по рекламе, художников, дизайнеров, сотрудников m дела по связям с общественностью, производственников (техно логов, инженеров и т.д.). Результатом такой работы являются 'iqi тежи, рисунки, планы размещения, графики присутствия тех или иных специалистов фирмы на выставке, новые рекламные материалы, т.е. все то, что объединяется одним понятием - проект уча стия фирмы в выставочном мероприятии.

Второй этап - согласование составленного фирмой проекта с дирекцией выставки. Дизайнеры, архитекторы, художники, финансисты выставки рассматривают предложения фирмы и, по мере возможности, превращают проект в реальность.

Выставочный комплекс - большое и сложное хозяйство, и фирма имеет возможность обсуждать с дирекцией выставки место (бокс), его близость к центру или к окраине выставочного городка, близость или отдаленность от других фирм, выпускающих аналогичную продукцию (услуги), материалы, из которых изготовлены стенды и стены бокса, и прочие технические детали.

Возможны различные варианты всего перечисленного выше, поэтому важно, чтобы рабочая группа фирмы совместно с представителями выставочного комплекса четко и однозначно определила каждую деталь размещения фирмы на выставке.

Третий этап - реализация разработанного и обсужденного проекта - строительство стенда, оформление помещений, оплаченных фирмой, и т.д.

Отметим, что планировка стенда и помещений зависит от целей фирмы. Если, например, фирма собирается не только показать свою продукцию, но и вести переговоры с потенциальными партнерами, может быть, подписывать договоры и т.п., тогда фирме на выставке потребуется офис большей ли меньшей площади.

Можно дать несколько рекомендаций по устройству стенда:

• следует демонстрировать непосредственно продукцию, а не ее фотографии;

• предпочтительный метод показа - в динамике, а не статике;

• экспозиция должна быть яркой, впечатляющей, но не развлекательной;

• избыток демонстрируемых объектов притупляет восприя-посстителя, не дает определить главное; формируя экспози-, следует больше консультироваться с дизайнерами выставоч-

комплекса, имеющими, как правило, большой опыт разме-ия экспонатов на стендах;

• скудость экспозиции также снижает ее эффективность;

• экспозиция должна отвечать интересам и запросам различ-х категорий посетителей;

• подача материала на стенде должна осуществляться разны-методами: текстовым, графическим, с помощью моделей об-

)цов и т.д., так как однообразно поданный материал мало впе-тляет;

• стенд должен иметь фирменный знак или название фирмы;

• экспозиция, не украшенная цветами, водными эффектами, ркими панно, может оказаться скучной, однако нужна консультация с дизайнером всей выставки, в противном случае стенд может "выпадать" из общего стиля выставки - за счет избыточности украшений.

Следует обратить внимание на тексты, которые, как правило, присутствуют в экспозиции; они должны быть выполнены достаточно крупным шрифтом; украшение букв (виньеточного типа) только мешает прочтению, цветовая гамма шрифта и бумаги -контрастная, шрифт - простой и четкий (образцом может служить шрифт и оформление надписей в метро). Что касается содержания текста - он должен быть подан лаконично, но без ущерба для информативности, точно, удобно для восприятия и впечатляюще.

Обычно в ходе функционирования выставки бокс обслуживается двумя категориями работников: прежде всего, это сотрудники фирмы, специально для этого выделенные: обслуживающий персонал, выполняющий вспомогательную работу, менеджеры высокого уровня, например финансовый директор, юрист, производственный директор, главный технолог и т.п. Вторая категория работников - сотрудники выставочного комплекса, прикомандированные дирекцией к боксу, занимаемому фирмой на срок

действия выставки.

Присутствие представителей высшего уровня руководства фирмы необходимо в выставочном боксе, так как практика проведения выставок показывает, что посетители, имеющие серьезные намерения по заключению договора, интересуются техническими, технологическими деталями, и иногда проекты договоров

g-3131

разрабатываются в деталях непосредственно на выставке. Китч но, трудно обеспечить присутствие, например, финансового аи ректора на выставке каждый день с утра до вечера, так как т фирме тоже испытывают необходимость в его консультациях н решениях. Тогда можно поделить рабочий день специалиста ни две части - в офисе и на выставке. Если выставка международная масштабы ее значительны и работа на ней очень важна для фнр мы, последняя обычно силы всех специалистов "бросает" на вьи тавку - в конце концов выставка длится обычно всего несколько дней, а результаты ее для фирмы могут быть весьма велики.

В те часы работы выставки, когда менеджеры высшего ранга не имеют возможности присутствовать в выставочном боксе фир мы, с ними должна быть обеспечена прямая связь - на случай необходимости срочного решения вопросов, связанных с заключением договоров и других, возникающих в процессе работы, поскольку одна из основных задач персонала фирмы, занятого на экспозиции, - не только заинтересовать, но и не упустить потенциального клиента.

Для этого часто необходимо решить, хотя бы в общих чертах, принципиальные вопросы партнерства, предоставить техническую, технологическую, финансовую и прочую информацию, которой, кроме руководства фирмы, никто не владеет.

Для сотрудников фирмы, экспонирующей свою продукцию (услуги) на выставке, сохраняются все требования, предъявляемые в процессе обычной деловой практики: одежда - повседневная деловая, как для мужчин, так и для женщин. Что касается приветствий и представлений, то в условиях выставки бессмысленно искать третье лицо, которое представило бы желающих вести деловые переговоры друг другу. Нет правила, закрепляющего приоритет в представлении хозяевам стенда или посетителям. Обе стороны могут взять на себя инициативу знакомства.

Напомним, что обе стороны должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек, особенно это касается сотрудников экспонирующейся фирмы, которые должны иметь, кроме личных, визитные карточки фирмы.

Все прочие требования делового этикета сохраняются в условиях выставки.

Деловые отношения в процессе работы фирмы на выставке возникают:

• с прессой;

$ с сотрудниками других фирм-участниц;

• с представителями фирм, целенаправленно посещающих

» с частными лицами, посещающими выставку также осознан-Й целенаправленно;

• с людьми, попавшими на выставку случайно. Тем, кто работает на стенде, следует быть предельно внима-

~Ы<ым к каждому своему поступку, слову, поведению в целом, »сех видах перечисленных выше деловых отношений. Обсуждая возможные условия договора, разумно сначала выс-ать предложения предполагаемого партнера, а затем выдви-ТЬ свои, но с учетом его пожеланий, - такая схема общения дает lee всего поводов для разногласий и деловых противоречий. Отношения с посетителями должны строиться индивидуаль-, исключительно доброжелательно.

Не следует ни в коем случае пренебрегать контактами или от-оситься невнимательно к вопросам тех, кого мы назвали "случайными посетителями" - ведь они завтра могут быть клиентами /фирмы, - если суметь расположить их к себе, привлечь их внимание к стенду и заинтересовать.

Итак, такт, любезность, обходительность, внимание, безупречная вежливость, доброжелательность, точность, корректность (но не болтливость, не фамильярность и т.п.) - "орудия труда" сотрудников фирмы - участницы выставки.

Хотелось бы указать на еще одно необходимое качество - неутомимость. Выставка обычно непродолжительна - 3-5 дней, и каждую рабочую минуту надо использовать с максимальной продуктивностью для фирмы, без скидок на усталость, переутомление, нежелание "говорить одно и то же". Так же как "весенний день год кормит", так и выставочный день, эффективно проведенный, может "кормить" фирму даже не один год.

До сих пор мы говорили о нормах поведения фирмы, имеющей свою экспозицию на выставке.

Теперь дадим несколько рекомендаций фирме (или объединению фирм), являющейся устроительницей выставки. Постоянно проводимые, фундаментально подготовленные и престижные фирмы-устроительницы имеют собственные, специально выстроенные павильоны, с большими производственными площадями, на которых и проводятся различные тематические выставки.

Поскольку фирмы, устраивающие выставки, специализирую! ся на этом, штат сотрудников соответствует направлениям >тЦ работы: архитекторы, строители, дизайнеры, художники, редан торы, специалисты по звуковому оборудованию, специалисты ни пожарной безопасности и пр., страховые специалисты, вспомш л тельный персонал.

Деловой этикет требует от всех перечисленных категорий со трудников умения разумно сочетать интересы, цели и требовании фирм, экспонирующихся на выставке, с целями и требованиям» всего выставочного комплекса. Такт, взаимная любезность, от сутствие грубого нажима с обеих сторон, обоюдное желание най ти компромисс при возникновении противоречий - вот что должно присутствовать у дирекции и сотрудников всего выставочного комплекса и фирмы, участвующей в экспозиции.

Как правило, в программу выставок даже небольшого масштаба обычно включают теоретическую часть, т.е. научные семинары, научно-практические конференции, встречи в деловых клубах.

Информация об этом должна быть предоставлена фирмам-участницам и широкому кругу интересующихся выставкой за достаточно длительный период времени до открытия, чтобы была возможность для тех, кто желает участвовать в конференциях и пр., подготовить необходимые материалы - дискеты с фильмами, сборники научных трудов и др.

И еще один важный элемент делового этикета выставок. Речь идет о сроках подготовки, открытия и проведения выставки. Проектный график работ по подготовке и функционированию выставки никогда не может быть нарушен. Даже если одна-единствен-ная фирма сорвала сроки подготовки своей экспозиции, это будет той самой "ложкой дегтя" в общей выставочной "бочке меда", что недопустимо.

У посетителя (неважно, к какой категории он относится - к представителям фирм или это частное лицо) складывается неблагоприятное впечатления от сбоев в сроках, качестве оформления стендов, от невыполнения обещаний (фирмами-участницами и фирмой-организатором), что может привести в конечном счете к малой результативности выставки.

Поэтому безупречность во всем - основная мораль выставочных мероприятий.

ВопросыдляобсужденияктемеП

1. Каковы функции и задачи выставок и ярмарок; как они влия-н* развитие деловых отношений?

2. Какова специфика этических требований к деловым отношени-', установленным на выставках и ярмарках?

3. Есть ли почва для этических нарушений в ходе выставок, ярма-{ и сопровождающих их мероприятий?

4. Какова специфика работы группы сотрудников, готовящихму к участию к выставке?

5. Есть ли особенности этического характера в отношениях со-удников экспонирующихся фирм и посетителей выставки?

6. Какова специфика отношений со случайными посетителями

ставки?

7. Перечислите этические требования к рекламной стороне функ-ционирования выставки.

Тема

ДЕЛОВЫЕ ПРИЕМЫ

При словах "прием", "банкет", "ужин" обычно возникают atvn циации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой

Однако прием в деловой сфере - это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей

Тема деловых приемов - очень широкая, затрагивающая большое число аспектов, поэтому разделим ее на составляющие компоненты и будем говорить о каждом из них. Очередность составляющих не определяется их важностью, они равнозначимы.