Тема 9 Формирование собственного рабочего пространства пользователя Документы на контроле
Для того чтобы отслеживать все происходящие изменения в документе, можно поставить данный нормативный документ на контроль.
При выборе этой функции программа автоматически при входе в систему осуществляет проверку изменений в документах, поставленных на контроль, и информирует об этом пользователя.
Система сообщит о следующих изменениях в документе на контроле:
данный документ утратил силу;
данный документ вступил в силу (если на контроль был поставлен документ со статусом «Не вступил в силу»);
в информационный банк введен документ, вносящий изменения в данный документ;
в информационный банк введена новая редакция данного документа;
в информационный банк введена новая редакция данного документа с изменениями, не вступившими в силу;
ранее созданная редакция данного документа с изменениями, не вступившими в силу, стала действующей.
Если произошли изменения в документах на контроле, то при входе в систему появится специальное информационное сообщение.
Для постановки документа на контроль необходимо:
Открыть текст документа или выбрать его название в списке документов.
Нажать пиктограмму «Документы на контроле» и выбрать команду «Поставить на контроль (снять с контроля)».
В списке документов у поставленного на контроль документа появляется надпись «На контроле».
Снятие документа с контроля происходит аналогично.
Все документы, поставленные на контроль, автоматически помещаются в специальную системную папку «Документы на контроле», она доступна через вкладку «Папки».
Также существует папка, которая называется «Последние изменения в документах на контроле», в нее автоматически копируются документы, в которых произошли изменения. Проверка документов на контроле проводится системой автоматически после каждого пополнения информационного массива.
Кнопка в пиктографическом меню изменит свой вид (зеленая «молния» на кнопке будет заменена на красную), символизирующий, что в документах на контроле произошли изменения. Для возвращения этой кнопки в «спокойное» состояние (зеленая «молния») необходимо удалить все документы из папки «Последние изменения в документах на контроле».
Пример. Поставим на контроль Закон № 231-З «О торговле».
Выполнение.
Найдем документ и построим список.
Выполним щелчок на кнопке Документы на контроле и выберем команду «Поставить на контроль /снять с контроля».
Перейдем на вкладку Папки, откроем папку Документы на контроле. В списке находятся те документы, которые были поставлены на контроль.
Экспорт и импорт папок и закладок
При работе с системами «КонсультантПлюс» пользователи имеют возможность создавать подборки документов, помещая их затем в папки. Эти подборки не занимают дополнительного места на компьютере пользователя, так как документы в системе физически не дублируются, когда вы «складываете» их в папку. Система специальным образом помечает занесенные в папки документы. Это свойство делает очень удобной передачу любых папок (закладок) коллегам по работе.
Созданную папку документов или закладку можно сохранить в виде специального файла, а потом загрузить в систему на любом компьютере, где установлена аналогичная система «КонсультантПлюс». Это позволяет осуществлять обмен папками между различными пользователями систем и обеспечивать коллективную работу с документами систем. Особенно удобно использовать возможности экспорта и импорта папок и закладок в пределах организации, где установлена сетевая версия системы «КонсультантПлюс».
• Экспорт
Вызовите окно со всеми папками (вкладка «Папки») или с закладками (вкладка «Закладки»).
Установите курсор на названии папки или закладки (группе закладок).
Выберите в меню «Файл» команду «Сохранить как...».
Укажите диск, куда будет сохранен файл с папкой или закладкой, задайте имя файла, под которым папка или закладка будут сохранены. Имя файла может быть произвольным и не совпадать с именем, которое Вы дали папке.
Нажмите кнопку «Сохранить».
• Импорт
Для импорта необходимо переписать файл с папкой на тот компьютер, куда Вы хотите загрузить папки.
Вызовите окно со всеми папками (вкладка «Папки») или с закладками (вкладка «Закладки»).
Выберите в меню «Файл» команду «Загрузить из...».
Выберите имя диска, на котором хранится файл с папкой или закладкой (можно загружать файл прямо с дискеты).
Нажмите кнопку «Открыть». В список будут добавлены папка или закладка.
Если в системе уже была папка с аналогичным именем, то появится еще одна, но с другим содержимым.
Пример. Выполним экспорт папки Торговля для работы с документами этой папки на другом компьютере.
Выполнение.
Перейдем в окне программы на вкладку Папки и выберем папку Торговля для экспорта.
Выберем в меню Файл команду Сохранить как… и в появившемся окне укажем, на какой диск и с каким именем сохраним папку с документами.
