Тема 1.8. Особенности менеджмента в области профессиональной деятельности

Организация работы менеджера

В качестве субъектов менеджмента выступают менеджеры. Менеджер – человек, профессионально занимающийся управленческой деятельностью.

Требования к профессиональной компетенции менеджеров:

1. Понимание природы управленческого труда и процессов менеджмента.

2. Знание должностных и функциональных обязанностей менеджера, способов достижения целей и повышения эффективности работы организации.

3. Умение использовать современную информационную технологию и средства коммуникации.

4. Владение искусством управления человеческим ресурсами.

5. Владение искусством налаживания внешних связей.

6. Способность к самооценке, умение делать правильные выводы и непрерывно повышать квалификацию.

В деятельности руководителя принято выделить две составляющие: умение возглавить коллектив и умение организовать личную работу.

Умение возглавить коллектив заключается в способности направлять усилия коллектива на решение задач, стоящих перед данной организацией. В содержание труда руководителя входят:

• определение главных и частных целей деятельности организации и путей их достижения;

• организация функционирования системы управления;

• руководство подготовкой и осуществлением необходимых управленческих решений;

• анализ и оценка эффективности реализации принятых решений в целях внесения необходимых корректив в текущую деятельность;

• подбор, работа с кадрами и их расстановка.

Организуя работу персонала, менеджер должен руководствоваться следующими правилами:

• обеспечить использование каждого работника на том участке, где по своим деловым качествам и личным наклонностям он может принести наибольшую пользу организации;

• установить строгую ответственность каждого подчинённого за порученное ему дело и контролировать исполнение;

• поощрять инициативу и добросовестное отношение к труду;

• уметь определять стратегические и тактические цели организации и обеспечивать их достижение.

Важным условием успешного руководства коллективом является умение менеджера не только видеть стратегические цели организации, но и направлять усилия коллектива на их достижения. При этом необходимо умение руководителя опираться на коллектив, привлекать подчинённых к принятию решений. Менеджер должен уметь создавать свою «команду», т.е. сплочённый коллектив сподвижников, способный решать стоящие перед организацией задачи. Наличие такой «команды», с одной стороны, позволяет избежать ошибок в принятии ответственных решений, а с другой – повышает активность работников, приобщая их к принятию решений.

Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организации труда руководителя, его умении работать с людьми и организовывать свою работу. Как показывают исследования, менеджеры большую часть своего времени тратят на коммуникации, т.е. на обмен информацией. Характер этих связей может быть самым различным, так как он зависит от координируемых процессов. Правильная организация личной работы предполагает и владение такими основными видами труда руководителя, как работа с документами, телефонные разговоры, служебные контакты и беседы с посетителями, проведение совещаний, контроль исполнения.

Этика и принципы делового общения

Деловое общение - вид общения, цель которого лежит за пределами процесса общения и которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т. д.) исходя из общих интересов и целей коммуникантов. Деловое общение - это коммуникативная предметно-целевая и по преимуществу профессиональная деятельность в сфере социально-правовых и экономических отношений.

Особенности делового общения:

1. Партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта.

2. Общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела.

3. Основная задача делового общения - продуктивное сотрудничество.

В зависимости от различных признаков деловое общение делится на устное, письменное; диалогическое, монологическое; межличностное, публичное; непосредственное, опосредованное; контактное, дистантное.

Формы делового общения: деловая беседа,  деловые переговоры, служебное совещание,  деловая дискуссия, пресс-конференция,  публичная речь, деловая переписка.

Этика делового общения - совокупность нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение и отношения людей в процессе их производственной деятельности.

Существует шесть основных принципов этики делового общения:

1. Пунктуальность. Только поведение человека, делающего все вовремя, является нормативным. Опоздания являются признаком того, что на человека нельзя положиться. Принцип делать все вовремя распространяется на все служебные задания.

2. Конфиденциальность. Секреты какой-либо сделки или самого учреждения следует хранить как личные.

3. Любезность, доброжелательность и приветливость. В любой ситуации с деловыми партнерами, подчиненными, сослуживцами следует вести себя доброжелательно и соблюдать вежливость.

4. Внимание к окружающим. Внимание к окружающим должно распространяться на начальников, подчиненных, сослуживцев. Необходимо прислушиваться к чужому мнению, стараться поставить себя на место других и понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения. Следует прислушиваться к критике и советам со стороны коллег, начальства и подчиненных. Нужно дать им понять, что вы прислушиваетесь к их точке зрения и берете критику во внимание.

5. Внешний облик. Самое главное – вписаться в окружение по службе, а в самом окружении – в контингент работников своего уровня. Необходимо одеваться со вкусом, тщательно подбирать аксессуары.

6. Грамотность. Не следует употреблять бранных слов. Даже в случае пересказа чьей-либо речи, так как окружающие все равно воспринимают ее как вашу собственную.

Психология менеджмента

Эффективный менеджмент подразумевает точное выполнение определенного круга задач:

1) постановку общей задачи;

2) глубокое концентрирование внимания фирмы на этой задаче;

3) выбор правильного курса дальнейшей деятельности.

Менеджмент пытается концентрировать особое внимание на том, чтобы люди выполняли свои функции правильно.

Психология выявляет, каким именно образом можно эффективно воздействовать на них в положительную сторону.

Менеджеры должны разрабатывать свои действия в конкретных деталях и в определенном времени, планировать, выявлять и использовать психологические ресурсы персонала для поддержания эффективности организации.

Менеджеры строят свои отношения с подчиненными соответственно тем ролям, которые те играют в запрограммированной цепочке, учитывая все потребности своих работников, а также воспринимаемые ими ценности и движущие ими эмоции. Контролируя поведение своих подчиненных, менеджеры обеспечивают достижение общих целей организации.

Подготовка специалистов в области управления включает комплекс специальных дисциплин, особое место среди которых занимает психология менеджмента. Психология менеджмента - междисциплинарное научно-практическое направление, целью которого является исследование и психологическое обеспечение решений проблем организации в условиях рыночной системы хозяйствования. Объектом изучения выступают люди, входящие в организации, самостоятельные в финансовом и юридическом отношениях, которыми являются совместные предприятия, кооперативы, малые предприятия и т. д. Предметом психологии менеджмента являются психологические факторы, обусловливающие эффективную деятельность менеджера, особенности принятия индивидуальных и групповых решений, лидерство, мотивирование, нормы, ценности и др. В предмет психология менеджмента органично входят как традиционные социально-психологические явления (лидерство, социально-психологический климат), так и вопросы психологии труда (анализ трудовой деятельности, психические состояния в трудовой деятельности), вопросы общей психологии (теория деятельности личности, развития), психологии управления.

Информационные технологии в сфере управления производством

Любой аппарат управления (организация, офис) представляет собой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии.

Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура компании, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Информационные технологии являются перспективной и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной системы организации приведена на рис. 12.

Система управления документами

Средства распознавания текста

Экспертные системы и системы принятия решений

Средства работы с графическими документами

Интегрированная корпоративная база данных

Коммуникационные пакеты

Управление проектами

Система поддержки клиентов

Финансовый анализ

Бухгалтерский учет

Выход на внешние организации

Справочные системы

Графика, интегрированные пакеты

Текстовые процессоры, электронные таблицы

Средства описания и анализа

Информационная система

Рис. 12. Современная информационная система организации.

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускаются неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления и т.д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы и т.п. Все большая часть работы при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроля, в том числе дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, телеконференций и т.п. (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и вышестоящими органами управления.

Автоматизированный офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя, среди которых - умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, руководить коллективом, мотивировать и направлять его деятельность. Особое место занимает умение разрешать конфликты, оперативно реагировать на возникновение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

Организация работы с клиентами

Работа с клиентами требует соблюдения определенных принципов, благодаря которым можно добиться желаемого эффекта. Некоторые принципы работы с клиентами оправданы в любой сфере деятельности и необходимы на всех этапах взаимоотношений:

1 . Индивидуальный подход – это поиск конкретных решений для конкретного клиента, возможность отступить от стандартов (рис. 13).

Рис. 13. Индивидуальный подход к клиенту.

2. Комплексные услуги - все методы работы с клиентами направлены в итоге на то, чтобы клиент покупал товары или услуги, и по возможности делал это чаще. Отличным вариантом является соблюдение принципа комплексности услуг. Необходимо предлагать не только товар, но и обслуживание, не только одну услугу, а целый ряд, чтобы полностью удовлетворить потребности клиента.

3. Профессионализм и доверие - клиент обращается за определенными услугами, потому что хочет получить профессиональную помощь, или же он покупает товар, желая быть уверенным в его качестве. Необходимо убедить клиента в своем профессионализме, вызвать его доверие. Для этого важно соблюдение сроков, прозрачность работы, качественное исполнение каждого этапа, полноценное информирование клиента.

4. Личностный подход – проявление уважения, использование в речи необходимых формул вежливости,

Существуют определенные схемы работы с клиентами на разных этапах взаимодействия. Самым важным этапом является первый контакт, когда клиент еще только настроен на сотрудничество и может в любой момент поменять решение. На этом этапе важно быть максимально пунктуальным, не переносить и не откладывать встречи с клиентом, заранее узнать его имя и другую информацию о нем как можно тщательнее подготовиться к презентации.

Идеально, если клиент уже имеет выраженное желание воспользоваться вашим предложением и возможность сделать это. На практике чаще встречается противоположная ситуация, в которой необходимо применять определенные методы воздействия на клиента. Например, если он не обладает достаточными средствами, можно предложить ему возможность кредита, рассрочки, скидки. Если же средства есть, но он колеблется, нужно сделать предложение еще более привлекательным: пообещать какой-либо бонус, дополнительные услуги.

Когда договор уже заключен, наступает этап исполнения. Очень важно не потерять клиента нарушениями сроков или некачественной работой, так как один довольный клиент может привести несколько новых или стать постоянным, а недовольный клиент – оставить негативный отзыв и испортить репутацию компании. В связи с этим, важно поддерживать хорошие отношения с клиентом, информировать и поздравлять клиента, докладывать об успешном выполнении определенной части работы, вовремя разрешать все возникающие вопросы.

После того как договор исполнен, о клиенте не следует забывать. Время от времени нужно напоминать о себе, уведомлять о новых предложениях, скидочных и бонусных программах, появлении наиболее выгодных для него условий сотрудничества. Эти действия помогут не только обеспечить хорошие отношения с клиентами, но и извлечь максимальную выгоду из деловых отношений.

Менеджер по работе с клиентами - специалист, в должностные обязанности которого входит обслуживание клиентов.

Сфера деятельности менеджера по работе с клиентами обширна: это может быть торговля, где основной задачей является поиск клиентов и работа с ними, рекламная деятельность, где требуется именно индивидуальный подход к каждому клиенту и прочее.

Основные функциональные обязанности менеджера по работе с клиентами:

• Выявляет потенциальных клиентов, осуществляет анализ потребностей клиентов, их уровень и направленность.

• Проводит переговоры с клиентами, знакомит покупателей с продукцией и её потребительскими свойствами, ценами, скидками, условиями продажи, порядке проведения расчётов, выдачи и погрузки товара.

• Следит за наличием полного ассортимента продукции и демонстрационных образцов.

• Разрабатывает методики поиска клиентов, схемы привлечения клиентов и общения с ними.

• Поддерживает постоянный контакт с существующими клиентами, организует работу с ними.

• Выезжает на место совершения сделки и оформляет документы на покупку товара, также совершает расчет итоговой стоимости покупки с учётом действующих скидок.

• Применяет политику конкурентов во взаимоотношениях с клиентами.