Тема 2. Контрольно-ревізійний процес: планування та організація здійснення

Мета: вивчення основ контрольно-ревізійного процесу та організації роботи КРУ

План

1. Зміст контрольно – ревізійного процесу

2. Планування контрольно- ревізійної роботи

3. Реалізація результатів контрольно- ревізійної роботи

1. Основним завданням ефективності контрольно-ревізійного процесу є його Інформаційне забезпечення (інформування учасників контрольно-ревізійного процесу про стан ревізованих підприємств і організацій та їхнього функціонування відповідно до нормативно-правових актів і законодавства).

За змістом інформаційне забезпечення фінансового контролю поділяють на законодавче, нормативно-довідкове, планове, договірне, технологічне, організаційно-управлінське, документальне.

Законодавче інформаційне забезпечення — це система інформування про законодавчі акти з питань господарського, цивільного, трудового, кримінального, адміністративного, земельного, фінансового, податкового, банківського та інших видів права, які застосовуються у виробничій і фінансово-господарській діяль­ності підприємств і організацій.

Нормативно-довідкове інформаційне забезпечення — комплекс заходів з надання інформації, яка міститься в нормах і нор­мативах з витрачання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів (загальнодержавних, галузевих тощо).

Планове інформаційне забезпечення являє собою систему надання інформації, яка міститься в планах економічного і соціального розвитку галузі, регіонів, підприємств, організацій (у бізнес-планах, у завданнях тощо).

До договірного інформаційного забезпечення належать заходи з інформування про господарські угоди, контракти, договори, укладені підприємствами й організаціями з іншими суб’єктами підприємницької діяльності.

Технологічне інформаційне забезпечення охоплює систему заходів з надання інформації про технічну документацію з технології виробництва продукції, виконання робіт, послуг, міждержавні та державні стандарти, технічні умови якості про­дукції, галузеві стандарти, проектно-кошторисну документацію тощо.

Організаційно-управлінське інформаційне забезпечення — заходи з надання даних зі статуту підприємства та організаційно-розпорядчих документів (накази, розпорядження, службове листування, штатний розпис, кошториси тощо).

Документальне інформаційне забезпечення — це система інформування про факти, які відбулися у виробничій і фінансово-господарській діяльності підприємств і організацій, відображені в первинних документах, облікових реєстрах бухгалтерського, управлінського, податкового, статистичного й оперативно-тех­нічного обліку, а також у звітності про діяльність ревізованих підприємств і організацій.

2. Відповідно до вимог закону про державну контрольно-ревізій­ну службу в Україні всі її структурні підрозділи складають півріч­ні плани контрольно-ревізійної роботи.

План контрольно-ревізійної роботи — це директивний до­кумент щодо обсягу, тематики функціональної діяльності контрольного підрозділу. У плані зазначаються: перелік об’єктів контролю (назви підприємств, організацій); підстави для вклю­чення до плану; дата, на яку об’єкт попередньо було обревізовано; плановий термін виконання (назва місяця, затрати часу в днях); особа керівника ревізійної групи. Об’єкти для ревізій і тематичних перевірок включаються до планів контрольно-ревізійної роботи за дорученням контрольно-ревізійного управління вищого рівня, поданням правоохоронних органів, дорученням органів державної влади і за власною ініціативою.

Під час планування контрольно-ревізійної роботи треба враховувати, що ревізія підприємства, організації в плановому порядку чи за ініціативою органів контролю може проводитися не частіше ніж один раз на рік, а за поданням правоохоронних органів — незалежно від кількості раніше проведених на цьому об’єкті ревізій і перевірок. Плановий термін проведення ревізії — 30 робочих днів.

Складання плану контрольно-ревізійної роботи передбачає рів­номірне навантаження працівників ревізійного відділу, виділення резерву часу для виконання позапланових завдань, перевірки вико­нання рішень за раніше здійсненими ревізіями.

Державна контрольно-ревізійна служба повинна координувати плани контрольно-ревізійної роботи з іншими контрольними органами. Щоб неплановий контроль ревізованого підприємства, організації здійснювався комплексно, причому одночасно всіма державними контролюючими органами один раз на рік, термін проведення ревізій координує територіальний орган податкової інспекції.

Плани контрольно-ревізійного органу мають бути складені в установлені строки і передані на затвердження керівникові струк­турного підрозділу державної контрольно-ревізійної служби вищого рівня. Зміни до планів контрольної роботи можуть вноситися не пізніше ніж за місяць до закінчення поточного півріччя на підставі обґрунтованих пропозицій про необхідність внесення таких коректив.

Плановою виїзною ревізією вважається ревізія у підконтрольних установах, яка передбачена у плані роботи органу державної контрольно-ревізійної служби і проводиться за місцезнаходженням такої юридичної особи чи за місцем розташування об'єкта права власності, стосовно якого проводиться така планова виїзна ревізія.

Планова виїзна ревізія проводиться за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності підконтрольних установ за письмовим рішенням керівника відповідного органу державної контрольно-ревізійної служби не частіше одного разу на календарний рік.

Право на проведення планової виїзної ревізії підконтрольних установ надається лише у тому разі, коли їм не пізніше ніж за десять днів до дня проведення зазначеної ревізії надіслано письмове повідомлення із зазначенням дати початку та закінчення її проведення.

Проведення планових виїзних ревізій здійснюється органами державної контрольно-ревізійної служби одночасно з іншими органами виконавчої влади, уповноваженими здійснювати контроль за нарахуванням і сплатою податків та зборів. Порядок координації проведення планових виїзних перевірок органами виконавчої влади, уповноваженими здійснювати контроль за нарахуванням і сплатою податків та зборів, визначається Кабінетом Міністрів України.

Позаплановою виїзною ревізією вважається ревізія, яка не передбачена в планах роботи органу державної контрольно-ревізійної служби і проводиться за наявності хоча б однієї з таких обставин:

1) підконтрольною установою подано у встановленому порядку скаргу про порушення законодавства посадовими особами органу державної контрольно-ревізійної служби під час проведення планової чи позапланової виїзної ревізії, в якій міститься вимога про повне або часткове скасування результатів відповідної ревізії;

2) у разі виникнення потреби у перевірці відомостей, отриманих від особи, яка мала правові відносини з підконтрольною установою, якщо підконтрольна установа не надасть пояснення та їх документальні підтвердження на обов'язковий письмовий запит органу державної контрольно-ревізійної служби протягом десяти робочих днів з дня отримання запиту;

3) проводиться реорганізація (ліквідація) підконтрольної установи;

4) у разі надходження доручення щодо проведення ревізій у підконтрольних установах від Кабінету Міністрів України, органів прокуратури, державної податкової служби, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, в якому містяться факти, що свідчать про порушення підконтрольними установами законів України, перевірку додержання яких віднесено законом до компетенції органів державної контрольно-ревізійної служби;

5) у разі, коли вищестоящий орган державної контрольно-ревізійної служби в порядку контролю за достовірністю висновків нижчестоящого органу державної контрольно-ревізійної служби здійснив перевірку актів ревізії, складених нижчестоящим органом державної контрольно-ревізійної служби, та виявив їх невідповідність вимогам законів. Позапланова виїзна ревізія в цьому випадку може ініціюватися вищестоящим органом державної контрольно-ревізійної служби лише у тому разі, коли стосовно посадових або службових осіб нижчестоящого органу державної контрольно-ревізійної служби, які проводили планову або позапланову виїзну ревізію зазначеної підконтрольної установи, розпочато службове розслідування або порушено кримінальну справу.

Позапланова виїзна ревізія може здійснюватися лише за наявності підстав для її проведення на підставі рішення суду. Позапланова ревізія підконтрольної установи не може проводитися частіше одного разу на квартал. Позапланові виїзні ревізії суб'єктів господарської діяльності незалежно від форми власності, які не віднесені цим Законом до підконтрольних установ, проводяться органами державної контрольно-ревізійної служби за рішенням суду, винесеним на підставі подання прокурора або слідчого для забезпечення розслідування кримінальної справи.

Орган державної контрольно-ревізійної служби, прокурор або слідчий, який ініціює проведення позапланової виїзної ревізії, подає до суду письмове обґрунтування підстав такої ревізії та дати її початку і закінчення, документи, які статті свідчать про виникнення підстав для проведення такої ревізії, а також на вимогу суду - інші відомості.

Рішення про вилучення оригіналів фінансово-осподарських та бухгалтерських документів, арешт коштів на рахунках в установах банків, інших фінансово-кредитних установах можуть прийматися лише судом. Тривалість планової виїзної ревізії не повинна перевищувати 30 робочих днів. Тривалість позапланової виїзної ревізії не повинна перевищувати 15 робочих днів. Подовження термінів проведення планової або позапланової виїзної ревізії можливе лише за рішенням суду на термін, що не перевищує 15 робочих днів для планової виїзної ревізії та 5 робочих днів для позапланової виїзної ревізії. Обмеження у підставах проведення ревізій не поширюються на ревізії, що проводяться на звернення підконтрольної установи, або ревізії, що проводяться після порушення кримінальної справи проти посадових осіб підконтрольних установ, що ревізуються, відповідно до кримінально-процесуального законодавства.

Посадові особи органу державної контрольно-ревізійної служби вправі приступити до проведення ревізії за наявності підстав для їх проведення, визначених цим та іншими законами України, та за умови надання посадовим особам підконтрольних установ, інших суб'єктів господарської діяльності під розписку:

1) направлення на ревізію, в якому зазначаються дата його видачі, назва органу державної контрольно-ревізійної служби, мета, вид, підстави, дата її початку та дата закінчення ревізії, посади, звання та прізвища посадових осіб органу державної контрольно-ревізійної служби, які проводитимуть ревізію. Направлення на ревізію є дійсним за умови наявності підпису керівника органу державної контрольно-ревізійної служби, скріпленого печаткою органу державної контрольно-ревізійної служби;

2) копії рішення суду про дозвіл на проведення позапланової виїзної ревізії, в якому зазначаються підстави проведення такої ревізії, дата її початку та дата закінчення, а у разі проведення ревізії щодо суб'єктів господарської діяльності, не віднесених до підконтрольних установ, - також номер, дата та підстави порушення кримінальної справи, орган, що порушив кримінальну справу.

Ненадання цих документів посадовим особам підконтрольних установ та інших суб'єктів господарської діяльності або їх надання з порушенням вимог, встановлених частиною чотирнадцятою цієї статті, є підставою для недопущення посадових осіб органу державної контрольно-ревізійної служби до проведення ревізії.

Проведення ревізій органами державної контрольно-ревізійної служби не повинно порушувати нормального режиму роботи підконтрольних установ та інших суб'єктів господарської діяльності.

Зустрічні звірки, які проводяться органами державної контрольно-ревізійної служби, не є контрольними заходами проводяться у разі виникнення потреби у їх проведенні на підставі направлення, виписаного керівником органу (підрозділу) державної контрольно-ревізійної служби.

Основні етапи ревізії:

1) підготовка до проведення ревізії;

2) проведення ревізії;

3) оформлення матеріалів ревізії;

4) реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень.

На етапі підготовки до проведення ревізії підприємства, орга­нізації керівник ревізійної групи знайомиться з матеріалами попередньої ревізії, вивчає дані контролю інших контрольних органів. На підставі цих матеріалів розробляється програма ревізії (перевірки), у якій визначається період проведення ревізії, її мета та основні питання, на яких слід зосередити увагу.

Треба врахувати, що плани контрольної роботи є документами для службового користування, не підлягають розголошенню, про­те за 10 днів до початку планової річної ревізії суб’єкту контролю має бути письмово повідомлено про строк її проведення.

На підставі затвердженої керівником ревізійного органу програми ревізії (перевірки):

а) складається план її проведення з визначенням конкретних завдань, виконавців, термінів виконання;

б) готуються наказ про проведення ревізії (на ревізованому об’єкті) і спеціальні посвідчення кожному члену ревізійної групи;

в) проводиться службова нарада з повним складом ревізійної групи з питань організації і методики здійснення програми ревізії.

Другий етап ревізії — безпосереднє її проведення — починається з прибуття ревізійної групи на ревізоване підприємство чи в організацію, пред’явлення повноважень на здійснення ревізії і проведення наради з адміністрацією підприємства, на якій керівник ревізійної групи представляє всіх її членів, повідомляє мету, завдання та програму ревізії, а керівник підприємства, у свою чергу, знайомить ревізорів з керівниками структурних підрозділів. Протягом 1—2 днів члени ревізійної групи як виконавці відповідно до передбачених планом конкретних завдань здійснюють обстеження об’єктів контролю, стану бухгалтерського обліку, уточнюють обсяги робіт, вирішують організаційні питання проведення ревізії, складають індивідуальні робочі плани ревізорів, які затверджує керівник ревізійної групи.

Після проведення такої підготовчої організаційної роботи на ревізованому підприємстві члени ревізійної групи розпочинають ревізію, застосовуючи методичні прийоми і способи документального та фактичного контролю.

Для збору і систематизації матеріалів проведеного контролю кожний ревізор повинен вести журнал (відомість) ревізора, де реєструються виявлені факти недоліків і порушень з необхідною деталізацією підстав для складання висновку ревізора про суть порушень (назва документа, номер, дата, назва облікового регістру, розрахунки сум, винні службові особи, номер пунктів нормативних актів, які порушено, та ін.). Після закінчення перевірки за ревізований період ревізор систематизує зібрану інформацію з журналу ревізора, складаючи для узагальнення однорідних порушень і недоліків за ревізований період довідки, групувальні відомості, розрахунки як додатки до акта ревізії. Щоб мати юридичну силу доказу про суть виявлених порушень і недоліків, вони мають бути оформлені як документи.

Під час проведення ревізії матеріали контролю фактичної наявності грошей та матеріальних цінностей оформляються проміж­ними актами, які є також додатками до основного акта. Кожен член ревізійної групи результат (звіт) про виконану роботу офор­млює як розділ акта ревізії з необхідними додатками до нього і подає його керівникові ревізійної групи. Таким чином, другий етап ревізії закінчується здачею членами ревізійної групи розділів акта ревізії керівнику ревізійної групи.

Третій етап — оформлення ревізії — є завершальним у її безпосередньому проведенні. Керівник ревізійної групи вивчає подані йому розділи акта ревізії, перевіряє повноту виконання програми, планів проведення ревізії, їхню якість, у разі необхідності призначає додаткові перевірки для уточнення висновків по суті порушень і недоліків. Потім він складає загальний акт ревізії як документ про результати ревізії фінансово-господарської діяльності ревізованого підприємства.

Четвертий етап ревізії — реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень — є завершальною стадією ревізійного процесу.

3.Акт складається з двох частин: загальної (вступ) і результативної. У загальній (вступній) частині зазначаються: повна назва цього документа (дата, місце складання); підстава для проведення ревізії (дата, номер наказу організації, яка призначила ревізію); ревізований період; персональний склад ревізійної групи; керівні посадові особи (керівник та головний бухгалтер підприємства) з визначенням терміну їхньої роботи за ревізований період; дані про попередню ревізію (ким проведена, за який період); термін проведення даної ревізії. Додатково можуть бути зазначені розділи фінансово-господарської діяльності, види, групи господарських операцій, які перевірено вибірковим або суцільним способами. Вступна частина закінчується стереотипною фразою «Ревізією встановлено:».

Результативна частина акта ревізії являє собою систематизований перелік виявлених під час ревізії порушень і недоліків, зловживань у фінансово-господарській діяльності ревізованого підприємства чи організації.

Систематизація результатів ревізії в акті здійснюється за розділами (ділянками) ревізійної роботи, а всередині розділів —за основними напрямами контролю в цьому розділі.

Таким чином, у результативній частині акта можуть бути виділені такі розділи:

І. Загальна інформація про підприємство (організацію).

ІІ. Грошові кошти та фінансові інвестиції.

ІІІ. Розрахункові та кредитні операції.

ІV. Основні засоби та нематеріальні активи.

V. Капітальні інвестиції.

VІ. Запаси.

VІI. Основна діяльність підприємства (організації).

VIII. Доходи і витрати діяльності. Фінансові результати підприємства (організації).

IX. Статутна діяльність і фінансовий стан.

X. Стан обліку, внутрішньогосподарського контролю і звітності.

XI. Виконання рішень за результатами попередньої ревізії.

ХІІ. Додатки до акта ревізії.

Слід зауважити, що структура акта ревізії нормативно не регламентована.

Основні вимоги до змісту результативної частини акта ревізії:

а) до акта ревізії включаються тільки перевірені документально обґрунтовані факти порушень;

б) факти порушень викладаються чітко, ясно, доступно для розуміння;

в) стосовно кожного факту порушень, відображеного в акті ревізії, стисло викладається суть порушення з посиланням на конкретні нормативні документи уряду, а також докази (додатки до акта, первинні документи, облікові реєстри, суми, посадові особи, які видали неправомірні розпорядження, та особи, які їх виконали);

г) в акті не повинно бути виправлень, підчисток, помарок;

ґ) у висновках про суть порушень не можна кваліфікувати дії посадових осіб ревізованого підприємства висловами на кшталт «антидержавна політика», «крадіжки», «розбазарювання коштів», «злочинець», «шахрай», «привласнив державне майно», «зловжи­вання службовим становищем», «безвідповідальне ставлення», «безгосподарність» і т. ін.

Акт ревізії складається в трьох примірниках. Його підписують: керівник ревізійної групи, керівник і головний бухгалтер ревізованого підприємства, організації, які на першому примірнику акта ставлять підписи, дату одержання акта.

За наявності заперечень або зауважень стосовно змісту акта ревізії (перевірки) керівник чи головний бухгалтер роблять про це застереження перед своїми підписами і не пізніше ніж через 5 днів з дня їхнього підписання подають із цього приводу пояснення чи заперечення. Ревізори повинні в 15-денний термін дати щодо цих документів письмовий висновок, який затверджується керівником контрольно-ревізійного відділу.

У разі відмови посадових осіб від підписання акта за наслідками ревізії або перевірки службові особи державної контрольно-ревізійної служби засвідчують це відповідним актом та своїми підписами.

Керівник ревізійної групи повинен здати матеріали ревізії керівникові відповідного підрозділу контрольно-ревізійної служби для розгляду й ухвалення. У разі неякісного проведення ревізії може бути призначена додаткова перевірка чи навіть повторна ревізія. Про розгляд і прийняття матеріалів ревізії (перевірки) керівник контрольно-ревізійного відділу робить запис на останній сторінці акта: «Акт ревізії прийнято» та ставить дату і підпис.

За матеріалами ревізії (тематичної перевірки) заходи вживаються, по можливості, у міру виявлення зловживань, істотних порушень та недоліків у діяльності підприємства, організації, що ревізується, не чекаючи закінчення ревізії.

У разі потреби матеріали ревізії (перевірок) виносяться на обговорення в трудових колективах перевірених підприємств, організацій, оприлюднюються через засоби масової інформації.

Якщо заходами, ужитими в період ревізії, не забезпечено повного усунення виявлених ревізією порушень, ревізори готують за підписом керівника ревізійного органу вимогу про усунення виявлених порушень, повне відшкодування збитків та притягнення винних у допущених порушеннях до дисциплінарної і матеріальної відповідальності.

При виявленні істотних порушень фінансової дисципліни, розкрадань грошей і матеріальних цінностей, інших зловживань матеріали ревізії передаються правоохоронним органам. Одночасно по­рушується питання про звільнення з посад винних у цьому осіб.

Від керівника ревізованого підприємства чи вищої за підпорядкованістю організації слід вимагати звернення до суду з цивільним позовом на дії винних службових осіб навіть у тих випад­ках, коли завдані ними матеріальні збитки державі або юридич­ній особі вчинені діями або бездіяльністю, що не класифікуються як кримінальні.

За результатами проведеної ревізії (перевірки) контрольно-ревізійні підрозділи оформлюють рішення про застосування фінансових санкцій і накладання адміністративних стягнень відповідно до чинного законодавства. Це рішення вручається під розписку керівнику ревізованого підприємства. У разі його неви­конання контрольно-ревізійний відділ оформлює документи в господарський суд.

Органи державної контрольно-ревізійної служби здійснюють контроль усунення виявлених недоліків і порушень за виконанням своїх вимог, відшкодуванням збитків у вигляді письмової інформації ревізованих підприємств і організацій з наступною перевіркою на місці достовірності поданих відомостей.

У разі невиконання їх у встановлені терміни застосовуються додаткові заходи впли­ву залеж­но від суті порушень. Ефективність контролю визначається результативністю заходів з реалізації наслідків ревізії.

При проведенні ревізії в умовах комп’ютеризації обліку зберігається її мета та основні елементи методології. Але застосування ПЕОМ в обліку вносить суттєві зміни в систему джерел інформації про об’єкти, що ревізуються, та в організацію ревізійного процесу загалом.

В умовах комп’ютерної обробки інформації (КОІ) поряд з паперовими створюються й електронні носії інформації. Тому, щоб провести перевірку, ревізор повинен знати, як отримати та обробити дані, що зберігаються на електронних носіях.

В умовах застосування комп’ютерних технологій до складу ревізійної групи рекомендується включати експерта — спеціаліста з КОІ. Це необхідно для виявлення слабких місць у комп’ю­терній програмі підприємства, що ревізується, з позицій виявлення помилок та перекручень у поточному обліку і звітності, можливості здійснення контролю для запобігання зловживанням і порушенням у майбутньому.

Основними напрямами взаємодії ревізора з експертом є такі: