Тема 4. Розробка звітів для обчислення та формування вихідних документів.

Д ля создания «отчета» производим те же действия, что и при создании запроса только преимущество отдаём способу создания с помощью мастера. Выбираем нужные поля из разных таблиц для формирования необходимой структуры, отображения требуемых данных. Следуя указаниям программы, выбираем порядок сортировки, макет группировки и оформление фона. В результате получаем отчет:

Для того, чтобы работать с данными, хранящимися в БД, их часто требуется распечатывать. Распечатки служат для проверки и распространения информации.

Например, экзаменационная ведомость представляет собой распечатку списка студентов заданной группы с оставленными пустыми столбцами для занесения оценок, даты сдачи экзамена и подписи преподавателя. Эта ведомость выдается преподавателю на экзамен, во время которого заполняются пустые столбцы. Далее она утверждается деканом и передается оператору ЭВМ для ввода в БД результатов экзамена.

Распечатка данных из таблицы базы данных в заданном формате называется отчетом.

Поскольку процедура создания отчета является типовой, в СУБД имеется генератор отчетов – специальная подпрограмма, помогающая разрабатывать вид отчета и задавать набор содержащихся в нем данных.

Тема 5. Використання засобу «Страница»

Сводные таблицы

Сводная таблица представляет собой интерактивную таблицу, с помощью которой можно динамически анализировать данные в обозревателе. Сводную таблицу можно использовать для просмотра и организации данных из списков или баз данных, поиска сведений и подробностей, а также создания личных итогов и отчетов.

В сводной таблице могут быть представлены данные из любого сетевого источника. Создатель сводной таблицы определяет используемые исходные данные; то есть разработчик определяет, какая исходная база данных используется и какое множество данных будет доступным. Это подмножество определяет данные, доступные для вычисления итогов при просмотре. Например, если требуется вычислить итоги продаж товара и его количества на складах, исходные данные должны представлять сведения о продажах и количестве на складах для товаров. Ввод новых значений в рассчитанные ячейки таблицы или переопределение отображаемых исходных данных невозможно, но допускается изменение способа представления и организации данных. Кроме того, допускается обновление сводной таблицы для отражения изменений исходных данных.

Разработчик сводной таблицы может включить в нее связанную диаграмму, в которое те же данные будут представлены графически. Если просматриваемая веб-страница содержит такую диаграмму, при обновлении сводной таблицы или внесении в нее определенных изменений эти изменения будут отражены в диаграмме. Таким же образом изменения диаграммы будут отражены в сводной таблице.

Разработчик сводной таблицы настраивает в ней одно из многих возможных представлений данных. Для изменения способа отображения данных могут использоваться панель инструментов сводной таблицы и диалоговое окно Команды и параметры. Имеется возможность поиска конкретных данных, отображения большего или меньшего объема сведений, а также перемещения строк и столбцов в различные области для вычисления различных итогов по данным.

В простейшей форме сводной таблицы данные отображаются в строках и столбцах; в каждом столбце должны содержаться данные одного типа. Каждый столбец называется полем. В следующем примере содержатся поля «Спорт», «Квартал» и «Продажи».

Простая сводная таблица напоминает таблицу записей в базе данных или набор строк на листе электронной таблицы. Для дальнейшего анализа данных можно выполнить следующие действия.

• Фильтрация данных для выполнения поиска. Например, можно отобразить только данные о продажах для тенниса в третьем квартале.

• Сортировка элементов для изменения порядка строк. Например, можно выполнить сортировку по полю «Продажи», чтобы просмотреть, для какого вида спорта и квартала была получена максимальная выручка.

• Группировка элементов в области строк и столбцов. Например, можно сгруппировать первые два квартала для сравнения продаж за первое полугодие с продажами за отдельные кварталы.

• Добавление в таблицу промежуточных итогов и других вычислений. Например, можно отобразить наибольшие объемы продаж для каждого вида спорта.

Сводная таблица содержит различные области, в которые могут перемещаться поля для вычисления итогов или просмотра деталей их содержимого. Для отображения сводной таблицы (как в предыдущем примере) можно просто переместить все поля в область сведений, если это не запрещено настройкой исходных данных.

Быстрое вычисление итоговых значений осуществляется путем создания полей итогов и перемещения полей в другие области. Создав поле итогов «Сумма: Продажи», переместив поле «Спорт» в область строк, а поле «Квартал» — в область столбцов, можно легко сравнить продажи для гольфа в третьем квартале с продажами для другого вида спорта или квартала, а также просмотреть общее итоговое значение продаж.

В сводной таблице могут отображаться исходные данные из сетевых баз данных, включая базы данных OLAP (On-Line Analytical Processing) и реляционные базы данных, например Microsoft Access или Microsoft SQL Server. Кроме того, сводные таблицы могут отображать данные из других типов сетевых баз данных, а также из электронных таблиц, например Microsoft Excel. Тип исходной базы данных и тип данных, включенных в просматриваемую сводную таблицу, определяют представления и итоговые значения, которые могут создаваться с помощью веб-обозревателя.

OLAP представляет собой метод обработки серверных баз данных, который позволяет организовывать большие объемы данных, и упрощает доступ к ним, а также облегчает пользователям работу с этими данными и их анализ. в этих базах данных категории данных организуются в наборы полей (размерности) и уровни детализации.

Например, набор полей «География» может содержать уровни «Страна», «Область» и «Город», а набор полей «Время» — уровни «Год», «Квартал», «Месяц» и «День». Эти уровни переводятся в поля строк, столбцов или фильтра сводной таблицы.

При работе со сводными страницами, созданными на основе баз данных OLAP (например, с помощью служб Microsoft SQL Server OLAP), не допускается перемещение полей в область деталей, а некоторые поля могут использоваться только в области данных.

При использовании Microsoft Internet Explorer версии 4.01 или более поздней изменения, внесенные в сводную таблицу, сохраняются только в течение текущего сеанса обозревателя, даже если вернуться в сводную страницу после просмотра других веб-страниц. Тем не менее, если веб-страница была открыта повторно (например, щелчком адресной строки Internet Explorer и нажатием клавиши ENTER), изменения будут утеряны.

Независимо от используемой версии веб-обозревателя, внесенные изменения не отражаются в исходной сводной таблице. Следовательно, другие пользователи, просматривающие в это время ту же сводную таблицу, не увидят этих изменений.

Данные из сводных таблиц могут копироваться в другие программы, например в Microsoft Word, а также экспортироваться в сводные таблицы Microsoft Excel для дальнейшего анализа данных или печати измененной версии данных. Чтобы создать свою сводную таблицу или изменить структуру уже существующей, можно открыть веб-страницу с помощью Microsoft Access или Microsoft FrontPage и воспользоваться расширенными возможностями сводных таблиц. Дополнительные сведения см. в справке Microsoft Access или Microsoft FrontPage.

Для просмотра и изменения интерактивной сводной таблицы в обозревателе необходимо установить веб-компоненты Microsoft Office и Microsoft Internet Explorer версии 4.01 или более поздней, а также иметь действующую лицензию Microsoft Office XP. Без лицензии допускается только просмотр компонентов таблицы, но работа с ней будет невозможна. Обратитесь к администратору компьютера или сети, чтобы узнать, соответствует ли система предъявляемым требованиям для работы со сводными таблицами.

Некоторые элементы сводной таблицы могут быть защищены разработчиком веб-страницы. Например, может быть отключено добавление или перемещение полей, сортировка и фильтрация данных, запрещено отображение панели инструментов или диалогового окна Команды и параметры. Если доступ к этим возможностям невозможен, а компьютер удовлетворяет перечисленным выше требованиям, обратитесь к разработчику веб-страницы.