Тема 6 Можливості персонального інформаційного менеджера ms Outlook та його інтерфейс

Использование макросов для автоматизации выполнения задач

Макросы могут использоваться для автоматизации часто выполняемых в Microsoft Outlook задач. Макросом называется последовательность команд и инструкций, сгруппированных в одну команду для автоматического выполнения задачи. Редактор Microsoft Visual Basic позволяет создавать гибкие мощные макросы на основе инструкций Visual Basic. Например, может быть создан макрос, сворачивающий все открытые в Microsoft Outlook окна. Макросы могут быть назначены кнопкам панелей инструментов и пользовательским меню, что позволяет создавать пользовательские команды Microsoft Outlook. Для получения дополнительных сведений об использовании Visual Basic, откройте в редакторе Visual Basic меню Справка и выберите команду Справка по Microsoft Visual Basic. Защита от макросов Проявляйте осторожность при выполнении макросов, так как они могут содержать вирусы. Применяйте следующие меры предосторожности: выполняйте на компьютере современные антивирусные программы; установите высокий уровень безопасности для макросов; снимите флажок Доверять всем установленным надстройкам и шаблонам; используйте цифровые подписи; поддерживайте список доверенных издателей. Для защиты компьютера от вирусов, которые могут находиться в макросах, в Microsoft Outlook по умолчанию используется высокая настройка безопасности. Это означает, что допускается только выполнение макросов с цифровой подписью их источника. Прежде чем указать источник как надежный, следует убедиться в его ответственности и проверить, использует ли он антивирусные программы перед подписыванием макросов, так как в Microsoft Outlook не отображаются предупреждения при открытии макросов, доставленных от надежного источника. Неподписанные макросы автоматически отключаются.

Тема 7 Робота з персональним менеджером ms Outlook

1. Пошук інформації

Миттєвий пошук інформації в Microsoft Office Outlook 2007 є одним із головних нововведень, які пропонує ця програма. Методи та принципи роботи пошукової служби стали якісно новими, а пошук прискорився.

Коли ви розпочинаєте пошук інформації, не має значення, яка папка в той момент активна. Ви мо­жете шукати конкретні слова незалежно від того, в якому поданні працюєте — у контактах, елект­ронній пошті, календарях чи завданнях. Технологія нового методу пошуку та сама, що й у системі Microsoft Windows®, і вона з нею взаємопов’язана. Пошукова служба Desktop Search* вмикається автоматично після встановлення на комп’ютері системи Microsoft Office 2007. Ця служба приско­рює пошук завдяки виконанню індексування інформації.

1.1. Миттєвий пошук

Щоб функція миттєвого пошуку могла працювати відповідним чином, потрібно встановити пошукову службу Microsoft Windows, а саме — Windows Desktop Search. Якщо ця служба не встановлена на комп’ютері, то після запуску Microsoft Office Outlook 2007 відкриється діалогове вікно з пропо­зицією завантажити відповідне програмне забезпечення. Щоб миттєвий пошук почав діяти, після завантаження програмного забезпечення слід здійснити перезапуск програми Outlook. Потрібно активізувати (за потреби — встановити) цю можливість, оскільки вона дозволить значно прискорити пошук. Щоб скористатися функцією миттєвого пошуку, введіть пошуковий запит у поле (рис. 1).

Крім того, ви можете задати параметри пошуку (рис. 2).

Якщо ви не хоче використовувати функцію миттєвого пошуку, від неї можна відмовитися. Для цього потрібно виконати такі дії.

У меню Знаряддя виберіть команду Параметри.

Перейдіть на вкладку Інші та клацніть кнопку Додаткові параметри.

У діалоговому вікні, що відкриється після цього, зніміть прапорець Відображати запити щодо увімкнення миттєвого пошуку.

Цей прапорець не відображається, якщо компонент Windows Desktop Search уже інстальовано й активізовано.

Рис. 1

Рис. 2

* Windows Desktop Search –– програмний засіб для пошуку інформації на жорсткому диску комп’ютера з можливістю індексації текстових даних. Desktop Search входить до складу операційної системи Microsoft Windows Vista®. У цій системі функцію миттєвого пошуку ввімкнуто за промовчанням.

1.2. Пошук повідомлення

Як уже згадувалося, у Microsoft Office Outlook 2007 пошук можна здійснювати скрізь, навіть у папках електронної пошти чи календарях, нотатках тощо. Для нескладного пошуку в конкрет-ній папці можна виконати такі дії.

Перейти до папки, в якій необхідно здійснити пошук (наприклад, Вхідні).

У поле пошуку введіть текст, який потрібно знайти. Не обов’язково, щоб він містився в полі Тема вікна повідомлення; можна також використати текст із самого повідомлення.

Знайдені повідомлення відображатимуться в області результатів пошуку. Текст, за яким відбувався пошук, буде виділено в них жовтим кольором. Цей колір можна замінити на інший у вікні параметрів програми. Якщо результати пошуку вас не задовольняють, мож­на скористатися командою Повторіть спробу пошуку в усіх елементах пошти (рис. 3). Тоді всі елементи поштових па­пок буде використано під час пошуку.

Оскільки це індексований пошук, під-тверджувати* поле пошуку непотрібно. За введеним запитом здійснюватиметься автоматичний пошук тексту і відбирати­муться повідомлення, що відповідають умові пошуку. Результати пошуку автома­тично модифікуватимуться відповідно до введеного тексту. Наприклад, якщо в поле пошуку ви ввели слово «Україна», буде переглянуто всі повідомлення, що містять слово Україна, а якщо сполучення букв «Укр» — всі повідомлення, що містять слова, які починаються з цих літер(наприклад, Україна, Український тощо).

Параметри пошуку можна відредагувати в діалоговому вікні Параметри пошуку (рис. 4). Тут ви можете, наприклад, задати колір, яким виділятимуться слова з пошуко-вого запиту, або відображати результати пошуку відразу, як їх буде знайдено (коли пошук ще триває).

Рис. 3

Рис. 4

* Тобто натискати клавішу Enter.

1.3. Розширений пошук

Якщо потрібно знайти повідомлення чи елемент програми, а спрощений пошук за допомогою лише текстового запиту вас не задовольняє, можна скористатися розширеним пошуком.

Щоб ввести запит для розширеного пошуку, слід клацнути стрілку Розгорнути вікно конструктора запитів (рис. 5), що розміщується з правого боку пошукового поля.

Рис. 5

Розширений пошук дає змогу використовувати більше умов. Ці умови можна вільно комбінувати та пов’язувати. В основному у вікні розширеного пошуку пропонується пошук по таких полях, як Кому, Від, Тема та Текст. Якщо цих полів недостатньо, їхню кількість можна збільшити, скористав­шись кнопкою Додати критерії (рис. 6).

Рис. 6

У полі пошуку введені умови відображаються відповідно до пошукового синтаксису. Наприклад, Від: Тарас.

Розширений пошук в інших папках Microsoft Office Outlook 2007 відбувається в аналогічний спосіб. Область із полями пошуку автоматично адаптується до папки, в якій ви знаходитеся. Це означає, що область із полями пошуку, наприклад, у папці Контакти матиме такий вигляд, як і в інших папках, але поля для елементів пошукового запиту будуть іншими (рис. 7).

Рис. 7

Функцію пошуку також можна викликати за допомогою команди Знаряддя\Миттєвий пошук\ Миттєвий пошук. У цьому меню є й інші пошукові команди. Наприклад, команда Пошук на робо­чому столі дозволяє здійснювати пошук файлів та папок на вашому комп’ютері.10 Mіcrosoft® Office Outlook® 2007. Методичний посібник для вчителів

1.4. Вправа: пошук повідомлення