11. Создание отчетов в субд Access.

Отчеты служат для вывода дан­ных на бумагу с использованием средств форматирования и дополнительной обработки данных (например, включение в документ итогов). Эти данные представляются в отчете в виде готового документа, в котором они структурированы определенным образом в соответствии с требованиями поль­зователя. Создание отчета во многом похоже на создание формы. Отчет создается на вкладке отчеты с помощью кнопки Создать. В диалоговом окне НОВЫЙ ОТЧЕТ следует указать таблицу или запрос, используемые в качестве осно­вы для построения отчета, режим создания отчета и нажать кнопку ОК. Как и в случае формы, отчет можно созда­вать с помощью Автоотчета (ленточного или в столбец), Мастера отчетов и режима Конструктор.

Для создания отчета с помощью Мастера отчетов необходимо в диалоговом окне НОВЫЙ ОТЧЕТ выбрать в качестве источника таблицу или запрос и режим Мастер отчетов. На первом шаге требуется указать все поля аналогично тому, как это делалось в Мастере форм. На втором шаге (после нажатия кнопки Далее) следует из списка выбрать поле и щелкнуть по кнопке [>] для добавления уров­ня группировки. По этому полю будут группироваться данные для подсчета частных итогов (если не требуется подсчитывать частные или общие итоги, этот шаг следует пропустить, нажав кнопку Далее).

На третьем шаге в раскрывающемся списке можно выбрать поле, по которому данные будут отсортированы. Нажатие кнопки [А-Я] возле поля позволит вы­брать порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию). Если на втором шаге Мастера отчетов данные бы­ли сгруппированы, то на третьем шаге в диалоговом окне будет отображена кнопка Итоги. После нажатия этой кнопки в появившемся диалоговом окне ИТОГИ можно указать поля с числовыми данными, по которым будут суммироваться данные, определяться среднее, минимальное или максималь­ное значение поля.

На четвертом шаге необходимо выбрать макет отчета и указать ориентацию отчета (например, макет — сту­пенчатый, а ориентацию — книжную). Слева в окне будет отображен образец выбранного макета.

На пятом шаге следует выбрать стиль оформления отчета (например, выде­ленный), а на последнем, шестом, шаге указать имя отчета. После нажатия кнопки Готово создан­ный отчет будет выведен на экран в Режиме предваритель­ного просмотра.

Созданный отчет можно изменить в режиме Конструк­тор аналогично тому, как это осуществляется для форм. Помимо областей, которые могут содержать формы, отчет, созданный с помощью Мастера отчетов, также может иметь следующие области:

• ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ — содержит «шапку» доку­мента, состоящую из надписей полей. Отображается вверху каждой страницы отчета;

• ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ — включает поле, по которому группировались данные. Отображается над каждой группой данных;

• ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ — содержит подсчитанные част­ные итоги по группам;

• НИЖНИЙ КОЛОНТИТУЛ — включает дополнительные сведения для отчета. Отображается внизу каждой страницы отчета;

• ПРИМЕЧАНИЕ ОТЧЕТА — содержит общие итоги по отче­ту. Располагается в конце отчета на последней странице.