12. Электронный документ. Электронный офис.

В последнее время особое внимание уде­ляется электронным способам отображения содержимого доку­ментов, что позволяет значительно повысить эффективность сис­тем управления благодаря использованию качественно новых подходов к реализации информационных процессов.

При этом в самом общем виде электронные документы могут быть представлены либо как электронные копии (являющиеся факсимильным отображением информации реальных бумажных документов), либо как электронные формы (являющиеся компь­ютерной основой для решения задач управления, а в случае необ­ходимости - основой для получения соответствующих бумажных аналогов - «твердых копий»).

Представление документа в виде электронной (факсимильной) копии или электронной формы следует отличать от становящего­ся в последнее время все более популярным и актуальным поня­тия «электронный документ».

Электронный документ - сведения, представленные в форме, I воспринимаемой электронными средствами обработки, хранения и передачи информации, которые имеют необходимые атрибуты для их однозначной идентификации и которые могут быть преоб­разованы в форму, пригодную для восприятия человеком

Одним из наиболее важных и неотъемлемых атрибутов элект­ронного документа (в отличие от электронной копии или элект­ронной формы) является электронная цифровая подпись (или просто электронная подпись). Цель электронной цифровой под­писи - удостоверение подлинности сведений, отображенных на материальных носителях информации или передаваемых средства­ми связи, и установление ее принадлежности к конкретному лицу. Электронная цифровая подпись представляет собой опреде­ленную последовательность символов, имеющую неизменяемое соотношение с каждым символом определенного объема сведений электронного документа и предназначенную для подтверждения целостности и неизменности этого объема сведений, а также тож­дественности его содержания волеизъявлению заверившего его лица.

Выработка электронной подписи осуществляется сертифици­рованными средствами электронной подписи, обеспечивающими такое ее формирование, при котором любое изменение в заверен­ном электронной цифровой подписью документе нарушает его целостность и приводит к необходимости выработки новой элек­тронной подписи.

Понятие офиса имеет материальный и организационный ас­пекты. В первом случае имеются в виду помещения и оборудова­ние, во втором - формы и структура управления. Офис может быть самостоятельным учреждением либо он входит в более крупную организационную структуру. Особенность работы офиса заклю­чается в том, что он является не только источником конечных информационных услуг, но и источником решений, регламенти­рующих поведение людей или распределение материальных ре­сурсов. Учитывая, что офис прежде всего вырабатывает решения, имеющие ценность для клиента, офис - это информационное пред­приятие (часто пользующееся правом юридического лица), пре­образующее информационные ресурсы в информационные про­дукты.

Использование компьютерной и иной организационной тех­ники в офисе прошло несколько этапов: традиционный офис, про­изводственный офис, электронный офис.

Традиционный офис - это сравнительно небольшой коллектив людей с достаточно широким кругом обязанностей. Типовой состав рабочих операций в таком офисе включает подготовку материалов, печать, выверку документов, работу с почтой, ведение картотек, поиск информации, поддержание ин­формационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работу за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объема­ми однотипной работы, ее строгой формализацией, более жест­ким распределением функций среди сотрудников. В этом случае суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производ­стве выборок данных и проч.

Электронный офис есть реализация концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности. К основным функциям и средствам электронного офи­са относятся: прием документов, их контроль и оформление; обес­печение доступа к документам без их дублирования на бумаге; дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта; персональная обработка данных; составление документов и их размножение; обмен информацией между база­ми данных; автоматизация контроля за документоведением; орга­низация электронного документооборота; информационная под­держка принятия решения; работа с автоматизированными инфор­мационными системами; участие в совещаниях, используя средства удаленного доступа, и др. Электронный офис благодаря электронной почте, ПК и ком­пьютерным сетям увеличивает возможность прямого взаимодей­ствия людей, не требуя при этом их физического нахождения в одном помещении.

Цель и характер деятельности организации определяют его информационную систему, а также вид перерабатываемого и про­изводимого информационного продукта. Если задачей организа­ций (нотариальные конторы, туристические фирмы, информаци­онные агентства и др.) является производство информационного продукта, оформленного в виде документов, то для нее важней­ший элемент деятельности - хранение информации, которое свя­зывается со спецификой деятельности и необходимо для приня­тия управленческих решений. Для снабженческо-сбытовых кон­тор важно знать рынки сбыта, изготовителей продукции, цены на продукцию и обеспечивать заключение договоров и выполнение контрактов. Однако при всей специфике деятельности современ­ных бизнес-организаций важнейшим и неотъемлемым элементом деятельности является обеспечение эффективности процессов про­хождения документов. Анализ базовых задач, решаемых специа­листами в процессе экономической деятельности офисов, пока­зывает, что их основные информационные потребности могут быть удовлетворены с помощью имеющихся типовых функцио­нальных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных средств. К ним относятся программные средства текстовой, таб­личной и графической обработки информации, персональные компьютеры и средства оперативного размножения документа­ции, средства электронных коммуникаций для взаимодействия между различными типами ЭВМ и сетями.