8.1.1 Определение системы эд и ее отличительные свойства

Класс систем ЭД является подклассом документальных систем. В отличие от фактографических систем (к которым относят любой банк или базу данных) логической единицей хранения информации в документальной системе является документ.

Система электронного документооборота (ЭД, СЭД) - это комплекс программ, созданных для контролируемого создания и управления документами на предприятии в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными бизнес процессами предприятия.

Отличительными свойствами СЭД являются:

• Ведение электронного архива документов

• Управление жизненным циклом информации

• Управление процессом создания, сбора, обработки и распространения корпоративной информации

• Наличие средств контроля исполнения поручений

• Управление содержимым корпоративных Web-ресурсов

• Интеграция с офисными приложениями и корпоративными информационными системами

В некоторых исследованиях предлагают следующую типологию программ управления документами:

• электронная почта

• программы для организации коллективной работы (Lotus Notes, например)

• программы маршрутизации документов

К этой типологии можно было бы добавить дальнейшее разделение на:

• системы с предопределенным маршрутом

• системы с открытым маршрутом

• системы с поисковым блоком или полнотекстовый индексатор как самостоятельный элемент в своем собственном классе (например, Excalibur)

В то время как многие системы, основанные на использовании полнотекстовых поисковых блоков или на реляционных базах данных, претендуют на звание систем управления документами, существует множество критериев, по которым можно судить о том, насколько это соответствует действительности.

Имея в виду требования к системам управления документами, такая система должна выполнять следующие функции:

• организовывать среду хранения, обеспечивая работу с бумажными и электронными документами и предоставляя возможность их просмотра,

• осуществлять поиск (полнотекстовых и других) документов,

• вести историю работы с документом, учитывая трудозатраты на его подготовку,

• обеспечивать возможность работы с многокомпонентными, многоформатными документами, а также приложениями к документу и различными его версиями,

• обеспечивать учет ассоциаций и ведение коллекций документов,

• устанавливать права на работу с документом,

• обеспечивать сканирование документа и восстановление его текста по изображению,

• обеспечивать открытый интерфейс со специализированными, национальными и другими полнотекстовыми поисковыми модулями,

• обеспечивать настройку на потребности пользователя, в первую очередь, регистрационных карточек документов.

Полный набор таких ответственных функций позволяет реализовать промышленная система управления документами.

Если продукт должен обеспечивать прохождение документов по предопределенным маршрутам, то для расширения функциональности может использоваться такой продукт как Staffware, что часто и делается в больших корпоративных системах управления документами. В том случае, когда речь идет исключительно о поддержке движения и контроля документов, выбор приложения, обеспечивающего их управление, представляется логичным. Однако иногда можно обойтись гораздо более дешевым продуктом или обычной электронной почтой.