12. Організація і контроль виконання управлінських рішень.

12.1. Організація виконання прийнятих рішень.

Поняття «організація» у керуванні має кілька значень: підприємства (установи); його структури; загальної функції, що забезпечує; виду трудової діяльності. Стосовно до управлінських рішень у даному контексті організація розглядається як комплекс робіт з їхнього ефективного впровадження.

Теорією і практикою розроблені принципи організації виконання рішень, що повинні дотримуватися. Насамперед керівник розчленовує загальну програму дій на окремі ділянки (групові завдання) конкретним виконавцям. Потім процес організації виконання рішення включає три взаємозалежних етапи: доведення задач до свідомості виконавців; підготовку виконавців до виконання завдання; спонукання виконавців до його сумлінного виконання.

При доведенні задач прагнуть до того, щоб виконавці чітко представляли: 1) що, 2) коли, 3) яким чином, 4) у яких умовах, 5) якими силами і засобами, 6) до якого терміну, 7) з якими кількісними і якісними показниками потрібно робити.

Для кращого сприйняття завдання спочатку роз'ясняється загальний задум рішення проблеми, що стоїть перед колективом. Глибоке й однозначне його розуміння - вихідна умова засвоєння індивідуальної задачі. Далі варто показати місце кожної задачі в загальній роботі, взаємні зв'язки з іншими завданнями. Нарешті, роз'ясняється мета, тобто передбачуваний результат праці, надані в розпорядження виконавця засобу праці, указуються терміни завершення, критерії оцінки результатів. Особлива увага звертається на можливі труднощі, шляхи їхнього подолання, правила безпеки праці.

Для доведення задач до виконавця застосовуються різні форми і методи: наради і збори, бесіди, інструктування, показ зразків виконання, вивчення документів і ін. На зборах і нарадах з доповіддю звичайно виступає той керівник, що прийняв рішення, але це не завжди доцільно. Авторитет керівника, від імені якого оголошене рішення, створює своєрідний психологічний бар'єр для вільного обговорення шляхів виконання рішення. Краще, якщо з повідомленням виступить людина, до якого виконавці ставляться з достатньою повагою, як до фахівця, хоча він не є ні їхнім начальником, ні автором рішення. Авторові рішення краще не включатися в дискусію, які б форми вона не здобувала. Чім гостріше проходить дискусія, тим краще виявляються сумніви підлеглих, «підводні камені», що авторові важко було передбачати. Матеріали обговорення ретельно аналізуються, іноді проводять бесіду з деякими опонентами, що виступили.

Після заслуховування всього спектра думок, бажано виступити керівникові з викладом програми дій, з огляду на результати обговорення, що відбулося. При цьому варто акцентувати увага на зауваженнях, що були враховані.

Ціль бесіди - уточнити думку виконавця з приводу майбутньої роботи, зрозуміти причини його заперечень і сумнівів, відповісти на всі питання, перевірити глибину розуміння поставленої задачі і способів її рішення. Попередньо необхідно установити психологічний контакт із підлеглим, створити умови для вільного, розкутого висловлення їм своїх розумінь. Установленню контакту сприяють: доброзичлива реакція керівника на сумніви підлеглого, вираження йому повної довіри, відмовлення від докорів у нерозумінні задачі або небажанні її виконати, зосередження уваги винятково на діловій стороні.

Інструктування проводиться напередодні початку практичних робіт. Керівник заздалегідь продумує процес виконання робіт за підлеглого. У період інструктажу він може запропонувати переказати або письмово викласти, у якій послідовності і якому образі працівник має намір виконувати поставлену задачу. Часто недоліки виконання робіт зв'язані з недооцінкою інструктування. Однак погано як його ігнорування, так і занадто детальне роз'яснення. Останнє навіть небезпечніше, тому що виконавець плутається у вимогах до нього.

Загальне правило при інструктуванні: повідомляти саме необхідне, без чого не можна почати роботу. Інші зведення повідомляти в міру наближення термінів виконання відповідних видів робіт шляхом проведення додаткового інструктування.

Показ зразків виконання як метод доведення задачі використовується, коли словесні пояснення недостатньо ефективні. Форми реалізації даного методу різні:

- спостереження за роботою досвідченої людини,

- кінофільм, ділові ігри, відеозапис гри,

- обговорення відеозапису з повторним відеозаписом створюють ділову обстановку,

- тренування (показ «як» і далі самостійне виконання робіт),

- вправа (з метою відпрацьовування навичок, уміння для виконання роботи).

Вивчення документів відноситься до числа основних методів доведення задачі. Він не такий простий, як здається. Точність сприйняття і передачі змісту по документі залежить від численних факторів: як він складений, у якому контексті пред'являється, яке самопочуття працівника і т.д.

Розрізняють афферентний і еффекторний образ майбутньої діяльності. Перший - означає створеня у виконавця образ майбутньої роботи, отриманий у результаті зазначених вище методів доведення завдання. Эффекторный - це оперативний образ, тобто власний план дій. Такі плани виконання однієї і тієї ж задачі в різних людей можуть бути не ідентичними (рис.12.1).

За заявою психологів, працівники зі слабкою нервовою системою віддають перевагу складанню докладного індивідуального плану. Люди із сильною нервовою системою схильні до менш докладних планів. Як більш упевнені в собі, вони думають швидко орієнтуватися в непередбачених обставинах. Іншими словами, еффекторні оперативні образи, з якими вони приступають до роботи, у них різні. Ніж більш збагачений такий образ у порівнянні з тим, що сприйнято від начальника, тим ініціативніший працівник.

До еффекторних образів, з якими виконавці приступають до роботи, пред'являються вимоги повноти, точності, глибини образа, його врівноваженості.

Повнота образа означає відображення в ньому всієї майбутньої роботи від початку до кінця. Це важливо знати для коректування представлень працівника про те, що йому робити на окремих етапах роботи.

Точність образу свідчить про ясність представлення особливостей виконання запланованої роботи. (Можна знати усе, що треба, але не точно. Можна знати частину, але в деталях. Тобто повнота не дорівнює точності. І в першому, і в другому випадках будуть потрібні коректування керівника).

Глибина образа характеризує, наскільки образ віддалений у часі від початку дій, що у ньому (в образі) відбиті. Люди зі слабкою нервовою системою відрізняються більшою глибиною еффекторного образу.

Гнучкість образа означає, що при зміні обстановки вихідні представлення виконавця можуть швидко перебудовуватися.

Врівноваженість образа є міра його міцності при несподіваних труднощах. Це особливо важливо на таких видах робіт, де умови праці можуть бути екстремальними (дефіцит часу, небезпека для життя, недолік інформації й ін.). Погодженість еффекторних оперативних образів усіх виконавців завдання означає, що враховано не тільки індивідуальні завдання, але і зв'язки з усіма задіяними особами (підрозділами). Якщо всі зазначені вимоги до еффекторних оперативних образів виконані, значить функція доведення завдання до виконавців керівником виконана: підлеглі знають свою задачу і вміють її виконувати.

Кожне окреме завдання керівник як би «програє» сам, ставлячи себе на місце виконавця у відповідні умови. Помилки у визначенні характеру, обсягу або змісту задачі знижують ефективність рішення в цілому. Щоб уникнути цього варто дотримувати наступних правил.

1). Забезпечення відповідності кожної задачі діловим і психологічним особливостям виконавця. Необхідно враховувати професійну майстерність працівника (його спеціальні знання, уміння, досвід виконання подібної роботи). Завдання співвідноситься також з особливостями темпераменту особистості. Як відомо, флегматикові з працею дається робота, що вимагає швидкої перебудови, на що підходять холерики. Темперамент впливає і на сприйняття будь-якої нової задачі.

2). Розподіл задач повинен стимулювати колективістські почуття (наприклад, виключається одержання виграшу досвідченими працівниками за рахунок збереження або зниження розряду іншим членам бригади; незаперечно справедливе встановлення коефіцієнта трудової участі й ін.)

3). Взаємна довіра виконавців загальної задачі. Повинно бути присутнім переконання, що член бригади не зробить вчинків, що негативно позначаться на загальних результатах праці. Кожний окремо упевнений, що всі інші можуть працювати з повною віддачею і високоякісно. Важлива зразкова однорідність мотивів праці членів колективу. Це досягається в результаті великої виховної й організаторської роботи.

4). Взаємне підстрахування і взаємна допомога спільно працюючих людей. Рішення - це цілісний задум, розчленовування якого на частині для різних виконавців сполучено з можливими витратами і збіднінням загального задуму. Тому при розподілі завдання повинна бути дана чітка орієнтація підлеглих на кінцевий результат, що досягається всім колективом. Для кожного виконавця варто передбачати стимули, що спонукували б його піклуватися не тільки про виконання власних задач, але і задач колег.

5). Мобілізація колективу. Це різновид діяльності по організації виконання рішень. Вона реалізується одночасно з процесом доведення задач до виконавців. Суть її: за допомогою цілеспрямованої системи виховних і організаційних мір керівник, разом із громадськими організаціями (профспілкою), формує морально-психологічний настрій колективу і кожного працівника на сумлінне виконання завдання (прийнятого рішення). Робота проводиться поетапно: спочатку з активом організації, потім складається план мобілізації (організаційно-технічних заходів) виконання завдання по підрозділах.