12.3. Методи контролю і механізм його здійснення.

У залежності від виконуваних функцій і особливостей проведення виділяють контроль попередній, направляючий, фільтруючий і наступний. Методи попереднього контролю використовуються до початку виконання рішення, що дозволяє визначити якісні, кількісні і структурні характеристики оптимального варіанта його реалізації. Задача попереднього контролю - установити, чи вірно сформульовані мета, визначені передумови і стратегія.

Направляючий контроль застосовується від початку практичного здійснення рішення до завершального його етапу. Він включає вимір, порівняння, оцінку об'єкта, вироблення і виконання коригувальної дії, спрямованого на досягнення кінцевих результатів.

Метод фільтруючого контролю застосовується в разовому порядку в ході реалізації рішення. У його зміст входить призупинення виконання рішення на якій-небудь ділянці при різких відхиленнях фактичних результатів від запланованих.

Метод контролю за результатами (наступний контроль) застосовується по виконанню рішення і корисний для обліку нюансів роботи, її результатів на майбутнє. Матеріали наступного контролю повинні розглядатися на нарадах (зборах) незалежно від ступеня досягнення мети рішення. При цьому аналізуються всі етапи підготовки, прийняття і виконання рішення, оцінюються успіхи і недоліки виконавців, що з урахуванням обговорення націлюються на рішення нових проблем.

На підприємствах може здійснюватися безперервний контроль за реалізацією прийнятих рішень в умовах застосування відповідної електронно-обчислювальної техніки і математичного забезпечення. Це стає можливим при наявності постійного зворотного зв'язку на базі автоматизованої системи зв'язку між контролюючими органами і виконавцями. Інформаційне забезпечення такої системи містить у банку дані зведення про стан діяльності об'єкта, рішеннях, прийнятих керівництвом, результатах їхнього виконання. Порівняння можуть проводитися за значні відрізки часу і сприяти підвищенню об'єктивності контролю. Крім цього автоматизована система контролю може забезпечувати його раптовість, комплексність, оперативність виявлення відхилень і внесення коректувань, не порушуючи ритму роботи підприємства й окремих підрозділів. Наприклад, на одному з московських заводів впровадження системи контролю виконавської дисципліни на базі ЕОМ у свій час дозволило скоротити частку нереалізованих наказів (розпоряджень) з 80% до 4 - 6%.

Процес контролю включає чотири стадії: установлення норм діяльності (функціонування), збір даних про фактичні результати, порівняння й оцінку фактичного й очікуваного підсумків виконання, розробку і реалізацію коригувальних дій. Норми функціонування встановлюються в ході складання плану. На етапі організації контролю виділяються точки спостереження - індикатори відхилення поводження об'єкта контролю від норми функціонування. Еффективний контроль заснований на прогнозуванні результатів, повинний бути орієнтований на перспективу, інакше може стати формальним і навіть марним.

Збір даних про фактичне виконання рішень – забезпечуючий етап контролю, найкраща його форма - використання сучасних технічних засобів постачання оперативною інформацією. Органами керування встановлюються ключові точки, збір інформації від яких дозволяє приймати випереджальні рішення, до настання небажаних подій.

Порівняння й оцінка фактичного й очікуваного результатів повинні здійснюватися на основі якісної інформації (точної, достатньої). Матеріали аналізу негайно направляються керівникові, чия ділянка роботи контролювалася.

Розробка коригувальних дій здійснюється на основі сигнальної (індикаторної) інформації. При цьому розкриваються причини відхилень, пропонуються альтернативні варіанти їхнього подолання. Причинами коректувань можуть бути:

- помилки, допущені при розробці рішень,

- зміни, що пройшли під впливом зовнішніх і внутрішніх факторів,

- недоліки в організації виконання рішень,

- поява додаткових можливостей для підвищення ефективності рішень.

Власне кажучи задача внесення коректив є безальтернативною, оскільки в умовах, що змінилися, (обставинах) виконання раніше прийнятого рішення може бути неефективним, або дезорганізованим. Корективи вносяться при цільовій орієнтації рішення, що зберігається. Але можлива ситуація, коли за матеріалами контролю приймається нове рішення згідне сформованій обстановці.

Для керівників внесення змін у реалізацію рішень нерідко сполучено з психологічними труднощями. Однак це краще, ніж відмовлення від них, тому що наслідками може бути погіршення морально-психологічного клімату, створення видимості роботи, нервозність у колективі, недбалість і безконтрольність. З огляду на небажані наслідки, керівник повинний передбачати можливість внесення коректив в рішення, особливо якщо воно приймається в умовах неповної інформаційної визначеності.