Процедуры обработки информации

Информационная технология включает следующие процедуры, отличающиеся как по функциям, так и по времени их выполнения:

• сбор и регистрация информации;

• передача информации к месту обработки;

• машинное кодирование информации;

• хранение и поиск информации;

• вычислительная обработка;

• размножение информации;

• принятие решений и выработка управляющих воздействий.

Обычно экономическая или любая другая информация подвергается всем процедурам преобразования, но в ряде случаев некоторые процедуры могут отсутствовать. Последовательность их также может быть различной, при этом некоторые процедуры могут повторяться. Состав процедур зависит от рассматриваемого объекта.

Рассмотрим особенности выполнения основных процедур преобразования информации.

Сбор и регистрация информации происходит по-разному в различных объектах. Наиболее сложна эта процедура в автоматизированных управленческих процессах предприятий, учреждений, фирм и т.п., где производится сбор и регистрация первичной учетной информации, которая отражает деятельность объекта. Большое значение при этом имеет достоверность, полнота и своевременность первичной информации. На предприятиях сбор и регистрация информации происходят при выполнении хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов и т.п.). Учетные данные получаются в результате подсчета количества обработанных деталей, изделий, выявления бракованных деталей и т.д. Для сбора фактической информации выполняются измерение, подсчет, взвешивание объектов, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации сопровождается ее регистрацией на материальном носителе (документе или машинном носителе). Запись в первичные документы осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации являются наиболее трудоемкими. С использованием и развитием технических средств сбора и регистрации могут быть автоматизированы операции количественного измерения, регистрации, накопление и передача информации по каналам связи с ЭВМ для формирования первичных документов.

Необходимость передачи информации вызвана тем, что сбор и регистрация информации нередко территориально отделены от ее обработки. Сбор и регистрация информации производятся на рабочих местах (местах зарождения информации), а обработка - в вычислительных центрах. Современными средствами сбора и регистрации данных могут быть: сканеры, портативные регистраторы данных, устройства идентификации, считыватели пластиковых карточек.

Передача информации может осуществляться разными способами: курьером, пересылкой по почте, доставкой транспортом, дистанционной передачей по каналам связи. Для осуществления последнего способа, присущего всем информационным системам, необходимы специальные технические средства.

Дистанционно может передаваться как первичная информация с мест ее возникновения, так и результатная с мест ее обработки. В этом случае результатная информация может отражаться на различных устройствах: дисплеях, табло, печатающих устройствах. Поступление информации по каналам связи в центр обработки может осуществляться на машинном носителе и непосредственно в ЭВМ по каналам связи при помощи специальных программных и аппаратных средств.

Дистанционный способ передачи имеет большое значение в многоуровневых системах, где применение дистанционной передачи значительно ускоряет прохождение информации с одного уровня управления на другой и сокращает время обработки данных. Дистанционный способ передачи данных осуществляется через модемы, факс-модемы.

Способ поступления информации на машинные носители связан с кодированием информации - процедурой машинного представления (записи) информации на машинных носителях в кодах, принятых в ЭВМ. Запись информации на машинные носители является трудоемкой операцией, в процессе которой возникает наибольшее количество ошибок. Для устранения ошибок используются операции контроля записи разными методами на специальных устройствах или на ЭВМ.

Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, а также необходимостью постоянного наличия и обобщения первичных данных до их обработки. Хранение информации осуществляется на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по определенному признаку. Для хранения информации в настоящее время используют базы данных (БД) и средства управления БД – системы управления базами данных (СУБД).

Поиск данных – это выборка нужных данных из хранимой информации, которая может корректироваться или изменяться. Процедура поиска информации выполняется на основе запроса на нужную информацию.

Обработка информации на ЭВМ чаще производится централизованно, а на мини- и микроЭВМ – в местах возникновения информации, где создаются автоматизированные рабочие места специалистов различного профиля в соответствии с функциями объектов управления (бухгалтерия, плановый отдел, отдел снабжения и т.п.). Автоматизированное рабочее место (АРМ) специалиста включает персональный компьютер, набор программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируются результатные сводки, которые могут быть отпечатаны на печатающем устройстве. Современными средствами выдачи информации являются: принтеры, плоттеры (графопостроители). Печать сводок может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с результатной информацией необходим нескольким пользователям.

Принятие решения в автоматизированной системе управления осуществляется, как правило, специалистами без применения технических средств на основе анализа результатной информации, полученной на ЭВМ. Благодаря применению персональных компьютеров повышается надежность анализа обрабатываемых сведений, а также обеспечивается переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычислительной системой.