Розділ 8. Організація робот з документами Документообіг. Основні принципи організації і вимоги до документообігу

Категорії установ залежно від обсягу документообігу

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначається кількістю вхідних та внутрішніх документів за рік.

Залежно від обсягу документообігу встановлено 4 категорії установ:

I категорія – з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;

II категорія – від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

III категорія - від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

IV категорія – до 10 тис. документів на рік.

Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організації діловодства:

Централізовану – рекомендовано застосовувати в установах III-IV категорії з невеликою кількістю структурних підрозділів;

Децентралізовану – рекомендовано впроваджувати в установах I категорії з територіально роз’єднаними структурними підрозділами.

Змішану - доцільно робити в установах I-II категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.

Питання для самостійного вивчення:

1. Які існують форми організації діловодства?

2. Від якого фактору залежить категорія установи?

3. Назвіть обсяг документообігу для кожної категорії установи.

Відповідь подайте у формі тез.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.

Служба документаційного забезпечення управління (сдзу)

Визначте основні шляхи вдосконалення організації праці персоналу служби діловодства

До основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.

Загальні принципи культури управління діловодством повинні будуватися на відпрацьованих методах і способах дотримання єдиних правил роботи з документами в установах незалежно від їх підпорядкування, визначенні повноважень та відповідальності працівників за організацію досконалого виконання діловодних технологій і процедур.

Гуманізація підготовки керівників служб діловодства має виявлятись у формуванні в них такої культури управління, яка б органічно поєднувала сприйняття загальнолюдських моральних цінностей з етикою індивідуальної відповідальності. Практичне вирішення цього завдання може здійснюватися за такими напрямами: пізнання основ загальної культури, формування економічної культури, розвиток правової культури і свідомості, виховання сучасного рівня політичної культури, вдосконалення психолого-педагогічної культури.

Питання для самостійного вивчення:

1. Що відноситься до основних напрямів удосконалення культури управління?

2. Загальні принципи культури управління.

3. Шляхи вдосконалення організації праці.

Відповідь подайте у формі тез.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання. – К.: Університет “Україна”, 2004.- 64 с.