Розділ 3. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації Єдина державна система діловодства

Перелік документів, що входять в УСОРД

УСОРД забезпечує документування таких процесів:

- створення, реорганізації та ліквідації організацій, закладів, підприємств;

- приймання на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення з роботи робітників і службовців, надання їм відпусток, їх заохочення, накладення на них дисциплінарних стягнень;

- контроль за виконанням документів.

В УСОРД входить 21 вид документів, з них 15 – належить до комплексу уніфікованих форм ОРД (подання, наказ, статут, положення, інструкція, правила, акт, допо­відна записка, пояснювальна записка, кадрова анкета, доповнення до анкети, графік відпусток, заява, структура і штатна кількість, штатний розклад), а 6 документів - в комплекс уніфікованих форм не включено (лист, постанова, протокол, розпорядження, рішення, вказівка).

Методичні рекомендації щодо уніфікації текстів ОРД передбачають уніфікацію складу інформації, засобів і способів її подання, а також структуру тексту.

Уніфіковані форми ОРД, розроблені згідно з державними стандартами, необхідно погодити з Держспоживстандартом України, Державним комітетом архівів України і зареєструвати у Держспоживстандарті України.

Впровадження УСОРД призначене сприяти оперативному вирішенню управлінських завдань, зниженню витрат праці і часу на роботу з документами, підвищенню якості документів, оптимізації документообігу, скороченню його обсягів.

У кожній установі встановлено перелік уніфікованих форм ОРД, які відповідають нормативним актам, чинним класифікаторам уніфікованих документів, рекомендаціям ЕДСД.

ОРД, включені в такі переліки, повинні відповідати змісту і формам діяльності певної установи. Перелік затверджує керівник установи і є обов'язковим нормативним документом.

Питання для самостійного вивчення:

1. Які процеси забезпечує УСОРД?

2. Скільки документів входить в УСОРД?

3. Які документи входять до комплексу уніфікованих форм, а які ні? Чому?

4. Чому сприяє впровадження УСОРД?

5. Перелік документів, що входять в усорд

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації

Завдання уніфікації

Уніфікація управлінських документів нерозривна пов’язана з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави. такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу, мають здійснюватись на основі відповідної державної програми Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

• досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

• зменшення кількості видів документів;

• підвищення інформативності документів;

• системність;

• комплексність;

• стабільність вимог;

• економічна доцільність.

Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких, інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких-традиційна, графічна, електронна.

За способом викладу матеріалу документи групують на категорії з:

– невисоким ступенем стандартизації (заяви, листи, автобіографії тощо) заздалегідь передбачаються і формулюються лише окремі найзагальніші відомості (складові формуляра), сам же спосіб викладу – добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними – щоразу залежать від конкретного змісту того, що викладається, ситуації, певних обставин ділового спілкування;

високим ступенем стандартизації (переважна кількість фінансово-господарських, платіжних документів), де організація викладу наскільки передбачувана, що відомий не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має бути оформлена думка, окрім цілком конкретних відомостей, залишених для них у бланкові. Проте обидві згадані категорії мають бути уніфіковані, тобто виготовлені за встановленими правилами.

Основними етапами уніфікації текстів є розроблення:

уніфікації структури тексту – вибір послідовності розміщення змістовних компонентів тексту залежно від призначення документа;

уніфікації мовних засобів організації тексту документа;

уніфікованих текстів.

В основу уніфікації покладено метод виокремлення постійної та змінної інформації. Постійна інформація відтворює суть управлінської ситуації і дії, і є загальною темою документа. Змінна інформація конкретизує тему, висловлену постійною інформацією. Як зазначено ДСТУ 4163-2003, текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці, або поєднання цих форм.

Питання для самостійного вивчення:

1. Сформулюйте основні принципи уніфікації.

2. Які є категорії документів за способом викладу матеріалів?

3. Назвіть основні етапами уніфікації текстів.

4. Що покладено в основу уніфікації?

Відповідь подайте у формі тез

Рекомендована література

1. Сельченкова С. В. Діловодство: Практичний посібник. – К.: Інкунабула, 2009. – 480 с.

Єдина система класифікації документів і документної інформації

Класифікація за змістом

Документ створюють з метою реалізації тієї чи іншої суспільної функції. У документі поєднано багато функцій: інформаційну, правову, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, облікову, історичного джерела. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів, їх використовують як джерела і як носія інформації.

Найважливіші ознаки, які покладено в основу класифікації офіційно-ділових документів, полягають в сутності їх інформаційного та матеріального складників, а також в умовах існування ділових документів.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само справляє вплив і документ. Документ має бути достовірним, переконливим, відредагованим і бездоганно оформленим за встановленою формою.

Склавши документ, з ним потрібно ще багато працювати ( зареєструвати, для того, щоб в разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо).

Для кращої роботи з документами, підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців службові документи прийнято поділяти (класифікувати) за окремими ознаками однорідності, отже

Класифікація – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності

Документи класифікуються з метою підвищення оперативності роботи апарату управління, швидкого їх пошуку, підвищення оперативності роботи з ними. Відповідно до цього розрізняють види документів за кваліфікаційними ознаками

Кожен вид документа має свої особливості, але за функціональним призначенням їх можна розділити на такі групи:

За змістом:

Із загальних та адміністративних питань (пов’язані із загальними питаннями управління: накази, інструкції, протоколи, службові листи і т.д.) Це організаційно-розпорядча документація (ОРД).

Фінансово-розрахункові документи (платіжні доручення, відомості виплати зарплати, бухгалтерські звіти).

Постачально-збутові, комерційні документи (накладні, звіти про реалізацію продукції і т.д.)

Питання для самостійного вивчення:

1. Назвіть найважливіші ознаки, які покладено в основу класифікації офіційно-ділових документів.

2. Класифікація – це …

3. При класифікації за змістом існує такий поділ - …..

Відповідь подайте у формі конспекту.

Рекомендована література

1. Іванова Т. Д. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навчальний посібник.- К.: Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.