2. Текст документа

Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв’язного мовлення, тобто висловлювання, пов’язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

- Вступу / зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші.

- Доказу / викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали.

- Закінчення / формулюється мета заради якої складено документ.

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми /зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін./. У доказі викладається суть питання /докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали/. У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

При підготовці тексту будь-якого документа рекомендується дотримуватися таких правил:

1.  Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту.

2.  Уживати трафаретні вислови, що виражають стандартні аспекти змісту (витяг з протоколу, до заяви додаються, договір вступає в силу, згідно з рішенням..., у зв’язку з погіршенням стану..., у порядку обміну досвідом...). Такі стійкі словосполучення та вирази полегшують розуміння документа, дозволяють не витрачати час на пошуки формулювань.

3.  Уживати прямий порядок слів у реченні, коли логічний наголос падає на об’єкт дії, а зворотний - при логічному наголосі на самій дії. Пор.: Сторони несуть матеріальну відповідальність за невиконання покладених на них зобов’язань згідно з чинним законодавством. Далі викладається суть питання. Заслухали заяву Ф. І. Панченка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію.

4. Для передачі точності та ясності висловлювання означення повинно стояти перед означуваним словом; вставні слова – на початку речення. Наприклад: Ведення ділової кореспонденції – це справжнє мистецтво, яке сьогодні, на превеликий жаль, на наших теренах майже втрачене. Отже, текст документа формулюється чітко, лаконічно, зрозуміло, не містить нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації.

5.  Використовувати в службових документах складнопідрядні речення (для висловлення причинно-наслідкових зв’язків). Цей тип речень надає більшої переконливості проханню та пом’якшує враження од відмови. Найуживанішими є складні речення із сполучниками якщо, щоб, за умови, який, що, коли, унаслідок того що… Наприклад: Щоб Вам було легше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо копії рахунків, термін оплати яких закінчився 20.05.2009 р. Гадаємо, що лише серйозні причини змусили Вас затримати передачу креслень. Нам дуже прикро, але у зв’язку з наявністю кількох досі не оплачених Вами рахунків ми не можемо прийняти від Вас нові замовлення.

6. Замінювати займенники іменниками, оскільки займенники лише вказують, а не називають точну кількість, предмети та ознаки. Ця заміна надає тексту документа конкретності, точності, об’єктивності.

7. Використовувати дієприслівникові звороти (для компактності), але ними слід починати речення (це надає тексту офіційної тональності), а не завершувати. Наприклад: Ураховуючи зазначене вище, змушені попередити Вас, що сума… Посилаючись на Ваше оголошення в газеті « Новий день»