3. Основні реквізити

Важливе   місце   в   діловодстві   належить   правилам   оформлення документів.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит – це обов'язковіш елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр зразок – єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.

При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування. (Див. мал. ІД):

1. Державний герб.

2.  Емблема організації,

3.  Зображення державних нагород.

4. Код підприємства, установи або організації.

5. Код форми документа.

6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).

7   Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.

8.  Назва структурного підрозділу.

9.  Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (номер) документа.

13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про за свідчення копій.

28. Прізвище виконавця та його номер телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

4. Види документів

Документ – основний вид ділового мовлення. Він фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Види документів визначають за такими ознаками:

- найменуванням – заява, лист, довідка, інструкція, акт і т. д.

- походженням – службові (офіційні) й особисті

- місцем виникнення – внутрішні та зовнішні

- призначенням – організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу

- напрямком – вхідні й вихідні

- формою – стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)

- за строками виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові

- ступенем гласності – секретні й несекретні

- стадіями створення – оригінальні, копії й виписки, дублікат

- строками зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання

- технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом

- носієм інформації – оформлення на папері, диску, фотоплівці, перфострічці

- за структурними ознаками – стандартні й нестандартні

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра–зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає 31 реквізит (державний герб, емблема організації, зображення державних нагород, код установи і т. ін.)

Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію.

Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів та ін.

Застосування бланків підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.