Создание отчетов для вывода данных на принтер Создание отчета с помощью Мастера отчетов
Создайте отчет содержащий список имеющихся в библиотеке книгах, упорядоченный по году издания с помощью мастера.
Выберите инструмент Мастер отчетов на вкладке Создание в группе Отчеты. В диалоговом окне Создание отчетов в списке таблицы и запросы выберите таблицу Книги, добавьте все доступные поля в список Выбранные поля. В следующем диалоговом окне выберите Год как уровень группировки. В следующем диалоговом окне выберите порядок сортировки вначале по Автору (по возрастанию), затем по Названию (по возрастанию). Далее выберите вид макета отчета, стиль, задайте имя отчета. При необходимости откорректируйте размеры полей с помощью режима конструктора или макета отчета.
Отчет открывается в режиме предварительного просмотра, из этого окна его можно настроить параметры страницы, распечатать, сохранить в текстовый файл, или открыть для правки в Word.
Рисунок 51. Отчет Книги, сгруппированные по годам, в режиме предварительного просмотра
Вставьте кнопку для открытия отчета на форму Книги. Для этого выберите форму Книги в Области переходов и откройте ее в режиме конструктора, используя команду Конструктор контекстного меню. Выберите инструмент Кнопка в группе Элементы управления, на вкладке Инструменты конструктора форм/Конструктор. В диалоговом окне Создание кнопок в списке Категории выберите Работа с отчетом, а в списке Действия – Открыть отчет. В следующем окне диалога в списке выберите имя отчета – Книги. В следующем окне диалога Создание кнопок с помощью переключателя выберите Текст и введите в поле текст – Книги по годам.
Создание простого отчета с итогами
Создайте простой отчет, который выводит на принтер список книг, сгруппированных по издательствам, и подсчитывает общую стоимость книг каждого издательства.
Выберите инструмент Мастер отчетов на вкладке Создание в группе Отчеты. В диалоговом окне Создание отчетов в списке таблицы и запросы выберите таблицу Книги, добавьте все доступные поля в список Выбранные поля. В следующем диалоговом окне выберите Издательство как уровень группировки. В следующем диалоговом окне выберите порядок сортировки вначале по Шифру (по возрастанию), затем по Году (по возрастанию). Далее выберите вид макета отчета, стиль, задайте имя отчета. При необходимости откорректируйте размеры полей с помощью режима конструктора или макета отчета. Это означает, что для любого издательства книги будут упорядочены по шифру, а для каждого шифра – по году издания.
Щелкните на кнопке Итоги…,чтобы организовать вычисления итоговых значений для нужных полей. Access предложит вам все числовые поля среди отобранных в отчет. В нашем случае будут предложены поле Стоимость. Для поля Стоимость отметьте флажки под надписями Sum и Avg, чтобы просчитать суммарную и среднюю стоимости книг для любого издательства и по библиотеке в целом. Отметьте переключатель Показать данные и результаты и флажок Вычислить проценты, если это нужно.
Выберите вид макета для отчета. Макет отображается на экране, и вы можете выбрать его по своему вкусу. Выберите стиль отчета среди тех, которые предлагаются в окне. Назовите ваш отчет Список книг и щелкните на кнопке Готово.
Просмотрите созданный отчет и убедитесь, что он удовлетворяет всем требованиям. Измените поля Sum и Avg отчета на Сумма и Среднее соответственно.
Рисунок 52. Отчет Список книг в режиме конструктора
Рисунок 53. Отчет Список книг в режиме макета
Рисунок 54. Отчет Список книг в режиме представления отчета
Вставьте кнопку для открытия отчета на форму Книги. Для этого выберите форму Книги в Области переходов и откройте ее в режиме конструктора, используя команду Конструктор контекстного меню. Выберите инструмент Кнопка в группе Элементы управления, на вкладке Инструменты конструктора форм/Конструктор. В диалоговом окне Создание кнопок в списке Категории выберите Работа с отчетом, а в списке Действия – Открыть отчет. В следующем окне диалога в списке выберите имя отчета – Список книг. В следующем окне диалога Создание кнопок с помощью переключателя выберите Текст и введите в поле текст – Книги по издательствам.