Поиск и организация необходимых данных

Процесс поиска и организации необходимых данных следует начать с записи имеющихся сведений. Например, можно записать перечень книг, имеющихся в библиотеке или сохранить сведения о читателях из картотеки. Соберите необходимые документы и составьте список типов данных (например, список полей в бланке формуляра читателя). Если бланки не используются, представьте, что необходимо создать бланк для записи сведений о книгах. Какие данные требуется записывать? Какие поля для заполнения необходимо создать? Определите нужные элементы и составьте их список. Предположим, что сведения о читателях хранятся в картотеке. Анализ карточек позволяет определить, что в них содержатся такие сведения, как имя и фамилия читателя, адрес, кафедра, на которой он работает, и номер телефона. Каждый из этих элементов может стать столбцом таблицы.

При подготовке списка необязательно стремиться придать ему законченный вид с первого раза. Следует записывать все возможные варианты. Если база данных предназначена для нескольких пользователей, попросите их предложить свои варианты. Список можно исправить позднее.

Затем следует определить типы отчетов или рассылок, которые требуется выполнять из базы данных. Например, может потребоваться выполнять отчет о должниках и пене за текущий период или сводный отчет по издательствам. Может также потребоваться создавать письма, адресованные читателям и содержащие сведения об их задолженностях. Продумайте структуру отчета, определите его внешний вид. Какие сведения требуется включить в отчет? Составьте список нужных сведений. Выполните те же действия для писем и других отчетов.

Определение структуры отчетов и рассылок позволяет выявить элементы, которые требуется включить в базу данных.

Удобно создать прототип каждого отчета или списка читателей для печати и определить, какие элементы данных потребуются для их создания.

Важно помнить, что данные необходимо разбивать на минимальные элементы. Имя следует разделять на две части: имя и фамилию, чтобы фамилия была доступна для использования. Например, чтобы выполнить сортировку отчета по фамилиям, необходимо сохранить их в отдельных полях. В целом, если требуется выполнять сортировку, поиск, вычисления или отчеты для отдельных элементов данных, эти элементы следует сохранять в отдельных полях.

Составьте список вопросов, ответы на которые требуется получать с помощью базы данных. Например, какие книги есть в наличии? Кто является должником? Какие издательства поставляют книги в библиотеку? Список возможных вопросов позволяет определить дополнительные элементы данных для записи.

После сбора данных можно переходить к следующему шагу.

Распределение данных по таблицам

Чтобы распределить данные по таблицам, выделите основные группы или темы. Например, после поиска и организации данных для базы данных библиотеки может быть составлен следующий список:

Книги: Шифр, Название, Автор, Издательство, стоимость, аннотация.

Читатели: Номер читательского билета, Фамилия, Имя, Отчество, Кафедра, Телефон.

Заказ книги: Дата взятия, Читатель, Книга, Предполагаемая дата возврата.

Основные группы —Книги, Читатели, Заказ книги. Поэтому целесообразно создать три таблицы: по одной для сведений о книгах, читателях и читателях книги. Хотя составленный список не является полным, можно начать с этих основных таблиц. Список можно дополнять до тех пор, пока не будет получена нужная структура базы данных.

При первом просмотре предварительного списка элементов может показаться, что целесообразнее поместить все элементы в единую таблицу вместо того чтобы создавать три таблицы, как показано в предыдущем примере. В этом разделе объясняется, почему такой подход неэффективен. Ознакомьтесь с таблицей на иллюстрации.

Фамилия читателя	Название книги	Автор книги	Дата выдачи
Корнича В.Г.	Финансово-экономические расчеты в Excel	Овчаренко Е.К.	12.02.2009
Нечай И.С.	Использование Excel в экономике и финансах.	Гарнаев А.	12.02.2009
Корнича В.Г.	Использование Excel в экономике и финансах.	Гарнаев А.	17.02.2009
Романиченко Г.В.	Финансово-экономические расчеты в Excel	Овчаренко Е.К.	18.02.2009
Корнича В.Г.	Финансовые вычисления для профессионалов.	Бухвалов А.В., Идельсон А.В.	20.02.2009

В данном случае каждая строка содержит данные о читателях и книгах. Поскольку один читатель берет различные книги, его фамилию приходится вводить повторно, и одну и ту же книгу могут взять разные читатели. При этом место на диске используется неэффективно. Более рациональным решением является сохранение сведений о читателях в отдельной таблице Читатели и связывание этой таблицы с таблицей Книги.

Вторая проблема при такой структуре базы данных возникает при необходимости изменить данные о читателе. Предположим, что требуется изменить Фамилию читателя. Поскольку данные о читателе содержатся в большом количестве строк, пользователь может пропустить некоторые из них. Эту проблему можно также решить с помощью сохранения фамилии читателя в одном расположении.

При разработке базы данных следует стремиться к однократному сохранению каждого элемента данных. Если данные повторяются (например, Название книги), поместите их в отдельную таблицу.

Наконец, предположим, что читатель вернул книгу и требуется удалить запись, но при этом сохранить сведения о читателе. Как удалить информацию о взятой книге, сохранив при этом данные поставщика? Это невозможно. Поскольку каждая строка содержит данные о книге, а также данные о читателе, невозможно удалить эти данные отдельно друг от друга. Чтобы разделить эти данные, необходимо создать две таблицы: одну для сведений о книгах, а вторую — для сведений о читателях. В этом случае удаление записи о книге не будет приводить к удалению данных о читателе.

После выбора темы для таблицы необходимо отслеживать, чтобы столбцы этой таблицы содержали данные только по этой теме. Например, таблица Книги должна содержать только сведения о книгах. Поскольку фамилия читателя относится к данным о читателях, а не о книгах, он должен быть сохранен в таблице Читатели.