Первая нормальная форма
Первая нормальная форма содержит правило о том, что каждая ячейка на пересечении строки и столбца в таблице должна содержать отдельное значение, а не список значений. Например, поле Стоимость должно содержать лишь одно значение цены. Если на пересечении строки и столбца находится ячейка, она должна содержать лишь одно значение.
Вторая нормальная форма
Вторая нормальная форма содержит требование о том, что каждый столбец, не входящий в ключ, должен находиться в зависимости от всего ключевого столбца, а не от его части. Это правило применимо в том случае, если первичный ключ состоит из нескольких столбцов. Предположим, что таблица, в которой первичный ключ состоит из столбцов с кодом книги и номером читательского, содержит следующие столбцы:
Код книги (первичный ключ)
Номер читательского (первичный ключ)
Фамилия читателя
Такая структура не соответствует второй обычной форме, т. к. фамилия читателя зависит от номера читательского, но не зависит от кода книги; следовательно, этот столбец зависит лишь от части первичного ключа. Столбец с фамилией читателя следует удалить из таблицы. Он должен быть включен в другую таблицу (таблицу Читатели).
Третья нормальная форма
Третья нормальная форма содержит требование о том, что столбцы, не являющиеся ключевыми, должны не только зависеть от всего первичного ключа, но и быть независимыми друг от друга.
Другими словами, каждый столбец, не являющийся ключевым, должен зависеть только от первичного ключа. Предположим, что таблица содержит следующие столбцы:
Инв№ (первичный ключ)
Номер читательского
Дата взятия книги
Дата возврата
Пеня
Предположим, что пеня зависит от даты возврата. В этом случае таблица не соответствует требованию третьей обычной формы, т. к. пеня, не являющийся ключевым, зависит от другого столбца, не являющегося ключевым (столбца дата возврата). Требование о независимости столбцов друг от друга означает, что изменение любого неключевого столбца не должно влиять на другие столбцы. Но при изменении значения в столбце даты возврата значение пени изменялось бы соответствующим образом, нарушая правило. Поэтому в данном случае столбец пени следует перенести в другую таблицу, в которой столбец дата возврата является ключевым или вовсе удалить.
Выполните полностью процесс разработки базы данных Библиотека, описанный в этом разделе.
Создание базы данных
Рисунок 7. Окно Приступая к работе с Microsoft Office Access
Запустите программу Microsoft Access.
В окне Приступая к работе с Microsoft Office Access выберите Новая база данных в разделе Новая пустая база данных. В разделе Новая база данных выберите папку, в которой будет находиться база данных, и дайте имя файлу Библиотека.accdb (расширение .accdb система прибавит автоматически). Щелкните на кнопке Создать.
Рисунок 8. Рабочее окно Microsoft Access
Самый важный из новых элементов интерфейса получил название ленты, она является частью интерфейса пользователя Microsoft Office Fluent. Лента Office Fluent представляет собой полосу в верхней части окна программы, на которой доступны группы команд, и обеспечивает единую среду работы с командами и является основной заменой меню и панелей инструментов. На ленте расположены вкладки, которые содержат команды, объединенные в группы в соответствии с логикой работы. В Office Access 2007 основными вкладками ленты являются вкладки Главная, Создание, Работа с внешними данными и Работа с базами данных. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие новые элементы интерфейса, например коллекцию — элемент управления, позволяющий выбирать варианты по внешнему виду.
К основным элементам нового интерфейса пользователя в Office Access 2007 относятся следующие:
Приступая к работе с Microsoft Office Access - это область, отображаемая при запуске приложения Access.
Лента Office Fluent - это область в верхней части окна программы, в которой можно выбирать команды:
Вкладки команд – это команды, собранные по определенным логическим связям.
Контекстные вкладки команд – это вкладка с командами, зависящими от контекста — объекта, с которым работает пользователь, или выполняемой задачи.
Коллекция – это элемент управления с отображением внешнего вида вариантов выбора, позволяющий заранее представить ожидаемые результаты.
Панель быстрого доступа – это единственная стандартная панель инструментов, предусмотренная в интерфейсе ленты. Она обеспечивает доступ одним нажатием кнопки к наиболее часто используемым командам, например, Сохранить и Отменить.
Область переходов – это область в левой части окна, в которой отображаются объекты базы данных. Область переходов заменяет окно базы данных, использовавшееся в более ранних версиях Access.
Вкладки документов – это вкладки для таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц и макросов, которые отображаются в виде документов.
Строка состояния – это полоса в нижней части окна программы, в которой отображаются сведения о состоянии и располагаются кнопки, позволяющие изменить представление.
Мини-панель инструментов – это прозрачный элемент, подключенный к объекту, который появляется над выбранным текстом и позволяет легко отформатировать его.
При открытии имеющейся или создании новой базы данных имена объектов базы данных появляются в области переходов, которая отображается слева от объектов любой открытой базы данных или рабочей области. К объектам базы данных относятся таблицы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Если раньше для выполнения задач использовалось окно базы данных, то в Office Access 2007 теперь для этой цели служит область переходов. Например, чтобы добавить строку в таблицу в режиме таблицы, следует открыть таблицу из области переходов. Область переходов работает с новой моделью пользовательского интерфейса, используемого Office Access 2007. Эта модель (называемая моделью однодокументного интерфейса (SDI)) размещает все открытые объекты: формы, отчеты и т.д. в одном окне и добавляет для каждого объекта свою вкладку. Если открыто несколько объектов, для переключения между этими объектами используются вкладки.
В отличие от кнопочных форм, область переходов продолжает отображаться до тех пор, пока пользователь ее не скроет. Для отображения и скрытия этой области используется кнопка Открыть/закрыть границу области переходов или клавиша F11. Чтобы запретить отображение области переходов по умолчанию при открытии базы данных, следует задать соответствующий параметр программы.
Объекты базы данных:
таблицы – объекты, в которых сохраняется информация о какой-то предметной области (например, работы библиотеки, сборочного цеха завода и т.д.). В таблицах информация представлена:
в столбцах, которые называются полями,
в строках, которые называются записями.
Каждое поле имеет свои свойства: имя, тип, размер, заголовок, которые задаются пользователем при создании таблиц;
запросы – выборки из одной или нескольких таблиц или других запросов, которые удовлетворяют определенным условиям; в запросах можно выполнять вычисления, с помощью запросов можно изменять значения сразу нескольких записей;
отчеты – информация из таблиц, подготовленная для печати;
формы – изображение данных из таблиц на экране в форме удобной для ввода, просмотра и корректировки информации; если с формой связать программы на языке Visual Basic for Application (VBA), то форма станет средством обработки данных;
макросы и модули – программы обработки данных, которые сохраняются в БД на языке VBA.
Создайте три таблицы, которые содержат информацию о работе библиотеки университета:
Книги – содержит информацию о книгах, которые сохраняются в библиотеке;
Заказ книги – содержит информацию о книгах, которые получены читателями;
Читатели – содержит информацию о читателях библиотеки.