3. Підготовка прийому

Підготовча робота з організації прийому здійснюється спеціальною (протокольною) службою дипломатичних чи інших представництв і складається із наступних операцій:

1. визначення виду прийому та часу початку;

2. складання списку запрошених осіб;

3. підготовка й розсилка запрошень;

4. розробка плану-схеми розміщення гостей за столами (на протокольні прийомів);

5. розробка плану підготовки та оформлення приміщень до обслуговування;

6. розробка та узгодження меню, аперитиву;

7. визначення варіанту і виконання сервірування столів;

8. складання плану проведення прийому;

9. підготовка тостів, промов та промов у відповідь.

Вибір виду прийому залежить від ступеня урочистості події, з нагоди якої останній організується, від чисельності гостей, яких планується запросити тощо.

Вибір часу початку прийому визначається з міркувань зручності, але все підпорядковується загальному правилу: чим пізніше починається прийом, тим він є більш почесним. Найбільш почесними прийомами вважаються «Обід», «Вечеря».

Складання списку запрошених осіб здійснюється спеціальною службою. До списку гостей включаються представники офіційної влади, дипломатичного корпусу, громадськості. На прийоми, які проводяться у вузькому складі (ними можуть бути прийоми «Сніданок», «Обід», «Вечеря»), не прийнято запрошувати осіб з чітко вираженими протилежними політичними точками зору та позиціями.

Запрошення на протокольні прийоми друкуються на спеціальних бланках і вкладаються у конверт розміром 15х21 см, на якому присутні елементи символіки (державної, корпоративної, тощо). Конверт не заклеюють, на ньому у давальному відмінку пишуть ім'я та по батькові особи, яку запрошують на прийом. В особливих випадках у верхній частині бланку друкарським способом вказується привід влаштування прийому. Бланк запрошення має розміри 11х18,5 см. Текст друкується курсивом. Особа, яка запрошує, вказується у третій особі. Вказується також день тижня, день місяця і рік, година і місце прийому. Розсилка здійснюється не пізніше за 2-3 тижні до дня прийому.

Складання схеми розміщення гостей за столами є певні протокольні особливості. Для офіційних прийомів передбачається розміщення гостей відповідно до службових посад, рангів або суспільного становища. Розміщення гостей за столами залежить від багатьох чинників, основними з яких є наступні: подія, з нагоди якої влаштовано прийом, вид і місце його проведення, розташування вікон, дверей, кількість гостей тощо. Якщо прийом проводиться з розміщенням за столами, то кожному гостю відводиться чітко визначене місце залежно від його рангу чи посади.

Для цього складається так званий план «розміщення гостей за столом». При цьому дотримуються прийнятих у протоколі правил:

1. Якщо на прийомі присутні тільки чоловіки і кількість запрошених осіб невелика, то перше почесне місце - праворуч від господаря, друге - ліворуч; усі розміщуються обличчям до дверей. У разі, якщо двері знаходяться збоку, найпочесніші місця - навпроти вікон, що виходять на вулицю. Іноді з метою безпеки розміщення гостей коригується.

2. Якщо гості запрошені з подружжям, то перше почесне місце - праворуч від господині, де розміщується почесний гість, а праворуч від господаря - дружина почесного гостя. Якщо господар не одружений чи його дружина відсутня, він може запропонувати одній із запрошених жінок зайняти місце господині за столом навпроти нього (це робиться за попереднім узгодженням із запрошеною жінкою). Як правило, така пропозиція пропонується дружині старшого за рангом запрошеного гостя.

3. Якщо прийом влаштовується на честь вельми поважного гостя, він може бути розміщений навпроти господаря (так звана «Президентська розсадка»).

4. Подружні пари не сидять поруч, жінки поряд з жінками. Жінок і гостей з боку почесного гостя не розміщують на кінцях столу, якщо на торцях не сидять чоловіки.

5. На прийомах за протоколом слід чітко дотримуватися черговості місць гостей та організаторів прийому, співвітчизників та іноземних гостей, чоловіків і жінок.

6. Розсадка орієнтується відносно вікон і дверей приміщення, в якому влаштовується прийом. Найпочесніший гість має сидіти обличчям до вікна, господар - обличчям до дверей (за винятком першого варіанта).

7. Ніхто з гостей не повинен сидіти спиною до почесних гостей.

8. В аванзалі має знаходитися схема розміщення гостей. Кожному гостю видається картка розміром з візитку зі схемою столу, де вказано його місце.

Форма розміщення бенкетних столів у залі залежить від його конфігурації, розташування вікон, дверей, наявності подіумів, кількості запрошених і може бути розосередженою (геометричною, вільною) або зосередженою (за наявності одного бенкетного столу).

Меню для будь-якого виду прийому складається з урахуванням особливостей національних кухонь, релігійних традицій країн, представники котрих прийматимуть участь в прийомі. Асортимент страв та його широта визначаються видом прийому та смаками гостей.

Для розробки й виконання сервіровки столу рекомендується запрошувати кваліфікованих фахівців. Сервіровка столу залежить від страв, які передбачено в меню прийому й виконується як повна банкетна за меню. На банкетному столі згідно із планом розміщення гостей за основною тарілкою кожного учасника прийому виставляється кувертна картка, на якій вказується прізвище та ім’я запрошеного, звання чи посада, країна прибуття. За пиріжковою тарілкою кожному гостю рекомендуються викладати картку-меню.

Не рекомендується створювати тісноту за столом. Прикрашати стіл і приміщення прийому теж краще за все живими квітами.

На прийоми сніданок, обід, вечеря всі страви подаються офіціантами з рук (французький метода подачі). Але не тільки страви, а й напої подають і наповнюють ними келихи – офіціанти. Послідовність подачі напоїв визначається послідовністю подачі страв та гармоніювали з ними.

Розробка плану проведення прийому та обслуговування гостей передбачає чітке визначення часу й місця їх зустрічі, подачі аперитиву. запрошення до столу, й черговості подачі різних видів страв, передбачених в меню та напоїв, тощо. Складається розподіл обов’язків на прийомі для інших представників господаря (приділення уваги певним запрошеним гостям, спостереження по залах, тощо).

На прийомах за протоколом (сніданок, обід, вечеря), які організуються з офіціального приводу, може мати місце обмін тостами або розмовами. На сніданках, обідах, вечерях тости й промови промовляються після десерту (коли всі гості його з’їли) й після того, як всім гостя налито шампанське. Перш ніж промовляти тост, господар столу повинен переконатися в цьому. В залежності від конкретної ситуації тост чи промова вимовляються стоячи чи сидячи.