Перелік документів, на яких підпис відповідальної особи має бути засвідчений гербовою (круглою, що прирівнюється до гербової) печаткою:

Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок тощо);

Аркуші погодження (проектів нормативно-правових актів);

Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що направляють до Вищої атестаційної комісії України;

Довідки (лімітні, про виплату страхових сум, про використання бюджетних асигнувань на зарплату, про нараховану і належну зарплату тощо);

Доручення (на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні);

Договори (про матеріальну відповідальність, про науково-технічне співробітництво, про підряди, про оренду приміщень, про здійснення робіт тощо);

Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, на капітальне будівництво, технічні тощо);

Заяви ( на акредитив, про відмову від акцепту тощо);

Заявки ( на обладнання, на винаходи тощо);

Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції;

Кошторис витрат (на утримання апарату управління, на підготування та освоєння виробництва нових виробів, на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо);

Листи гарантійні ( на виконання робіт, послуг тощо);

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями, преміями);

Посвідчення про відрядження;

Протоколи (погодження планів поставок тощо);

Реєстри (чеків, бюджетних доручень);

Специфікації ( виробів, продукції тощо);

Статути установ;

Штатні розписи тощо.

Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27) складається зі слів «Згідно оригіналом», назви посади особи, яка засвідчує копію, її особистого підпису, його розшифрування і дати засвідчення копії наприклад:

3гідно з оригіналом
Інспектор ВК	(підпис)	А.Гончаренко
24.06.2010

Цей реквізит проставляють під реквізитом 23 (підпис).

На копіях вихідних документів, що залишаються у справі, допускається не зазначати дату засвідчення й посаду особи, яка засвідчує копію.

Якщо копія документа пересилається до інших організацій чи видається на руки, то, крім підпису засвідчення, проставляють відбиток печатки.

Гриф обмеження доступу до документа (реквізит 15) засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.

Проставляють його у верхньому правому куті на лицьовому боці першого аркуша документа. За потреби його доповнюють номером примірника документа, наприклад:

Для службового користування Прим. № 2

або

Таємно Прим. № 1

Метою обмеження доступу до інформації, яку містить документ, є захист державної або приватної (наприклад, комерційної) документованої інформації, незаконне використання якої може порушити права та/чи завдати збитків її власнику, володарю, користувачу, іншій фізичній або юридичній особі.

Доступ до інформації може обмежуватись її власником (володарем) тільки згідно із законодавством.

Віднесення інформації до державної таємниці здійснюється відповідно до Закону України 21 січня 1194 р. № 3855 – ХІІ « Про державну таємницю» і Закону України 21 вересня 1999р. № 1079 « Про внесення змін до Закону України «Про державну таємницю»».

Звіт відомостей, що становлять державну таємницю, визначений наказом Служби безпеки України 01 березня 2001 р. № 52.

Порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави визначено Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших носіїв інформації, які містять інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України 27 листопада 1998 р. № 1893.

Цей реквізит може формулюватися й так: « Цілком таємно»; « Особливо важливо»; «КТ» (комерційна таємниця); «Конфіденційно».

Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28) зазначають на лицьовому боці або, якщо немає місця, то на звороті останнього аркуша документа в лівому нижньому куті, наприклад:

Мельник 242 47 21

або

Сухий Артем Федосійович 222 78 96

У разі потреби зазначають шифр особи, яка надрукувала документ ( наприклад КШ — утворюється першими літерами імені та прізвища — Катерина Шевченко), кількість віддрукованих примірників (3), дату віддрукування (25.10.2010), куди направлено примірники, наприклад:

Відмітка є довідковою інформацією. Вона допомагає напряму встановити контакт із виконавцем. Цей реквізит друкують шрифтом розміром 8-11 друкарських пунктів.

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 29) проставляють після вирішення питання, яке порушено в документі, або направлення відповіді. Відмітка може містити такі дані: короткі відомості про виконання, якщо немає документа, котрий свідчить про виконання, або, якщо такий документ є, посилання на його дату й номер; слова « До справи»; номер справи, де зберігатиметься документ. Підписує і датує відмітку виконавець документа чи керівник структурного підрозділу, в якому виконано цей припис документа. Цей реквізит оформлюють від руки в лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа ( дозволяється заходити в робоче поле), наприклад:

або

Відмітку про надходження документа до організації (реквізит 31) розміщують у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Цей реквізит містить такі дані : скорочену назву ( або абревіатуру) організації – одержувача документа, його внутрішній реєстраційний індекс і дату ( за потреби – години й хвилини ) надходження документа, наприклад:

ВПУ № 62 Вх. № 127 27. 05. 2010

Відмітку про надходження документа доцільно ставити з допомогою штампа, наприклад:

Тут ВТЕП — скорочена назва Вінницького технікуму електронних приладів (підпис особи, яка оформила реквізит 31, проставляється в разі потреби).

Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) складається з його порядкового номера, який можна доповнювати індексом структурного підрозділу та індексом справи за номенклатурою справ, наприклад:

або

Тут 01 — індекс структурного підрозділу, 17 — номер справи, в якій зберігатиметься документ, 142 — вихідний порядковий номер документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складається з реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документів.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 17), фіксують тільки в документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Відомості в реквізит переносять з ініціативного документа, на який дають відповідь. Вони містять його вихідний реєстраційний індекс і дату. Цей реквізит розміщують нижче за реквізити 11, 12 на спеціально відведено місці на бланку, наприклад:

На № 07-02/121 від 30.05.2010

або на одному рівні з реквізитами 11, 12 на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад:

29 серпня 2010 р. № 02-07/521 на номер 04- 35/424 від 25.08.2010

Відмітка про наявність документа в електронній формі ( реквізит 30) містить повне ім’я файла і місце його зберігання,код оператора та інші пошукові дані, які визначає установа. Цей реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, наприклад:

C:\vid\111\2010\1yst_5/doc

або

C:\doc-2010\dep_211\2110154/doc

Відмітка про контроль ( реквізит 20) означає, що документ взято на контроль з метою забезпечення його виконання в установлений строк. Відмітку про контроль позначають літерою «К» чи словом ( від руки або з допомогою штампа « КОНТРОЛЬ») на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту документа.

Запис про державну реєстрацію ( реквізит 32) ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативні акти, які відповідно до Указу Президента України 03 жовтня 1992 р. № 493 « Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» заносять до державного реєстру ( див. дод. 40). Організація – автор нормативного акта має залишити вільне місце (6 см. × 10 см.) у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження для запису про державну реєстрацію, наприклад:

Зареєстровано в Міністерстві юстиційУкраїни " 14 " травня 20 10 р. за № 325/17620 Керівник реєструючого органу ________________(підпис)

СКЛАДАННЯ Й ОФОРМЛЮВАННЯ
СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи (статути, положення, інструкції, правила) на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов'язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовими, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.

СТАТУТИ

СТАТУТ — це юридичний акт, яким оформлюється утворення підприємства, організації, установи, фірми, визначаються їхня структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими підприємствами, організаціями, установами, фірмами чи фізичними особами,а також обумовлюється порядок реорганізації та припинення діяльності.

Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрування до відповідних державних органів [для товариств з обмеженою відповідальністю (TOB), приватних (ПП) і малих (МП) підприємств таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті], де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного індексу та юридичної адреси.

Лише після за реєстрування підприємство має право розпочати свою діяльність.

Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових конкретизацією їх).

Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, під- пункти, котрі нумерують арабськими цифрами.

Розглянемо статут суб'єкта підприємницької діяльності (дод. 11). О РЕКВІЗИТИ СТАТУТУ:

о назва товариства (може поєднуватися з назвою виду доку- мента);

о назва виду документа (СТАТУТ);

О гриф затвердження документа;

о відмітка про реєстрацію;

місце складання чи видання документа, рік.

Усі зазначені реквізити, як правило, оформлюють на окре- мому аркуші паперу —титульному аркуші.

На подальших аркушах оформлюють текст статуту, який може мати такі розділи:

1.Загальні положення

2.Мета утворення і предмет діяльності

3.Фонди товариства

4.Зовнішньоекономічна діяльність

5.Права та обов'язки засновників

6.Порядок розподілу прибутків і відшкодування збитків товариства

7.Майно та засоби(кошти) товариства

8.Форс-мажор

9.Зміни законодавства

10.Органи управління товариства

11.Реорганізація та ліквідація товариства

12.Набуття Статутом чинності, зміни й доповнення до Статуту та ін.

Зміст статуту має бути постійно істинним, тобто в разі потреби в нього слід уносити доповнення та зміни. Мета утворення й діяль- ність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чин- ним законам України та іншим державним нормативно-правовим актам.

Статути оформлюють на аркушах паперу формату А4 з допомогою комп’ютера або інших друкувальних засобів.

Усі аркуші зшивають, прошнуровують і засвідчують печатками.

Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, державним контролюючим органам, представникам судових і слід- чих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.

Статути слугують підставою для розробки положень, правил та інших документів, що створюються на підприємствах.