Виготовлення документів за допомогою персонального комп'ютера

Нині організовування управління неможливе без застосування комп'ютерних технологій. Практично всі працівники сфери управління на підприємствах, в організаціях, установах, фірмах використовують у своїй діяльності персональні комп'ютери (ПК). Це спрощує й прискорює процес підготування документів, уможливлює і зберігання та опрацювання великих обсягів інформації, доступ до певної інформації з будь-якої точки земної кулі.

Сьогодні ПК основний засіб створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання й передавання інформації.

Впровадження ПК у діловодстві відкрило принципово нові можливості для документаційного забезпечення управління, дало змогу піднести діловодну діяльність на сучасний рівень, кардинально підвищити продуктивність та якість роботи працівників служби документування.

У зв'язку з комп'ютеризацією управління виробництвом і переходом до зберігання інформації на нетрадиційних носіях сьогодні під документаційним забезпеченням управління розуміють створення документованої інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Люди завжди намагалися в певний спосіб зафіксувати свої знання, аби передати накопичену інформацію іншим. Розвиток документа як засобу фіксування інформації тісно пов'язаний із прогресом людства. Від наскельних зображень людина переходить до клинописних табличок, використання папірусу, пергаменту, паперу. Люди спочатку пишуть гусячим пером, а згодом винаходять металеві. Набагато пізніше масове тиражування документів почали здійснювати в друкарнях. Однак окремі документи ще довго виготовляли рукописним способом, і лише винайдення механічної друкарської машини, яку стали широко використовувати з кінця XIX ст., дало змогу механізувати процес створення документів. Потім з'явились електричні друкарські машини, набагато зручніші й швидкодійніші, ніж механічні, які полегшили працю друкарок. У другій половині XX ст. розпочалося впровадження електронно-обчислювальних машин (ЕОМ), які спочатку призначалися для виконання складних обчислень. І нарешті в 1946 p. створено перший комп'ютер — ENIAC, маса якого становила 30 тонн. Уже в 1968 р. у світі налічувалося близько 30 000 комп'ютерів. Це були переважно великі універсальні ЕОМ і «міні-комп'ютери» розміром як побутовий холодильник. Програми в них уводили за допомогою перфокарток.

Наприкінці 60-х років XX ст. на базі потужних ЕОМ почалося впровадження автоматизованих систем керування (АСК), які давали змогу централізовано опрацьовувати дані в масштабі великого підприємства й цілої галузі.

Робота з документами завжди вимагала значних затрат праці, що було пов'язане з необхідністю передруковування окремих сторінок або всього документа в разі внесення в нього змін чи виправлень. із появою електронних друкарських машин, оснащених запам'ятовувальним пристроєм (ЗП), цю проблему вдалося вирішити, але тільки частково. І лише впровадження персональних комп'ютерів радикально змінило процес підготування документів і діловодство в цілому.

Персональні комп'ютери швидко поширились у сфері управління, оскільки з їхньою допомогою зручно готувати різні текстові документи. В цьому разі комп'ютер виконує роль розумної друкарської машини, котра здатна запам'ятати все, що на ній було надруковано, котра дає змогу внести в текст будь-які зміни й навіть знайти й виправити граматичні помилки, допущені під час складання.

Є багато програм для оброблення документів. їх називають текстовими редакторами.

На початку 90-х років з'явився графічний інтерфейс, який підтримував принцип «WYSIWYG» (What You See Is What You Get — Те, що Ви бачите, — це те, що Ви одержите), інакше кажучи, що на екрані, те й на папері.

Поява ПК була цілком обгрунтованою. Якщо з початку XX ст. завдяки науково-технічній революції продуктивність праці в промисловості зросла в десятки, а то й у сотні разів, то прогрес у сфері управління був майже непомітним. Тож для подолання дедалі більших складностей, що виникали в процесі управління в різних галузях, були необхідні докорінні зміни. Сьогодні ми є свідками Інформаційної революції. Комп'ютер дав змогу кардинально реформувати сферу управління, й нині він зумовлює її нормальне функціонування.

Як відомо, документ створюють, аби зафіксувати потрібну інформацію, щоб її можна було передати на відстань і використати з часом. І перший, головний напрям застосування ПК у сфері управлінської діяльності — це створення документів, тобто фіксація інформації.

Коли документ надсилають адресатові комп'ютерними мережами, ПК стає засобом комунікації (для передавання документів усередині організацій створюються локальні мережі). Отже, передавання документа на відстань — другий напрям використання комп'ютера.

Одержані документи треба опрацювати, зареєструвати й проконтролювати хід їх виконання. Розв'язання цих завдань за допомогою спеціальних програмних забезпечень становить третій напрям використання ПК.

Нарешті, четвертий напрям — це зберігання інформації, тобто організація схоронності документів. Компактність зберігання, швидкий пошук потрібного документа, формування добірок документів заданої тематики — все це досягається завдяки створенню електронного архіву.

Для підготування, опрацювання, передавання, контролювання й зберігання документів за допомогою ПК використовується таке програмне забезпечення:

• операційна система (ОС), тобто базова програма, під керуванням якої працює комп'ютер;

• текстовий редактор;

• електронні таблиці;

• система керування базами даних (СКБД);

• комунікативні програми для роботи з телефаксами й доступу в Internet;

• утиліти (допоміжні програми, що оптимізують роботу комп'ютера).

Як правило, використовуються також:

• OCR (Optical Character Recognition System) — програми оптичного розпізнавання текстів для перенесення документа, виготовленого на папері, в комп'ютер за допомогою сканувального пристрою;

• електронні словники Й перекладачі.

На підприємствах, в організаціях, установах, фірмах можуть застосовуватися різні версії одних і тих самих програм.

ОГЛЯД МОЖЛИВОСТЕЙ Microsoft Office 97 Professional

Як приклад розглянемо широко застосовувані в Україні локалізовані (перекладені російською мовою) програмні продукти фірми «Microsoft»: офісні додатки Microsoft Office 97 Professional — Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook (операційна система — Windows 98) ( широко використовуються й нові офісні додатки та операційна система).

Microsoft Word (рис. 7) — це офісний додаток для опрацювання текстів. Його можна використовувати для виготовлення будь-яких документів, бюлетенів, брошур, буклетів, нанесення надписів і зображень на конверти тощо. Продукти, створені у Word, можуть містити текст, графіку, звук, відеокліпи тощо. Word дає змогу легко оформляти документи: автоматично формувати абзаци, вирівнювати їх, центрувати, задавати абзацні відступи, форматувати текст, розбивати його на сторінки, переносити фрагменти тексту, змінювати шрифти, береги, міжрядкові інтервали, виправляти орфографічні й граматичні помилки безпосередньо в процесі створення документа. Крім цього, у Word є вбудовані засоби інтегрування графіки в документ (можна використовувати WordArt і OfficeArt для створення ефекту об'єму й надання продуктові різних форм). Підтримання фонових зображень дає змогу створювати привабливі продукти для відображення на екрані чи розміщення в Internet.

Microsoft Excel (рис. 8) --- це програма оброблення електронних таблиць, що використовується як електронна бухгалтерська книга для відслідковування й аналізу фінансової та іншої числової інформації. Матриця Excel складається з комірок, в які вводять числові й текстові дані, математичні формули, що складають електронну таблицю. Excel здійснює обчислення в електронній таблиці, визначає їх результати й відображує останні в комірках замість формул. Таким чином, формула діє «за лаштунками» й генерує результат, відображений в електронній таблиці.

Програма Excel дає змогу також працювати зі списками даних (подібно до системи керування базами даних), створювати дво- й тривимірні діаграми на основі даних електронної таблиці. Крім того, в електронні таблиці Excel можна вбудовувати графіку й текст з інших додатків Office 97 (Word, PowerPoint).

Офісний додаток Excel застосовують переважно для виготовлення звітно-статистичної, планової, конструкторської, розрахунково-грошової та інших систем документації.

Microsoft PowerPoint дає змогу проводити презентації під час виставок-продажів, семінарів і т. д., тобто надавати інформацію для групи людей із застосуванням тексту й графіки. Інакше кажучи, PowerPoint працює як електронна програма з демонструваннями слайдів (сторінок із текстом, прозорих плівок тощо, які виводяться на екран проектуванням зображення з дисплея комп'ютера користувача на монітор більшого розміру). При цьому оператор може проглядати інформацію разом зі своїми нотатками, тоді як аудиторія на великому моніторі бачить лише відображення слайдів. На основі цих слайдів можна створювати реальні фотографічні слайди, призначені для показу за допомогою діапроектора. Слід зазначити, що презентації у PowerPoint не обмежуються демонструванням статичних зображень: можна використовувати ефекти анімації, звук, розповіді тощо.

Microsoft Access — це потужна програма опрацювання баз практично будь-яких типів даних, котру можна використовувати для їх зберігання, сортування та керування ними. Access є програмою керування реляційними базами даних (тобто такими, записи яких! можна зіставляти одні з одними та іншими джерелами даних і аналізувати для створення динамічного джерела даних). Уміст такої бази може змінюватися в результаті сортування, запитів чи інших операцій із даними. Програму Access легко використовувати. База даних визначається простим задаванням полів даних, які мають міститися в базі (наприклад, ім'я, адреса та індекс). Користувач може легко створювати форми даних, які допоможуть уводити дані в базу:! Крім того, Інтеграція Access із VBA дає змогу розробляти потужні користувацькі програми для введення даних і керування ними, а і також експортувати дані в інші додатки, в тому числі в додатки Microsoft Office 97.

Microsoft Outlook 97 — це водночас програма оброблення електронної пошти й менеджер особистої інформації (Personal Information Manager — PIM). Даний програмний додаток спирається на базові компоненти опрацювання повідомлень, що забезпечуються Microsoft Exchange та Windows 98. Outlook підтримує кілька систем керування повідомленнями, які правлять за додаткові модулі й дають змогу опрацьовувати повідомлення різних типів, а також працювати з різними серверами повідомлень. Outlook підтримує Microsoft Mail, Internet Mail, Microsoft Network і CompuServe різних виробників, a це означає, що електронну пошту від CompuServe та з Internet можна зібрати в одній поштовій скриньці й читати та опрацьовувати її за допомогою єдиного інтерфейсу — Outlook.

Окрім підтримання електронної пошти, Outlook дає змогу надсилати й одержувати факси (якщо встановлено факс-модем) за допомогою систем керування повідомленнями Microsoft Fax і Delrina WinFax.

Засоби PIM уможливлюють керування адресною книгою, розписом зустрічей, здійснення планування, ведення нотаток тощо. Підтримуючи такий широкий спектр завдань, Outlook є важливою складовою Office 97. Інформацію Outlook можна легко інтегрувати з іншими додатками Office 97. Наприклад, адресну книгу Outlook можна застосувати для створення поштових етикеток або листів у Word.

УСТАНОВЛЕННЯ ФОРМАТІВ ПАПЕРУ Й РОЗМІРІВ БЕРЕГІВ

Як відомо, для виготовлення службових документів використовують переважно папір форматів А4 та А5. У комп'ютерних програмах, навіть локалізованих (російською та українською мовами), задано формати наперу й розміри берегів, що можуть не відповідати вітчизняним державним стандартам. Тому, починаючи працювати в Microsoft Word, треба зробити таке:

• у рядку головного меню (див. рис. 7) вибрати пункт «Сервіс» - «Параметри» й на вкладці «Загальні» як одиницю вимірювання задати «Сантиметри» (рис. 9), натиснути кнопку «ОК»;

• у рядку головного меню вибрати пункт «Файл» => «Параметри сторінки» й на вкладці «Розмір паперу» задати «А4 210 х 297 мм» (рис. 10).

• установити береги, використовуючи вкладку «Береги»: лівий — 3,0 см, правий — 1,0 см, верхній і нижній — по 2,0 см, після цього натискують кнопку «За умовчання» (рис. 11).

Коли треба, щоб реквізити документа розташовувалися паралельно довгій стороні аркуша (це стосується переважно виготовлення табличних форм і схем), то на вкладці «Розмір паперу» в пункті «Орієнтація» слід вибрати «Альбомна» (див. рис. 10).

Будь-який новий документ у текстовому редакторі типу Microsoft Word 97 створюється на основі шаблону, яким може бути чиста сторінка з певним набором параметрів оформлення документа

Рис. 10. Вкладка «Розмір паперу» в діалоговому вікні «Параметри сторінки»

140

Рис. 11, Вкладка «Береги» в діалоговому вікні «Параметри сторінки»

(розмір паперу, берегів, шрифти тощо), установлених «За умовчання». Шаблон може мати також стандартний текст, графіку, особливе оформлення тощо. Набір шаблонів, у яких відображено управлінські ситуації, дає змогу значно прискорити процес підготування документів, поліпшити їх оформлення, досягти уніфікації, а отже, полегшити сприйняття документа.

КОНСТРУЮВАННЯ БЛАНКА ДОКУМЕНТА

Багато документів доводиться оформлювати на фірмових бланках (вимоги див. на с. 17—26), тому доцільно починати роботу саме із створення їх шаблонів. Як приклад розглянемо процес виготовлення шаблонів бланків для службових листів підприємства недержавної форми власності.

Виготовлення шаблону бланка для службового листа з кутовим центрованим розташуванням постійних реквізитів. У рядку головного меню вибрати пункт «Файл» «Створити». Відкриється діалогове вікно «Створення документа». Вибрати вкладку «Загальні», позначити «Шаблон», задати «Новий документ» «ОК» (рис. 12). Відкриється чиста сторінка Word. Установити потрібні параметри сторінки (див. вище). Увійти в колонтитул, для чого в рядку головного меню натиснути «Вид» «Колонтитули» (рис. 13).

У вікні «Колонтитули» відкрити діалогове вікно «Параметри сторінки». На вкладці «Макет» вибрати: «Почати розподіл із наступної сторінки», «Вертикальне вирівнювання за верхнім краєм», «Застосувати до всього документа» і, щоб зображення емблеми не з'являлося

Рис. 12. Діалогове вікно «Створення документа»

на наступних сторінках багатосторінкового документа, обов'язково задати «Розрізняти колонтитули першої сторінки «ОК» (рис. 14).

Рис. 13. Діалогове вікно «Колонтитули»

Рис. 14. Вкладка «Макет» у діалоговому вікні «Параметри сторінки»

У рядку головного меню задати «Вставка» => «Рисунок», вибрати ••Картинки» чи «Із файла» (залежно від того, де розташована заздалегідь підготовлене зображення емблеми) (рис. 15). Підвівши курсор до вибраного рисунка, двічі натиснути ліву кнопку миші (в колонтитулі з'явиться це зображення). Витягуючи або звужуючи рисунок, задати потрібні розміри його. Підвести у відведене місце (див. рис. 18). Закрити діалогове вікно «Колонтитули».

У рядку головного меню вибрати «Вставка» => «Номери сторінок», задати «Формат...» і у форматі номера вибрати «1, 2,3 у нумерації сторінок зазначити «продовжити => ОК»(рис. 16)

Рис. 15. Діалогове вікно «Вставляння рисунка»

У діалоговому вікні «Номери сторінок» вибрати: « Розташування: в Горі Сторінки», «Вирівнювання: Від центра» ( не зазначати « номер на першій сторінці») => «ОК» (рис. 17)

Рис. 16. Вікно «Формат номера сторінки

Рис. 17. Вікно «Номери сторінок»

Натисканням клавіші [Enter] опустити курсор приблизно на 5,5 см ( якщо розмір шрифту 14п., то натиснути ) [Enter] 10 разів.

На панелі інструментів «Стандартна» (див. рис. 7) вибрати «Рисування» «Надпис», підвести хрестик у лівий верхній куток робочої площі, натиснути ліву кнопку миші (з'явиться квадрат), витягуванням задати розміри (висоту — не більше ніж 5,25 см, ширину — не більш як 7,3 см). Натиснути ліву кнопку миші, щоб усередині рамки активізувався курсор, на панелі інструментів «Форматування» вибрати форматування тексту «По центру» (рис. 18). Використовуючи різні шрифти, оформити в раніше підготовленому прямокутнику постійні реквізити й трафаретні позначки для дати, індексу, посилання на індекс і дату документа, що надійшов.

Після цього підвести курсор до будь-якої сторони прямокутника (з'явиться значок +), натиснути праву кнопку миші, відкрити діалогове вікно «Формат надпису..,», у вкладці «Кольори й лінії», вибрати «Немає ліній» (у такому разі під час друкування ліній рамки не буде) (рис. 19). Натиснути кнопку «ОК».

Так само оформити невидиму рамку для адресата в правому верхньому куті. Активізувати курсор у цьому прямокутнику, виставити шрифт (розмір і рисунок шрифту мають бути такими самими, як і в тексті). На панелі інструментів «Форматування» задати форматування тексту «За лівим краєм».

У документах, виготовлених за допомогою ПК, кутові обмежувальні рамки для заголовка до тексту не проставляють, а обмеження довжини рядків у заголовках досягають оформлюванням відповідного абзацу шаблону документа чи створенням стилю « Заголовок» із такими параметрами: правий відступ – « 9,0 см », форматування тексту – « За лівим краєм», ( слід пам’ятати, що абзацного відступу немає).

Рис. 18. Вставляння рамки для постійних реквізитів і трафаретних позначок

Рис. 19. Діалогове вікно «Формат надпису»

Для цього можна на панелі інструментів «Форматування» (див. рис. 7) відкрити меню «Стиль», вибрати, наприклад, «Заголовок І», задати рисунок шрифту, його розмір, правий відступ (переконатися, що лівого відступу немає). Знову підвести курсор на «Стиль», вибрати «Заголовок 1» і натиснути ліву кнопку миші; з'явиться вікно «Перевизначення стилю»; задати «Перевизначити: даний стиль, використовуючи виділений фрагмент як зразок». Натиснути кнопку «ОК».

Шаблон готовий. Тепер йому присвоюють ім'я, зберігають і закривають вікно.

Виготовлення шаблону бланка для службових листів із поздовжнім зцентрованим розташуванням постійних реквізитів. Для оформлювання емблеми Й постійних реквізитів виконати операції, описані вище (висота рамки буде дещо меншою — 4,25 см, ширина — на всю робочу площу).

Знову використовуючи панель інструментів «Стандартна» вибрати «Рисунок» =»■ «Надпис», як і в попередньому прикладі оформити трафаретні позначки для дати, індексу, посилання на індекс і дату вхідного документа, а також окрему рамку для реквізиту «Адресат».

Усі шаблони можна виготовляти також за допомогою кодів полів.

Рис. 20. Екран Word у разі оформлення подвійного підпису із застосуванням

таблиці

Виготовлення шаблону загального бланка (розташування постійних реквізитів поздовжнє зцентроване). Для оформлення емблеми й постійних реквізитів виконати операції, описані вище.

Нижче від невидимого прямокутника залишити місце для реквізиту 10 «Назва виду документа». Для нанесення трафаретних позначок для реквізитів 11, 12, а також оформлювання реквізиту 14 можна вставити таблицю із захованою сіткою (три стовпчики: перший — до 5-ї, другий — до 14-ї позначки на лінійці, третій — до кінця робочої площі). В першому й третьому стовпчиках вибрати форматування тексту «За лівим краєм», у другому — «По центру».

Особливості оформлювання реквізитів 17, 23. Гриф затвердження (реквізит 17) можна оформляти як і «Адресат», лише довжина рамки має бути дещо меншою. Для оформлювання реквізиту «Підпис» можна вставити таблицю із захованою сіткою, розбитою на три стовпчики. Скрізь виставити форматування тексту «За лівим краєм». Перший стовпчик — до 8-ї позначки на лінійці, другий — до 12,5. Це зручно, якщо назва посади займає багато рядків (слід пам'ятати, що розшифрування підпису оформлюють на рівні останнього рядка назви посади).

Якщо реквізит 23 оформлюється в документі, який підписуватимуть кілька посадових осіб одного й того ж самого підприємства (їхні підписи розташовують один під одним), то можна вставити таблицю з кількома рядками.

Для оформлювання реквізиту 23 у документі, який підписуватимуть дві чи більше осіб, котрі обіймають посади однакового рівня, доцільно вставити таблицю, вибравши два рядки й два стовпчики (рис. 20, 21). У такому разі для оформлювання розшифрування підпису використовують клавішу пробілу.

Для виготовлення змінних реквізитів у службових документах застосовується переважно шрифт гарнітури Times New Roman розміром 14—12 п. Якщо документ надруковано шрифтом розміром 14 п. і на останній сторінці тексту небагато, то його можна «пригнати» й одержати повні сторінки (розмір шрифту після приганяння має бути не меншим ніж 12 п.) (рис. 22).

Рис. 22. Перегляд документа перед приганянням

Рис. 21. Діалогове вікно «Вставляння таблиці»

Відстань між рядками змінних реквізитів становить один інтервал, а між реквізитами — 2—3 інтервали. Оформлюючи реквізит 23 текст документа, його здебільшого форматують «За шириною» (в разі потреби вставляють «м'які перенесення»). Складові частини реквізитів: «Адресат», «Гриф затвердження документа», «Підпис», «Гриф погодження документа», «Візи документа» рекомендується відокремлювати 1,5—2 інтервалами (1,5, якщо відстань між реквізитами становить 2 інтервали, і 2 — якщо 3 інтервали).

ПІДГОТУВАННЯ СЛУЖБОВИХ ВІДРЯДЖЕННЬ

СЛУЖБОВИМ ВІДРЯДЖЕННЯМ вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі - підприємства) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Порядок відряджання регламентує «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон»*. Розглянемо порядок підготування й оформлення відряджень.

Підготування відряджень працівників — важлива складова роботи відповідальних осіб. Аби відрядження було успішним, треба:

• добрати й підготувати необхідну інформацію;

• добрати й підготувати матеріали та документи, що можуть знадобитися працівникові;

• віддрукувати програму відрядження тощо.

Програму відрядження друкують у двох примірниках, один з яких вручають працівникові, а інший — залишають на підприємстві. В програмі вказують назви організацій і структурних підрозділів, посадових осіб (їхні прізвища, імена, по батькові, службові телефони), з якими передбачено зустрічі. Детально зазначають зміст запланованих заходів, а також місце Й час їх проведення. Маючи другий примірник програми, відповідальна особа може в разі потреби швидко зв'язатися з працівником телефоном і передати чи одержати потрібну інформацію.

Від'їздові у відрядження передують видання наказу (розпорядження) «Про відрядження» та оформлювання ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ (дод. 96), в якому зазначають:

• прізвище, ім'я, по батькові, посаду відрядженого;

• куди відряджено;

• підставу для відрядження;

• строк відрядження (скільки днів і до якого числа);

• назву, серію, номер документа, що засвідчує особу відрядженого.

• дату й реєстраційний номер посвідчення про відрядження.

Наказ (розпорядження) про відрядження видають за кілька днів до від'їзду, аби працівник міг підготуватися. Підприємство, що відряджає працівника, реєструє це в спеціальному журналі (дод. 97).

Порядок відрядження в межах України. Відрядженому працівникові перед від'їздом видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житла, й добові (витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника), норми яких установлено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України 23.04.99 № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».

Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту.

Керівник підприємства може своїм наказом (розпорядженням) установлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження: витрат на наймання житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати. Розмір добових витрат, що виплачується працівникам, направленим у відрядження підприємствами всіх форм власності, не може бути нижчим ніж норми добових витрат, установлених працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються ( фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Днем вибуття працівника у відрядження вважається день вильоту літака, відправлення потяга, судна, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. В разі відправлення транспортного засобу до 24-ї год. включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї год. й пізніше — наступна доба. Якщо аеропорт, вокзал, пристань, станція розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, то в строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до них. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи.

На працівника, котрий перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого його відряджено. Замість днів відпочинку, не використаних за період відрядження, Інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Якщо працівника спеціально відряджено для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за це виплачується відповідно до чинного законодавства.

Якщо працівник від'їжджає у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. Якщо наказом про відрядження передбачено повернення працівника з відрядження у вихідний день, т о працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин. За відрядженим працівником зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за період відрядження (на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи), в тому числі й за час перебування в дорозі.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів. Строк відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, має не перевищувати строку будівництва об'єктів. Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, має не перевищувати періоду проведення таких заходів.

Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України приймається відповідно до вимого постанови Кабінету Міністрів України 15 березня 2002 р. № 337 « Про службові відрядження в межах України керівників органів виконавчої влади та Секретаріату Кабінету Міністрів України ».

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відиміткамив посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до кількох населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному з них. Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття й вибуття працівника завіряються тією печаткою, котрою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису посадовця, на якого наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження та прибувають із нього.

На прохання відрядженого працівника належна йому заробітна плата переказується поштою за рахунок підприємства, що його підрядило. На період відрядження особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відрядило. В разі направлення працівника у відрядження водночас з основної роботи й роботи за сумісництвом за ним зберігаються обидва середніх заробітки, а витрати на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника, за погодженням. За кожний день (включаючи дні від'їзду й приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, в тому числі вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах граничних норм, установлених Постановою Кабінету Міністрів України № 663. Кількість днів відрядження для виплати добових визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. В разі відряджання працівника строком на один день або до такої місцевості, звідки він має змогу щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Якщо в посвідченні про відрядження немає позначок, то добові не виплачуються.

Якщо є підтвердні документи (оригінали), то підприємство відшкодовує відрядженому працівникові витрати на наймання житла в розмірі фактичних витрат з урахуванням вартості побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чищення, лагодження й прасування одягу тощо, але не більш як 10 % від норм добових витрат за всі дні проживання), за користування холодильником, телевізором (крім витрат на телефонні переговори тощо). Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелі в розмірі не більш як 50 % його вартості за одну добу згідно з поданими підтвердними документами (оригіналами). Витрати на наймання житла в разі вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, також відшкодовуються в порядку й розмірах, зазначених вище.

Витрати на проїзд до місця відрядження й назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним, автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до вокзалу, аеропорту, пристані, станції, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений. Відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого з керівником.

Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житла згідно з підтвердними документами (оригіналами).

У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житла (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) й сплачуються добові протягом усього періоду, поки він за станом здоров'я не може виконувати покладене на нього службове доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більш як два місяці. Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання мають бути засвідчені в установленому порядку.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються в строк відрядження.

За час затримки в місці перебування у відряджені без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житла та інші витрати.

Протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів ( залишку коштів, понад суму , витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку. Разом зі звітом подається посвідчення про відрядження, оформлене у встановленому порядку, і документи (оригінали), що підтверджують витрати у зв’язку з відрядженням.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів (оригіналів), а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.

Витрати у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються. Витрати, пов'язані з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, який підтверджує витрати.

Для державних службовців, а також інших осіб, які відряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, установлюються додаткові обмеження відповідно до чинного законодавства.

Витрати на харчування, вартість якого включено до рахунків на сплату вартості проживання в готелях або проїзних документів, оплачуються відрядженими за рахунок добових. Витрати на проживання понад установлені граничні норми та на перевезення понад 30 кг багажу державним службовцям, а також іншим особам, які підряджаються підприємствами, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, відшкодовуються згідно з підтвердними документами (оригіналами) лише з дозволу керівника. Витрати на проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1—4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1—2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го та бізнес-класу відшкодовуються в кожному окремому випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїзними документами. Відшкодування витрат на службові телефонні переговори здійснюються в розмірах, погоджених із керівником.

Керівники підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, особисто вирішують питання про відшкодування своїх витрати на наймання житла, які перевищують граничні норми, встановлені відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 663, та витрати на проїзд у м'якому пагоні, на суднах морського флоту в каютах, що оплачуються за 1—4-ю групами тарифних ставок, на суднах річкового флоту в каютах 1—2-ї категорій, а також повітряним транспортом за квитками 1-го та бізнес-класу.

Порядок відряджання за кордон. Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки на запрошення подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Строк відрядження визначається керівником, але має не перевищувати 60 календарних днів. Строк відрядження працівників, які направляють за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для здійснення монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, має не перевищувати одного року. Строк відрядження працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для виконання авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях Організаціях Об’єднаних Націй згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об’єднаних Націй, має не перевищувати 6-ти місяців. Строк відрядження працівників державної контрольно-ревізійної служби, які направляються для проведення контрольних заходів, має не перевищувати періоду проведення таких заходів.

Підприємство, що направляє працівника у відрядження за кордон, зобов’язане забезпечити його коштами в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні витрати в розмірах згідно з установленими нормами та з урахуванням положень Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств».

Працівникам, яких направляють у відрядження підприємства (крім державних службовці, а також інших осіб, яких направляють у відрядження підприємства, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), добові виплачують в іноземній валюті у сумі, що в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день видачі коштів із каси вповноваженого банку, не перевищує визначених граничних норм добових витрат.

Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то можливе застосування арифметичного правила округлення до одиниці.

Придбання валютних коштів у вповноваженому банку та бухгалтерський облік іноземної валюти здійснюються згідно з вимогами чинного законодавства.

За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються такі витрати:

• на проїзд (включаючи попереднє замовлення квитків, користування постільними речами в поїздах, оплату аеропортних зборів, перевезення багажу) як до місця відрядження й назад, так і за місцем відрядження;

• на оплату рахунків за проживання в готелях (мотелях) або наймання іншого житла, а також уключених у такі рахунки витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження й прасування одягу, білизни, чищення й ремонт взуття), за користування холодильником, телевізором (крім каналів, за які встановлено окрему плату), кондиціонером;

• на оплату телефонних рахунків;

• на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні (в разі обміну валютних коштів), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з додержанням правил в'їзду й перебування в місці відрядження, в тому числі й будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати відшкодовуються лише за наявності документів (оригіналів), що підтверджують вартість цих витрат, у вигляді рахунків готелів (мотелів) або інших суб'єктів, які надають послуги з розміщення й проживання відрядженого працівника, транспортних квитків або рахунків (багажних квитанцій), страхових полісів тощо. Документи, що підтверджують вартість таких витрат, проведених за кордоном, оформлюються відповідно до законодавства країна відрядження.

Витрати у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише з поважних причин (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо) за наявності документа, що підтверджує витрати.

Крім зазначених витрат, відрядженому працівникові відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 663 відшкодовуються (в межах установлених норм) не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати) у зв'язку з відрядженням.

У разі відрядження з України до країн, з якими встановлено повний прикордонний митний контроль, фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначається за відмітками в закордонному паспорті контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України; в разі відрядження з України до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний митний контроль, — згідно з позначками в посвідченні про відрядження сторони, що відряджає, та сторони, що приймає.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття й вибуття працівника завіряються тією печаткою, котрою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису службовця, на якого наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження та прибувають із нього. За відсутності таких позначок (у паспорті чи в посвідченні про відрядження) добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються. Виїзд у відрядження за кордон і повернення в Україну в один і той самий день вважається одним днем відрядження.

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах граничних норм за кожний день відрядження,включаючи день вибуття та прибуття; в разі включення витрат на харчування до рахунків за наймання житла та у випадках, коли відряджений працівник за умовами запрошення забезпечується стороною, яка приймає, безкоштовним харчуванням у країні перебування (в дорозі), — в межах граничних норм з урахуванням кількості разів харчування на добу. Залежно від кількості разів харчування на добу впродовж відрядження перерахунок здійснюється за кожну добу окремо. Якщо дата виїзду у відрядження до країн, з якими встановлено повний митний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається із датами зам відмітками в закордонному паспорті чи документі, що його замінює, то добові витрати за час проїзду територією України відшкодовуються в порядку, передбаченому для відряджень у межах України. При цьому за дні перетину кордону України (в обох напрямах) відповідно до вказаних відміток добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для відрядження за кордон. Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до країни, з якою не встановлено чи спрощено прикордонний митний контроль, або повертаючись з такої країни, має пересадки на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі) на території України, то відшкодування витрат на відрядження за період проїзду територією України здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України. Якщо такої пересадки, зупинки немає, то добові витрати відшкодовуються за кожний день відрядження, включаючи дні вибуття й прибуття, за нормами, встановленими для відряджень за кордон.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані та з вокзалу, аеропорту або пристані (якщо ці пункти розташовані за межами населеного пункту) в місцях відправлення, призначення й пересадки, а також витрати на проїзд за місцем відрядження міським транспортом — рейсовими автобусами, метро, тролейбусами, трамваями (крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися засоби пересування безкоштовно.

Якщо передбачено пересування країною відрядження, то керівник підприємства може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватись. Якщо така пропозиція не надходить, то працівник сам вибирає вид транспорту.

Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства.

Зазначені витрати відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів.

Працівникові, якого направлено на роботу в зарубіжні країни строком, що перевищує 60 календарних днів, і який у період перебування за кордоном отримує заробітну плату в іноземній валюті, в разі відрядження в межах країни перебування та до інших країн добові витрати відшкодовуються в іноземній валюті в сумі, що в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день здійснення розрахунку витрат на відрядження, не перевищує граничних норм добових витрат.

У разі виїзду у відрядження із зарубіжної країни до України відшкодування витрат на відрядження здійснюється в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.

Вибуття у відрядження із зарубіжної країни до України й повернення того самого дня до цієї країни вважається одним днем відрядження. З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (в разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника за наявності підтвердних документів оригіналів. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Рішення про подовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке необхідно оформити відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на наймання житла та інші витрати.

Не дозволяється відшкодування витрат на придбання алкогольних напоїв, тютюнових виробів, на видовищні заходи, а також сум «чайових», за винятком випадків, коли суми «чайових» включаються і: рахунки згідно із законами країни перебування.

Якщо сторона, яка приймає, забезпечує відрядженого за кордон працівника додатковими валютними коштами у вигляді компенсації поточних витрат (крім витрат на проїзд до країни призначення й назад та на наймання житла) або добових витрат, то сторона, яка відряджає, виплату працівникові добових зменшує на суму додатково наданих коштів. Якщо сума, надана стороною, яка приймає, відповідає встановленим нормам добових витрат або перевищує їх, то сторона, яка відряджає, добові не виплачує.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до чинних норм за кілометр пробігу та затвердженого маршруту, що має бути визначено в наказі (розпорядженні) керівника підприємства. Відшкодовуються також інші витрати, пов'язані з технічним обслуговуванням службового автомобіля, оплатою за його стоянку та паркування. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та користування водними переправами.

Якщо працівник одержав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів від дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох робочих днів подати звіт про використання коштів наданих на відрядження. Сума залишку коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс, протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження; У межах цього строку керівник підприємства (в разі відсутності - його заступник) зобов'язаний прийняти рішення щодо затвердження звіту.

Разом зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження, подаються документи (оригінали), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, кредитною карткою, безготівковим перерахункові відрядження до країн, з якими встановлено повний митний контроль, до звіту додаються засвідчені відділом кадрів або головним бухгалтером фотокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону і візою країни відрядження (у разі відрядження до країн, з якими встановлено візовий режим).

У разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат у відрядженні, що підтверджені документально, здійснюється виходячи з крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, котрий установлено Національним банком України на день затвердження звіту про використання коштів, наданих на відрядження.

Дозвіл (згода) керівника підприємства на відшкодування витрат понад установлені норми оформляється письмово в довільній формі. Власник (або вповноважена ним особа) відповідно до п. 5.4.8 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» може встановлювати додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження (відшкодування добових витрат, витрат на наймання житла, на побутові послуги, транспортні витрати тощо). Зазначене має бути оформлене відповідним наказом (розпорядженням) по підприємству або визначено в наказі (розпорядженні) про відрядження.

ПРИЙМАННЯ, ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

ПРИЙМАННЯ ДОКУМЕНТІВ. Усі документи, які надходять до підприємства, в тому числі створені за допомогою комп’ютери, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби документування. В канцелярії (офісі) розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО». Якщо конверт пошкоджено, то про це обов'язково роблять відмітку в поштовому реєстру Конверти слід зберігати й додавати до документів у тому разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, дати відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені тощо), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові.

ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТІВ. Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов'язковому попередньому розглядові спеціально призначеними особами ( завідувачем канцелярії або секретарем чи офіс-менеджером).Мета попереднього розгляду полягає у виявленні тих документів, з якими неодмінно має бути ознайомлене керівництво установи або виконавці відповідно до функціональних обов'язків у визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів чи безпосереднім виконавцям. Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надійшли в неробочий час чи день).

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають негайно. Здійснюючи попередній розгляд документів, слід керуватися положенням про підприємство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ. Керівництву підприємства першочергово передають закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом.

Інші документи передають до структурних підрозділів і виконавцям.

На великих підприємствах для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних підрозділів розробляє графік доставляння кореспонденції керівництву й до структурних підрозділів.

РЕЄСТРУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ — це внесення до облікових форм кротких відомостей про них із зазначенням реєстраційного індексу і дати за реєстрування.

Мета реєстрування полягає в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Реєстрування законів України, актів і кореспонденції Верховної Ради України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів і кореспонденції Верховної Ради Автономної Республіки Крим, актів і доручень Ради міністрів Автономної Республіки Крим, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів місцевих рад, документів, що надійшли на розгляд керівника установи та його заступників, розпорядчих документів, листування за підписом керівника та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізованою службою діловодства.

В установах, що мають складну структуру та великий обсяг документообігу, використовується змішана форма роботи з документами: частина документів ( можуть бути лише окремі операції роботи з документами, наприклад приймання, відправляння, контроль виконання тощо) опрацьовується окремим самостійним структурним підрозділом (наприклад, управлінням з документаційного забезпечення установи), інші операції (проходження, формування справ, поточне зберігання, підготування й передавання на постійне зберігання у архівний підрозділ) здійснюють структурні підрозділи, які є головними виконавцями даних документів.

Кожен документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий час), а вихідні та внутрішні — в день підписання чи затвердження. Якщо зареєстрований документ передається з одного структурного підрозділу до іншого, то його повторно не реєструють.

Обов'язково реєструють документи, які надходять від організацій (установ) вищих рівнів, і ті, що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, заяви, скарги громадян.

Місце реєстрації окремих груп документів(накази по особовому складу, договори, звіти тощо) визначається в інструкції з діловодства установи до якої має додаватися затверджений керівником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрації службою реєстрування. До цього переліку можуть входити :

• листи, що надійшли, й копії до відома;

• телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

• графіки, наряди, заявки, рознарядки;

• зведення та інформація до відома;

• навчальні плани, програми (копії);

• рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

• прейскуранти (копії);

• норми витрат матеріалів;

• поздоровні листи й запрошення;

• друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

• наукові звіти;

• щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;

• форми статистичної звітності;

• повідомлення про засідання, наради, збори і прядок денний тощо.

Документи слід реєструвати в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України; накази підприємства з основної діяльності; накази підприємства по особовому складу; рішення колегіальних органів підприємства; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Форми для реєстрації документів і порядок їх заповнення.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки (дод. 98) або спеціальні журнали (дод. 99—101) чи комп’ютерні програми.

Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють з допомогою комп’ютера або інших друкувальних засобів (переважно) або від руки.

Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6 .

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі РКК формату А6 зазначають лише непарні числа місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці проставляють попереднє число.

У графі «Автор документа або кореспондент» фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначати скорочену назву), або, якщо документ вихідний, — куди його надіслано (до якого підприємства). Реєструючи заяви, пропозиції, скарги, в цій графі зазначають також прізвище, ім'я й по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

У графі «Назва виду документа» зазначають реквізит 10 відповідно до назви документа, що реєструється (реєструючи службові листи, цю графу не заповнюють).

У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ треба виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправляється, проставляють очікувану дату відповіді.

У графі «Дата й реєстраційний індекс документа» зазначають реквізити 11 і 12, надані документу підприємством-автором.

Графу «Дата й реєстраційний індекс надходження» заповнюють лише на вхідні документи (реєстраційний індекс присвоюється підприємством-одержувачем).

У графі «Заголовок документа або короткий зміст» наводять заголовок до тексту документа. Якщо заголовок не сповна висвітлює зміст тексту документа, то в цю графу вносять докладніші відомості. Якщо в документі, що реєструється немає заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа й записує стисле формулювання її в цій графі. Від того, наскільки кваліфіковано зроблено записи в графах реєстраційно-контрольної картки, великою мірою залежить оперативність подальшого пошуку документа й можливість відповіді на запит про нього як у поточній роботі, так і тоді, коли документ зберігатиметься в архіві.

У графі «Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець» зазначають повний зміст резолюції, її автора й дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ, і дату направлення (можливе зазначення номера телефону).

В графі «Розписка в одержанні документа» підписується й зазначає дату одержання та особа, якій даний документ передано для виконання.

Запис у графі «Відмітка про виконання» має відображати суть вирішення питання, містити дату й реєстраційний індекс документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі «Контрольні відмітки» роблять відмітки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання. Допускається використання цієї графи для записів, що відображують рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі.

Графи «Фонд №», «Опис №», «Справа №» заповнюють в архіві, куди РКК здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Слід пам'ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це документ великої інформаційної ємкості, тому до її заповнення треба: ставитися відповідально.

Допускається виготовлення кольорових бланків карток, що полегшує роботу з ними. Кількість примірників РКК визначається числом картотек, які ведуться на даному підприємстві. На підприємствах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, РКК складають у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, до якого картку передають разом із документом). Якщо документ ставиться на контроль, то оформляють три примірники РКК.

Реєстраційно-контрольні картки групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Першу частину картотеки використовують для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання, а другу — для пошуку виконаних документів.

Автоматизоване реєстрування документів здійснюється централізовано за допомогою комп’ютера. Запис на магнітний носій виконується з реєстраційно-контрольних карток (див. дод. 98), які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів або прямим уведенням з документа таких обов'язкових реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; реєстраційний індекс документа (дата й реєстраційний індекс надходження — для тих, що надійшли); заголовок до тексту або короткий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); виконавець; строк виконання; відмітка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання й реєстраційний індекс документа-відповіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; хід виконання документа; додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися самим підприємством.

У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних.

Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних працівники служби документування мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання. Ця інформація виводиться на дисплей. За часткової автоматизації пошукових операцій має забезпечуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач має змогу одержати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами реєстрації й про місце знаходження документа на даний час.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів вади: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба вести кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян тощо.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа — в журналі реєстрації наказів. Проте журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах із невеликим обсягом документообігу.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

{НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ — це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків із зазначенням їх зберігання (ДСТУ 2732:2004).

Після того як в управлінській діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він стає «пам'яттю» підприємства, «хранителем» інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких (документів нагромаджується багато. Тому, аби відпрацьовані документи можна було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.

І Для правильного формування справ документи групують за »містом і видами ще в поточній роботі з ними. Групування документів закріплюють у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде нескладно.

І Крім того, номенклатура справ є покажчиком реєстраційних індексів документів, що присвоюються під час реєстрування, оскільки реєстраційний індекс документа може містити індекс структурного підрозділу підприємства та індекс справи за номенклатурою.

Отже, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів підприємства, індексацію справ, установлює строки зберігання документів, використовується як схема побудови довідкової картотеки відпрацьованих документів і є звітним документом архіву підприємства.

Види номенклатур справ. Номенклатури справ поділяють на індивідуальні, рекомендовані й типові.

Індивідуальна номенклатура справ (дод. 109) відображує документи конкретного підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані(дод.110) й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати групування документів підприємств певної категорії зоднаковим характером діяльності (наприклад, середні загально- освітні заклади, , проектні інститути системи Мінрегіонбуду. Типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства, галузі) й має обов'язковий характер.

І Рекомендована номенклатура справ установлює склад справ для установ , однорідних за характером діяльності,але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Рекомендовані й типові номенклатури справ обов'язково розробляються установами(відомствами) вищих рівнів і слугують підставою для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях. Крім того, їх використовують як методичні посібники.

Рекомендовані й типові номенклатури справ обов’язково погоджують з архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специ- фіка формування справ у конкретній установі.

| Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу й зведену номенклатуру справ. Остання відображує документи установи в цілому й складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

ІВимоги до номенклатур справ. На кожному підприємстві (в його структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (неза- лежно від того, чи є рекомендована або типова номенклатура справ).

До основних принципів побудови номенклатури справ належать:

• єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

• застосування індексації документів;

• стабільність Індексів справ.

Номенклатуру справ складають на підставі: ♦ положення про підприємство або статуту підприємства; ♦ планів роботи й звітів про роботу; ♦ штатних розписів; ♦ переліків документів; ♦ класи- фікаторів; ♦ номенклатур справ за попередні роки; ♦ списків струк- турних підрозділів і кореспондентів; ♦ описів справ постійного й тимчасового зберігання (понад 10 років); ♦ довідкових картотек.

До номенклатури справ уносять:

□ усі справи й документи, що відображують документовані ланки роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного підрозділу;

справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припи- нення її діяльності;

□ незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства для, дальшої роботи з ними;

а всі довідкові картотеки документів.

Справи громадських організацій підприємства та його підрозділів уключають до номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при яких їх створено.

І Не вносять до номенклатури справ: друковані видання; збірники постанов Кабінету Міністрів України; Відомості Верховної Ради ' України; брошури; довідники; інформаційні листки; бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформації. І

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функцій і структури установи. Якщо таких змін не сталося, то номенклатуру справ наприкінці кожного року уточнюють і надають їй чинності з_01січня наступного року. Щорічний примірник номенклатури справ є документом постійного зберігання й уноситься до розділу номенклатури секретаріату (структурного підрозділу під номером 01).

Номенклатуру справ складає секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємств^ Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); йому присвоюють індекс 01. Решту структурних підрозділів розташовують після секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім — функціональні або допоміжні служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т. д.

Якщо структурних підрозділів немає, то як назви розділів номенклатури справ можуть використовуватися напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад:

01 — генеральний директор;
02 — заступник генерального	директора а	виробничої
діяльності;
03 — заступник генерального	директора з	комерційних
питань і ф . д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01—02 (01 — «Секретаріат», а 02 — порядковий номер справи, сформованої в секретаріаті).

На початку кожного розділу зазначають найважливіші для діяльності підприємства документи — накази, протоколи, після них листування та інші інформаційно-довідкові документи,а в кінці — журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими й відповідати змістові документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності

• назва виду документів (Накази, Контракти, Протоколи); короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗТ „Берегиня" щодо будівництва під'їзних доріг до складів готової продукції»);

• період, якого стосуються документи справи (наприклад, «На- кази з основної діяльності за 2009 р.»);

• слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документів (наприклад, «Рішення Ради засновників за 2009рік. Копії»).

У назві справи, що містить листування, зазначають: із ким, з якого питання воно ведеться (наприклад, «Листування з АТ „Оберіг" про постачання товарів за 2009 р.»).

Заголовки типу «Різне листування», «Документи із загальних питань» недопустимі. Не рекомендується вживати в заголовках справ слово «матеріали». Іноді можна використовувати термін «Докумен- ти» з розшифруванням у дужках їхніх видів, наприклад: «Документи (листи, контракти, акти) про оренду приміщень. 2009р.»

У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й до- повнювати.

Для кожної справи в графі 4 (дод. 110) зазначають стрк її збе- рігання із посиланням на відповідну статтю «Переліку типових документів,що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування,інших підприємств,установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». Не рекомендується групувати однотипні документи в одну справу, якщо вони мають різні строки зберігання.

Той, хто оформив номенклатуру справ, — секретар-референт (технічний секретар або інша відповідальна особа) — підписує її, погоджує з архівним відділом і затверджує в керівника підприємства. Номенклатуру складають не менш як у трьох примірниках: перший примірник зберігають у справі, другий — робочий — вивішують на внутрішньому боці стінки шафи (сейфу), де зберігаються справи, третій — передають до архіву підприємства.

Структурним підрозділам передають витяги з відповідних розділів номенклатури або додатково розмножені копії її для формування з них окремих справ.

Протягом року до номенклатури можуть уноситися заголовки нових справ. Для цього між її розділами залишають вільні місця. номенклатуру справ можна використовувати протягом кількох ро . кін, якщо немає принципових змін у структурі й функціях підприємства. Номенклатуру справ зручно вести за допомогою персонального комп'ютера (ПК).

По закінченні календарного року відповідальна особа (секретар-референт, технічний секретар) у графі 3 фіксує кількість сформованих справ (томів).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати не більш як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства — це, як правило, багатосторінковий документ, тому для її оформлювання можна використовувати спеціальний багатосторінковий трафаретний бланк формату А4 (дод. 111).

О РЕКВІЗИТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ:

0 8 — назва структурного підрозділу (для номенклатури справ структурного підрозділу);

10— назва виду документа (номенклатура справ);

11— дата документа;

12—реєстраційний індекс документа;

14 — місце складення документа;

17 — гриф затвердження документа;

19 — заголовок до тексту документа(наприклад, «На 2010 рік»);

21 — текст документа (заповнюють табличну форму);

23 — підпис;

25 — візи документа(або 24 — гриф погодження);

ФОРМУВАННЯ Й ОФОРМЛЮВАННЯ СПРАВ

СПРАВА — це сукупність документів або документи, що стосуються одного питання чи напряму діяльності утанови або особи і зберігаються в окремій теці(палітурці)(ДСТУ2732:2004).

Формування справи — це групування виконаних службових документів у справу відповідно до номенклатури справ(ДСТУ 2732:2004)

Оформлювання справи – це комплекс процесів,спрямованих на підготовлення справи до зберігання та користування (ДСТУ 2732 : 2004).

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документів, у канцелярії підприємства.

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів підприємства, схоронності їх, упорядкуванню діловодства.

Справи, як правило, формує секретар-референт, технічний секретар або інший відповідальний працівник під контролем керівника.

У фірмах справи формують переважно за назвами видів документів (накази, контракти, акти й т. д.). Якщо обсяг документообігу великий, то для оперативного пошуку можуть уводитися інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти можна групувати в кілька справ: контракти про постачання мінеральних добрив, контракти про постачання вугілля, контракти про постачання бензину й т. ін.

Правила формування справ такі:

• до справи підшивають документи, роботу з якими закінчено;

• до справи підшивають оригінали чи копії, засвідчені в установленому порядку;

• документи, що мають різні строки зберігання, групують у різні справи;

• документи з одного питання підшивають в одну справу (в кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи);

• до справи вносять лише один примірник документа;

• кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити відмітку про виконання документа й направлення його до справи);

• як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду);

• до справи не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;

• усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, строк зберігання яких становить до 10 років включно,

• можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності).

Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу. Протоколи загальних зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки й доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи й зберігають у різних справах. Першу групу становлять комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу — трудові контракти, трудові договори, трудові угоди.

Накази по особовому складу групують окремо від наказів із питань загальної діяльності.

Документи по особовому складу підприємства (особові справи, особові картки) розташовують в алфавітному порядку прізвищ працівників.

Із документів, що мають реквізит 15 (гриф обмеження доступу до документа), формують окремі справи.

Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, залежить від його обсягу. Якщо обсяг листування невеликий, то заводять одну справу, в якій зберігають вхідні та вихідні листи, факси. Прогнозуючи збільшення обсягу листування з діловими партнерами, доцільно сформувати окремі справи для вхідних листів (факсів), вихідних листів (факсів). Якщо обсяг документообігу великий, можна завести справи на вхідні листи, вихідні листи, вхідні факси, вихідні факси. Доцільно в одну справу підшивати один за одним листи-відповіді й листи-запити.

Якщо підприємство має багато контрагентів, то можна застосовувати об'єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати документи різних видів (контракти, факси, телефонограми й т. п.), які стосуються однієї організації (наприклад, «Документи (контракти, акти, листування) про співпрацю з АТ „Каштан" за 2009 р.»).

Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено, незалежно від часу складення чи затвердження. Бізнес -плани на кілька років підшивають у справи першого року (наприклад, бізнес-план на 2008—2009 рр. слід зберігати у справі за 2009рік).

Сформовані справи зберігають у спеціальних теках вітчизняного або імпортного виробництва. Теки імпортного виробництва (типу «Leitz», «Toppoint») можна використовувати протягом кількох років, тому для оперативного пошуку документів усередині справи доцільно робити закладки із зазначенням року.

На титульному аркуші,що його наклеюють на лицьовий бік обкладинки справа, мають бути такі дані (дод. 112);

о назва установи; о назва структурного підрозділу; о індекс справи й тому; о заголовок справи; о за який рік (роки); о кількість аркушів;о строк зберігання (згідно з Переліком).

РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ, ЩО МІСТЯТЬ КОМЕРЦІЙНУ ТАЄМНИЦЮ

В умовах конкуренції між фірмами (підприємствами, організаціями, установами) актуальною проблемою є збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю (КТ).

КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ — це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) й яка вва- жається конфіденційною. До конфіденційної Інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, що дають змогу успішно конкурувати, й т. ін.

Основні умови віднесення інформації до КТ:

• справжня або потенційна комерційна важливість інформації;

• відсутність вільного доступу до інформації на законних під- ставах;

• вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збере- ження конфіденційності.

Для організовування зберігання конфіденційної інформації комерцій- ного підприємства необхідно:

• визначити інформацію, що становить комерційну таємницю;

• забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передавання Інформації, яка містить комерційну таємницю.

Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна умовно поділити на два блоки:

• науково-технічна (технологічна) інформація;

• ділова інформація.

До науково-технічної інформації належать: • методи й способи виробництва (особливо нові розробки); • нові технології; • напрями модернізації відомих технологій і процесів; • відомості про кон- струкції машин та обладнання; • креслення; • схеми; • програмне забезпечення ПОМ, ПК тощо..

До ділової інформації належать: • відомості про розміри при- бутків, собівартість випущеної продукції; • плани та обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торгівель- них операцій, рівні цін, наявність товарів); • відомості про фінан- совий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансовим звітів); • плани рекламної діяльності; • списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їхнє фі- нансове становище; • відомості про умови чинних контрактів, договорів і тих, що готуються до укладання.

Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю]\ підприємства, порядок схоронення й доступу до конфіденційної! інформації, а також правила її використання визначає керівник, Органи державної влади й місцевого самоврядування не мають права втручатись у визначення та схоронення комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти її розголошенню Й заволодінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і «чужих» комерційних таєм- ниць, про які можна довідатися з «додаткових» джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів, вигідний партнерів.

Захист комерційної таємниці полягає в здійсненні таких заходів: забезпечення обліку й схоронності документів, які містять ко- мерційну таємницю;

• використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;

• обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

• встановлення правил віднесення інформації до КТ;

розроблення інструкцій стосовно дотримання режиму конфі- денційності й виконання їх особами, які мають доступ до конфін денційної інформації;

• здійснення контролю за дотриманням установленого режим)! охорони комерційних таємниць. 1

Для обмеження доступу до інформації, яка містить КТ, керівним повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відо- мостей, що містять комерційну таємницю підприємства», заходи а охорони цих відомостей, визначення кола осіб, котрі мають достугі до цієї інформації, правила роботи з документами з грифом «Ко- мерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і затвердженим Переліком (дод. 113). 1

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційна таємницю, має особливості. Так, наказом керівника підприємства призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік,зберігання й використання документів, що мають гриф обмеження поступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами входить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.

Гриф конфіденційності, на відміну від грифа таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.

Якщо інформація, яка становить КТ, міститься в документах, котрі належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення ЇЇ має бути зазначено в тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.

Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та

• особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з ним.

Виготовлення (друкування) документів із грифами «Комерційна теємниця», «Таємно», «Цілком таємно» здійснюється централізовано, в спеціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), і куди не мають доступу сторонні особи.

Віддруковані й підписані документи передають для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки й варіанти документів знищуються цією особою Із засвідченням факту знищення записом на копії вихідного документа. Наприклад: «Чернетку (варіанніи) документа знищено. Підпис. Дата.»

Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструють окремо від інших документів у «Журналі реєстрації документів із грифом Комерційна таємниця"» (дод. 114).

Усі документи, що надходять із грифом «КТ», одержує відповідальна особа (секретар-референт), яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів бракує, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові.

Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему і праву (справи), на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять відмітку«Комерційна таємниця». На звороті обкладинки вміщують список працівників, котрі мають право користуватися документами, внесеними до даної справи.

Зберігають такі справи у сейфі, що опечатується посадовою і »собою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.

Рух документів із грифом «КТ» фіксують у «Журналі видачі документів, із грифом „Комерційна Таємниця"» (дод. 115).

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають і приймають під розписку.

Забороняється: ♦ вилучати зі справи чи переносити в іншу справу документи, що мають гриф обмеження доступу,без дозволу керівника та позначок у «Журналі реєстрації документів із грифом обмеження доступу»; ♦ виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника; ♦ копіювати без дозволу керівника (якщо є дозвіл, то копіювання здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники відразу знищують).

Усі справи, доступ до яких обмежено, обов'язково вносять до номенклатури справ підприємства.

По закінченні календарного року наказом керівника призначається я спеціальна комісія, яка зобов'язана:

• перевірити наявність усіх документів;

• добрати документи для зберігання в архіві;

• визначити документи для знищення.

У разі звільнення працівника, який відповідає за роботу з документами з грифом обмеження доступу, проводять перевірку документів, що числяться за цим працівником, і передають їх новопризначеному працівникові. Акт здавання-приймання цих документів затверджує керівник фірми (підприємства, організації).

Передаючи справи до архіву, складають окремий опис документів, що мають гриф обмеження доступу. В приміщенні архіву такі документи зберігають в опечатаних скриньках. Несанкціонований доступ до них суворо заборонено.

РОЗПІЗНАВАННЯ ІСТИННИХ І ПІДРОБЛЕНИХ ДОКУМЕНТІВ

Вили підробок. Підроблення офіційного документа полягає у виготовленні фальшивого документа, близького до оригіналу, внесенні в справжній документ неправдивих відомостей підчищанням, травленням, дописуванням чи додруковуванням з допомогою друкувальних засобів.

Підробка документа може бути повною або частковою.

Повна підробка — це коли підроблені документи (виготовлені «з нуля») подають від імені конкретної установи, організації, підприємства, фірми або приватної особи. При цьому підробляють: бланк, друкарський шрифт, захисні знаки, почерк, підписи, відбитки печаток і штампів та Інші необхідні реквізити документів.

До найпоширеніших способів повного підроблення бланків документів належать: • друкування їх із набору друкарського шрифту, з кліше, виконаних уручну (гравіруванням на металі, оргсклі чи вирізуванням на гумі); • виготовлення фотомеханічним (фотоцинкографічним) способом, із форм офсетного друку (одержаних у результаті фотохімічної обробки), засобами електро-фотографії.

Іноді бланки документів підробляють світлокопіюванням із подальшим дорисовуванням, а також безпосереднім рисуванням усіх реквізитів документів.

До способів часткового підроблення документів належать підчищання, дописування, витравлення, змивання тощо.

Підчищанням називають механічне знищення штрихів, наприклад стирання за допомогою загостреного твердого предмета (бритви, голки) або гумки. Таким способом можуть бути ліквідовані елементи літер, цифр, інших знаків, фрагменти тексту, відбитків печаток (штампів) тощо.

Під дописуванням розуміють зміни первісного змісту документа внаслідок унесення нових літер, цифр або інших елементів, слів і сполучень на вільні місця в документі між окремими знаками, словами, доповнення слів, цифр над рядком або на вільному місці в рядку, а також дорисовування (наприклад, цифра «1» замінюється на цифру «4» або «7», літера «о» — на «а» або «д»).

Під витравленням розуміють цілковите або часткове знищення запису в результаті хімічної взаємодії між барвником штрихів і деякими реактивами (розчинами кислот). Найчастіше витравленню піддають документи, виготовлені на високоякісному папері: атестат, диплом, свідоцтво про народження, свідоцтво про укладення шлюбу, листки непрацездатності, посвідчення тощо.

Змивання полягає в знищенні записів документів за допомогою різноманітних розчинників.

Відбитки печаток і штампів підробляють такими способами:

• відтворюють рисунок печатки від руки на самому документі;

• виконують відбиток за допомогою підробленого кліше або переносять відбиток з якогось оригінального зразка на підроблювальний документ копіюванням.

Ознаки підробок документів. До характерних ознак підроблених документів, виготовлених із друкарського набору, належать:

• удавленість штрихів тексту в папір (за високоякісного друкування) та збільшення шару фарби по їх контуру;

• невідповідність підробленого бланка оригіналові;

• відхилення в наборі (у форматі набору, відстані між літерами, рядками, використання іншого шрифту);

• нерівномірна забарвленість відбитка (через те, що деякі літери набору «запали» — розташовані у формі нижче за інші);

• орфографічні помилки, перевернуті літери або літери з іншого шрифту.

В разі друкування документів із форм офсетного друку, які виготовлено фотохімічним способом, буде рівномірне накладення фарби, однакова товщина шару фарби в штрихах.

Дня рисунків і текстів, відтворених фотографічним способом, характерним є відхилення загальних розмірів зображення через недотримання масштабу під час фотографування.

Унаслідок будь-якого підчищання більшою чи меншою мірою руйнується поверхневий шар паперу, що проявляється в утраті глянцю, підвищенні гігроскопічності, пошкодженні волокон. Інтенсивне підчищання спричиняє стоншення паперу. Під час підчищання разом із верхнім шаром паперу знищуються або пошкоджуються лінії захисної сітки, друкарського лініювання, штрихи первісного тексту. Спостерігається різниця в розташуванні окремих записів у тексті, в пробілах між літерами, словами, рядками.

Здебільшого підчистки можна виявити, оглянувши документ неозброєним оком або крізь лупу. Стоншення паперу виявляється оглядом його на просвіт. У криміналістичних лабораторіях використовують також спеціальні методи: фотографування при боковому освітленні й на просвіт; огляд в ультрафіолетових променях; обкурювання парами йоду та ін.

До ознак дописування належать:

• різниця в кольорі й у відбитках штрихів старих і нових записів;

• зменшені або збільшені пробіли між літерами, словами, рядками;

• невиправдані скорочення.

Іноді дописки можна виявити, уважно вивчивши зміст документа з урахуванням зв'язку між окремими Його реквізитами, і знайшовши протиріччя.

До ознак травлення належать:

• поява на папері матових зон, жовтих плям;

• пошкодження паперу хімікаліями;

• знебарвлення або зміна кольору захисної сітки та лініювання;

• наявність на документі залишків речовин, які використовувалися під час травлення.

Аби розпізнати підробку відбитка печатки або штампа, слід ураховувати, що печатки й штампи, які виготовлено в спеціалізованих майстернях, за ознаками відповідають промисловій стандартній продукції (текст складається з друкарського шрифту, кожен тип шрифту має стандартний розмір і певний рисунок знаків). Підроблені ж кліше печаток і штампів найчастіше виготовляються вирізуванням на гумі, шкірі, деревині, м'яких металах тощо. їхні відбитки характеризуються:

• неправильністю геометричних форм;

• нерівністю ліній, рамок і кіл; • нестандартністю шрифту; • неоднаковістю розміру й рисунка одних і тих самих знаків у одному надписі;

• нерівномірністю товщини штрихів; • нерівністю країв штрихів,

• нерегулярністю інтервалів; • неправильністю зображення герба, емблеми тощо.

Слід також зважити на те, що сучасні комп'ютерні технології дають змогу виготовляти підроблені документи високої якості, й неспеціалістові розпізнати їх дуже складно.