Правила

ПРАВИЛА — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформлювання вихідних документів», «Правила обліку і реєстрування листів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформлюють правила на загальних або спеціальних бланках формату А4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

О РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

10.— назва виду документа (ПРАВИЛА);

11.— дата документа;

12.— реєстраційний індекс документа;

14 — місце складення або видання документа;

17 — гриф затвердження документа;

19 — заголовок до тексту документа(може поєднуватися з назвою виду документа);

21 — текст документа (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів);

23— підпис;

24— гриф погодження документа (оформлюють у разі потреби на другому примірнику);

25— візи документа (оформлюють уразі потреби на другому примірнику);

28 — прізвище виконавця і номер його телефону(оформлюють у разі потреби на другому примірнику).

Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів.

Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» (дод. 15) мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, правильну організовування праці та відпочинку, повне Й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлювання їх.

Службові листи

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

€За змістом і призначенням службові листи можуть бути: • інформаційні; • рекламні; • листи-запрошення; • супровідні; • листи-повідомлення; • листи підтвердження; • листи-нагадування; • гарантійні; • ініціативні; • листи-відповіді; • листи-прохання;листи-запити;інструктивні та ін.

Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи./Службові листи рекомендується оформлювати лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні — очно чи телефоном.

< Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. ІВ службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. Наприклад:

У зв' язку з тин, що при одержанні вантажу на станції Монастирище 21.04.2010 згідно з накладною № 125698 у справному вагоні з непошкодженими пломбами вантажовідправника під час розкривання ящиків і перевірки вмісту з участю представника Вашої фірми Марченка Віктора Григоровича було виявлено нестачу 12 (дванадцяти) штук приладів НКС-176/11-4 на загальну суму 24 789 (двадцять чотири тисячі сімсот вісімдесят дев'ять) грн. 27 коп. (акт 21.04.2010 * 121),...

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Наприклад:

На підставі викладеного вище просимо протягом 10 банківських днів (до 05.06.2010) переказати зазначену суму на наш розрахунковий рахунок № 000123876 у Лісовому відділенні банку «Тріумф» м. Житомира.

Залежно від призначення службового листа й від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним.

Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації ЇЇ сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.

І Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину. Наприклад:

просимо надати актову залу для проведення загальних зборів власників садово-городніх ділянок товариства «Троянда».

\ Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями:

«Шановний Іване Васильовичу!»

«Пане Сметанін!»

«Шановний пане Андрійчук!»

«Шановні панове!»

(останнє, коли Імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами й словосполученнями: «У зв'язку з...», «Відповідно до...», «Як відомо, ...», «Ймовірно...», «Прошу...», «Просимо...» та ін.

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи...», «Незважаючи на...», «Розглянувши зауваження...», «Розглянувши пропозиції...», «Керуючися Постановою Кабінету Міністрів України...» та ІН.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на реєстраційний індекс і дату вхідного документа), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформлюють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів)іабо на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5 (див. дод. 16—22).

О РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

11.— дата документа (проставляють у день підписання документа);

12.— реєстраційний індекс документа (проставляють у день підписання);

13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа,на який дано відповідь (роблять у листах-відповідях);

15— гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16.— адресат;

18.— резолюція;

19— заголовок до тексту документа (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату А4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);

20—відмітка про контроль;

21.— текст документа;

22.— відмітка про наявність додатка (оформлюють у разі потреби);

23.— підпис;

24.— гриф погодження документа(оформляють у разі потреби);

25.— візи документа (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

26.— відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28.— прізвище виконавця та номер його телефону;

29—відмітка про виконання документа й направлення його до справи (оформлюють від руки після виконання документа);

30.—відмітка про наявність документа в електронній формі;

31.— відмітка про надходження документа до організації (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант (див. дод. 16, 18).

Інформаційні листи — це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата (реквізит 16) можна зазначити узагальнено. Наприклад:

Директорам навчально-

виробничих комбінатів

Видавництво «Ярославна» пропонує Вашій увазі нові книги, що вийдуть у світ протягом 2010 р. :

Кравченко С.Н. Народна мудрість. 240 с. З0 грн. 80 коп.

Пронін Н.М. Культура мови. 224 с. 25 гри. 50коп.

Величко Т.Г.Ділові папери. 200 с. 23 гри. 90коп.

Сологуб В. О. Ділове спілкування. 208 с. 24гри. 80 коп.

Книги можна придбати або замовити, надіславши листівку, за адресою: Видавництву «Ярославна» (відділу реалізації), вул. Запорізьких козаків,7, Київ, 02968.

Замовлені книги надсилаємо післяплатою після виходу їх у світ.

Телефони для довідок: 223 45 87, 223 97 01. Чекаємо на Ваші замовлення.

' Рекламні листи — це різновид Інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформлюють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті. Наприклад;

Київський історико-архівний університет проводить семінарські заняття із секретарями директорів коледжів і університетів за програмою «Зміст, структура та організація діловодства в навчальному закладі ».

Пропонуємо навчальний курс із таких дисциплін:

1.Секретарська справа — 60 год.

2.Організовування електронного документообігу — 74 год.

3. Робота зі зверненнями громадян — 10 год.

Оплата за курс навчання становить 3000 (три тисячі )гривень

і здійснюється до початку занять.

Розрахунок готівковий або безготівковий. Наш розрахунковий рахунок № 000123964 у Львівському відділенні Промбудбанку м. Києва, МФО 312567. Строк навчання — з 01 по ЗО червня 2010 року.

Навчально-лабораторну базу університету оснащено найновішими засобами комп'ютерної техніки. Заняття здійснюють провідні викладачі нашого університету.

Якість навчання гарантуємо.

Чекаємо на Ваші замовлення.

Адреса університету: вул. Будівельна, 17, м. Київ, 02867.

Телефони для довідок: 234 31 45, 234 81 96.

Телефон-факс: 234 21 56.

E-mail: istoriagarchiv.kyiv.ua

З повагою,Ректорат університету

Листи-запрошення (дод. 18) — це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів: «Просимо взяти участь у...» «Запрошуємо...* «Запрошуємо Вас...» «щиро запрошуємо Вас...» «Ми раді запросити Вас.,.» Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення. Наприклад:

Просимо Вас взяти участь у нараді директорів підприємств агропромислового комплексу Вінницької області з питання впровадження сучасних технологій у рослинництві.

Нарада відбудеться 27 вересня 2010 року в конференц-залі Вінницької обласної Ради профспілок за адресою:

вул. М.Трублаїні, 123, м. Вінниця, 09570.

Реєстрація учасників — з 9-30.

Початок роботи о 10-00,

Супровідні листи (дод. 20) — це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформлювати їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи (наприклад, уточнити строк виконання, роз'яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами: «Надсилаємо...», «Направляємо...», «Відправляємо .» і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки,реєстраційні індекси й дати документів, що направляються. Наприклад:

\ Листи-повідомлення (дод. 21) — це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. їх направляють конкретному адресатові. Наприклад:

або

Листи-підтвердження — це службові листи, в яких підтвер- джується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, ванта- жів, листів, цінних паперів тошо. Листи-підтвердження можуть мі- стити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій і т. п. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова «підтверджувати». Наприклад:

або

Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки й направляння листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадуватш — це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення строку виконання якихось завдань (зо- бов'язань),І необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з од- ного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова «нагадувати». Наппиклад:

або

Гарантійні листи (дод. 16, 19) — це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські ре- квізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бух- галтер підприємства (установи, організації, фірми).Підписи посадових осіб на гарантійному листі засвідчують відбитком гербової (круглої,що прирівнюється до гербової)печатки.

Текст гарантійного листа може бути таким:

Або

Ініціативні листи — це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді (відмови) дасться обгрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися відімені керівника, керівництва чи трудового (студентського) колек- тиву. Наприклад:

Листи-відповіді (дод. 22) — це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь — позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови — обгрун- тованим. Наприклад:

Повідомляємо,що,відповідно до Закону України «Про пільги для ветеранів війни – інвалідів війни», Ви маєте пільги на першочергове забезпечення телефонним зв’язком за адресою: __________ Телефон Вам буде встановлено й підключено не пізніше як ______________

ЛИСТИ ДО ІНОЗЕМНИХ ДІЛОВИХ ПАРТНЕРІВ

Листи до ділових партнерів із далекого зарубіжжя (дод. 23), як і листування між ними самими (дод. 24), оформлюють за іншими правилами. Є міжнародні стандарти (ISO) на основні документи, в тому числі й на комерційні листи.

Листи до іноземних ділових партнерів надсилають, аби заявити про існування своєї фірми (підприємства), поінформувати про продукцію, що випускається, та надання послуг, про участь у торговельній діяльності, у вирішенні питань, пов'язаних із постачанням, ціноутворенням, формами розрахунків, відрядженнями, підготовкою фахівців тощо.

Від якості підготовки й оформлення ділового листа значною мірою залежить рівень спілкування адресата з автором. Тому, надсилаючи листа до іноземного ділового партнера, необхідно враховувати все: від написання конверта Й добору бланка до складання й оформлення власне листа.

У таких листах відстань між реквізитами становить 2—4 інтервали; Поширене переважно блокове розташування реквізитів, коли всі рядки кожного реквізиту друкуються без відступів від межі лівого берега. Широко використовується принцип відкритої пунктуації, тобто не ставляться коми, двокрапки.

Тут ітиметься про підготування й оформлювання комерційних листів до ділових партнерів із США та Великої Британії (рис. 5, 6).

Надписання конверта. В лівій верхній частині лицьового боку конверта зазначають адресу відправника, а в правій нижній — адресу одержувача.

Адресу одержувача наводять у такому порядку: спочатку зазначають власне одержувача (це може бути назва фірми, підприємства), ім'я та прізвище адресата, його посаду; з нового рядка — номер будинку, назву вулиці; в наступному рядкові — назву міста, штату (для США) (див. с. 89), графства (для Великої Британії) (див. нижче)поштовий округ;далі— назву країни. Якщо лист надсилається до Лондона, то скорочено зазначають також поштовий район: Е.С. (East Central), N.W. (North West), W.C. (West Central) і т. д. Наприклад:

London, H. C.,

Назви деяких графств Англії англійською (повні й скорочені), українською та російською мовами

	Argyllshire		Argyl.	Арплшир		Аргилшир
	Bedfordshire		Beds.	Бедфордшир		Бедфордшир
	Berkshire		Berks.	Беркшир		Беркшир
	Buckinghamshire		Bucks.	Баюнгемшир		Бакингемшир
	Cambridgeshire		Cambs.	Кембрщжшир		Кембриджшир
Carmarthenshire		Carm. (або Carmarths.)			Кармартеншир		Кармартеншир
Caernarvonshire		Caern.			Карнарвоншир		Карнарвоншир
Cheshire		Ches.			Чешир		Чешир
Cumberland		Cumb.			Камберленд		Камберленд
Derbyshire		Derbs. (або Derb.)			Дербшир		Дербишир
Devonshire		Devon.			Девоншир		Девоншир
Flintshire		Flints, (або Fint.)			Фмнтшир		Флинтшир
Glamorganshire		Glam.			Гламорганшир		Гламорганшир
Gloucestershire		Glos.			Глостершир		Глостершир
Hampshire		Hamps.			Гемпшир		Гемпшир
Hertfordshire		Herts.			Хартфордшир		Хартфордшир
Lancashire		Lanes.			Ланкашир		Ланкашир
Leicestershire		Leics.			Лестершир		Лестершир
Lincolnshire		Li. (або Lines.)			Лшкольншир		Линкольншир
Middlesex		Mdds. (або Middx,, Mx.)			Мгдлсекс		Мидлсекс
Oxfordshire		Oxon.			Оксфордшир		Оксфордшир
Staffordshire		Staffs.			Стаффордшир		Стаффордшир
Wiltshire		Wilts.			УХлтшир		Уилтшир
Worcestershire		Wo. (або Worcs.)			Вустершир		Вустершир
Yorkshire		Yks. (або Yorks.)			Йоркшир		Йоркшир

Назви деяких штатів США англійською (повні й скорочені), українською та російською мовами

Alabama	Ala.	Алабама	Алабама
Alaska	Alaska	Аляска	Аляска
Arizona	Ariz.	Аризона	Аризона
Arkansas	Ark.	Арканзас	Арканзас
California	Cal.	Каліфорнія	Калифорния
Colorado	Colo.	Колорадо	Колорадо
Delaware	Del.	Делавер	Делавер
District
Of Columbia	D. C.	Округ Колумбія	Округ Колумбия
Florida	Fla.	Флорида	Флорида
Indiana	Ind.	Індіана	Индиана
Kansas	Kans.	Канзас	Канзас
Kentucky	Ky.	Кенту кк і	Кентукки
Louisiana	La.	Луїзіана	Луизиана
M aril and	Man land	Мериленд	Мериленд
Michigan	Mich.	Мічиган	Мичиган
Mississippi	Miss.	Міссісіпі	Миссисипи
Missouri	Mo.	Міссурі	Миссури
Montana	Mont.	Монтана	Монтана
Nebraska	Nebr.	Небраска	Небраска
New Hampshire	N. H.	Нью-Гемпшир	Нью-Гемпшир
New Jersi	N. J.	Нью-Джерсі	Нью-Джерси

New Mexico

New York

North Carolina

North Dakota

Oklahoma

Pennsylvania

Rhode Island

South Carolina

South Dakota

Vermont

Virginia

Washington

Wyoming

N. Мех. N. Y. N. С.

N. D. (або N. Dak.) Okla.

Penn, (або Pen na.) R. I. S. С.

s! D. (або S. Dak.) Vt.

Virginia (або Va)

Wash.

Wyo.

Нью-Мексико

Нью-Йорк

Північна Каролина

Північна Дакота

Оклахома

Пенсильванія

Род-Айленд

Південна Каролина

Південна Дакота

Вермонт

Віргінія

Вашингтон

Вайомінг

Нью-Мексико

Нью-Йорк

Северная Каролина

Северная Дакота

Оклахома

Пенсильвания

Род-Айленд

Южная Каролина

Южная Дакота

Вермонт

Виргиния

Вашингтон

Вайоминг

Рис. 5. Схема розташування реквізитів ділового листа до США (формат А4;реквізити 07, 11—13 у разі потреби друкують до межі правого берега)

Рис. 6. Схема розташування реквізитів ділового листа до Великої Британії (формат А4;реквізити 07, 11—13 у разі потреби друкують до межі правого берега)

На конверті, вище від адреси одержувача, може зазначатися спосіб відправлення, наприклад: «registered» (рекомендований), «express delivery» (з терМІНОВОЮ доставкою), «то be called for» або «post restante» (до запитання) тощо.

Отже, адреса одержувача на конверті може мати такий вигляд:

Або

POST RESTANTE

Prentice-Hall, Inc.

170 Sunset Street,

New York*, N.Y., 10022

U.S.A.

Адресу відправника оформлюють за звичайними правилами..

У кінці назв багатьох британських фірм (підприємств) зазначається: «Limited» (або скорочено — «Ltd») — від «limited liability company», тобто «товариство з обмеженою відповідальністю» (це означає, що відповідальність членів товариства — акціонерів — обмежується сумою їхніх акцій).

До назв американських фірм (підприємств) може додаватися слово «Corporation» (Co.), що означає «акціонерна корпорація», або «Incorporated» (Inc.), тобто «зареєстровано як корпорація». ,

Якщо адреса особи, котрій хочуть надіслати листа, точно не відома, то його адресують фірмі (підприємству), що підтримує стосунки з цією особою й може передати або переслати їй листа. В такому разі перед назвою фірми (підприємства) друкують: *іп саге оі» чи «Саге о£» або скорочено «с/о», що перекладається як «на піклування» і вживається в значенні «на адресу». Наприклад:

Фірмові бланки для розглядуваних листів мають бути двомовними, їх слід виготовляти на високоякісному папері формату А4 з берегами, які дорівнюють 1 дюйму (2,54 см). У лівому верхньому куті чи в центрі (переважно) верхньої частини аркуша розташовуються емблема та назва підприємства (реквізит 01). Якщо підприємство маловідоме й із назви не зрозуміло, чим воно займається, то може зазначатися профіль його діяльності, наприклад: «ТУРИСТИЧНЕ БЮРО», «БЮРО ПЕРЕКЛАДІВ», «ПЕРЕВЕЗЕННЯ ВАНТАЖІВ» ТОЩО. Якщо Це товариство з обмеженою відповідальністю, то після його назви зазначають: «Лтд» в україномовному блоку й «Ltd» — в англомовному.

Під назвою підприємства або внизу аркуша наводять юридичну адресу фірми (підприємства) (реквізит 02), яка складається з поштової й телеграфної адрес, номерів телефонів, телефаксів, номера реєстраційної ліцензії, ідентифікаційного коду за ЄДРПОУ, номерів телефонів представництв фірми (підприємства) та її філій, електронної адреси,назви сайту в Інтернеті(за наявності).

Виготовляючи такі фірмові бланки, банківські реквізити можна не зазначати.

ОФОРМЛЮВАННЯ ЗМІННИХ РЕКВІЗИТІВ

Реєстраційний індекс документа (Реквізит 03) друкують нижче за назву підприємства від межі лівого берега, Індекс може бути цифровий, словесний чи словесно-цифровий, наприклад:

Ref.: DA

Ref. : DA/104

Ref. : DA/SP/104

Тут «Reference» (Ref.) перекладається як «посилання», але означає «індекс (вихідний номер)»; «DA» — ініціали автора; «SP» — ініціали секретаря або виконавця; 104 — порядковий номер документа (можуть застосовуватися інші умовні позначення, наприклад, номери структурного підрозділу, справи, ім'я чи номер файла тощо). На примірнику, що надсилається, індекс указувати не обов'язково.

Якщо лист є відповіддю, то в реквізиті 03 можна зазначити вихідний номер ініціативного листа, котрий друкують в одному рядку з індексом, наприклад:

Ref. : DA/SP/104 Your reference 197

Дата документа( Реквізит 04 ) оформляють нижче від реквізиту 03 (в листах до США) або в правій верхній частині (в листах до Великої Британії). Для листів до Великої Британії характерний такий варіант:

12th September, 2010

(числа друкують із відповідними нарощеннями «st», «nd», «rd», «th», наприклад: 1st; 2nd; 3rd; 4th).

У листах до США дату оформляють так:

September 12, 2010

(без нарощення до числа).

Не рекомендується дату писати цифрами, оскільки, наприклад, «04.03.2010» британці можуть прочитати як «З квітня 2010 року», а американці — як «4 березня 2010 року».

Назви місяців можна скорочувати, наприклад:

12th Oct. , 2010

Адресата (Реквізит 5 ) розташовують нижче від дати. Окремими рядками зазначають:

• ім'я та прізвище одержувача;

• посаду одержувача (в разі потреби);

• назву фірми (компанії, підприємства);

• номер будинку, назву вулиці;

• назви міста, штату (для США), графства (для Великої Британії), поштовий округ (цифрами);

• назву країни.

Якщо лист адресовано фірмі (компанії), до назви якої входить власне ім'я, то спочатку друкують «Messrs.» — від фр. «Messieurs», що означає «панове» (це стосується переважно листів до Великої Британії), наприклад:

Messrs. John Smith & Co. , Ltd 21 Knightsbridge . . .

Якщо в назві фірми (компанії) немає власних імен, то реквізит 05 оформлюють, наприклад, так:

The Modern Engineering Corporation

220 West Seventh Street

New York., N.Y. , 10078

U.S.A.

Коли лист адресують конкретній посадовій особі, то перед її іменем друкують: «Мг.» — скорочення слова «Mister» (якщо це чоловік), «Mrs.» — скорочення слова «Mistress» (якщо це заміжня жінка), «Miss» (якщо це незаміжня жінка). Замість «Mrs.» і «Miss» можна вживати загальне скорочення «Ms.». Якщо лист адресують особі, котра обіймає високу посаду, то після її прізвища друкують: «Esq.» («Esquire»). Наприклад:

Mr. Simon Hollingworth

Marketing Manager

The Modern Engineering Corporation

220 West Seventh Street

New York, N.Y., 10078

U.S.A.

або

Jean-Michel Six, Esq. Managing Director

Jean-Michel Six & Company, Ltd 51 Sydney Street London, W. C. England

Якщо лист адресують особі, чиє прізвище не відоме авторові, то в перших двох рядках реквізиту 05 зазначають посаду цієї особи й назву фірми (підприємства), наприклад:

I The Managing Director

Jean-Michel Six & Company, Ltd I

51 Sydney Street

London, W. C.

England

Проте цей варіант можливий, якщо Інших аналогічних посад у фірмі немає.

Вступне звернення( Реквізит 06 ) друкують із нового рядка, відступивши від реквізиту 05 на 2—4 міжрядкових інтервали.

Вступне звернення можна висловити так:

У листі	У листі	Український
до Великої Британії	до США	переклад

Dear Sir,

Dear Madam,

Dear Sir or Madam,

Dear Sir:

Dear Madam:

Dear Sir or Madam:

Вельмишановний добродію

Вельмишановна добродійко

Вельмишановний добродію чи добродійко*

Адресується особі, прізвище якої зазначено

Dear Mr. Neit, Dear Ms. Glorob,

Dear Mr. Neit: Dear Ms. Glomb:

Шановний містере Найт Шановна місіс (міс) Гломб

Після вступного звернення в листах до Великої Британії ставлять кому, а в листах до США — двокрапку.

Якщо автор листа хоче,щоб його обов’язково прочитала конкретна особа, котра працює у фірмі (компанії) – одержувачі, то перед вступним звертанням (у множині) або після нього друкують:

Attention :	Mr. Simon Hollingworth
Gentleman:
або
Dear Sirs,
Attention	of Mr. Simon Hollingworth

Відсутність вступної форми ввічливості може бути розцінена адресатом як грубе порушення етикету.

Заголовок до тексту документа (реквізит 07) оформлюють після вступного звертання, наприклад:

SUBJECT: Order #* 187

або

RE: The Style of Setting up a letter

або

In re: The New European Market: a special report

де «SUBJECT» — перекладається як «предмет», «тема», «питання»; «RE» — скорочення слова «regarding» (щодо), «Іп ге.» — скорочення словосполучення «In regard to» (стосовно).

Заголовок до тексту — необов'язковий реквізит. Його зазначення — це скоріше правило гарного тону.

Текст документа(реквізит 08). Виклад тексту має бути ввічливим, коректним, стислим та зрозумілим. Не слід уживати канцеляризмів. Бажано уникати багатосторінковості. Текст поділяють на абзаци, які можна відокремлювати один від одного додатковим Інтервалом. Початок кожного абзацу друкують без відступу від межі лівого берега (сучасний варіант) або з відступом у 5 пробілів (класичний варіант). Перевага віддається сучасному варіантові.

У першому абзаці наводять комплімент адресатові, тобто висловлюють радість від підтримання партнерських відносин, щиру подяку за відповідь на свій лист, подяку за кроки до співпраці тошо. Вступний комплімент має бути навіть тоді, коли далі автор сповіщатиме про щось неприємне.

У наступному абзаці викладають суть питання (якщо це лист-відповідь, то відповідають на запитання, котрі містяться в ініціативному листі).

В останньому абзаці висловлюють надію на дальшу співпрацю. Наприклад:

«Сподіваємося, що угода буде взаємовигідною й сприятиме дальшій співпраці».

«Висловлюємо надію, що Ви не заперечуватимете проти цих пропозицій та змін».

«Запевняємо, що Ви можете цілком розраховувати на нашу допомогу».

«Будемо щиро вдячні за Вашу відповідь при першій нагоді».

«Я щиро ціную Ваше терпіння й зацікавленість. Сподіваюся на продовження співпраці».

Якщо в листі йдеться про припинення ділових стосунків, то його можна закінчити, наприклад, такою фразою: «Водночас ми запевняємо у своїй відкритості для ділових стосунків у майбутньому» ТОЩО.

Заключну форму ввічливості (реквізит 09) розташовують нижче від основного тексту документа й формулюють залежно від форми вступного звертання. Так, якщо на початку тексту було звертання «Dear Sirs» (Dear Sir, Dear Madam), то пишуть: «Yours truly» (в листі до США), «Yours faithfully» (в листі до Великої Британії), що перекладається як «Відданий Вам». Якщо було звернення «Dear Mr.» (Ms.) із зазначенням імені та прізвища, то пишуть: «Sincerely yours» (у листі до США), «Yours sincerely» (в листі до Великої Британії), що в перекладі означає «Щиро Ваш».

Підпис (реквізит 10). Нижче від заключної форми ввічливості залишають не менше ніж 5 міжрядкових інтервалів для особистого підпису автора (керівника). Нижче підпису наводять його розшифрування: ім'я та прізвище — в одному рядку й посаду (може бути із означенням відділу) — в наступному. Наприклад:

77

«

Іноді замість автора (керівника) лист може підписувати викона- вець. У такому разі реквізит 10 оформляють так:

Тут «РР» (може бути «Per pro.») — скорочення виразу «per procu- rationem», що означає «за дорученням», «за домовленістю» (тобто Микола Малай підписав лист за Віктора Петренка). Замість «РР» можна написати «For and on behalf of», що означає «за та від імені».

На листах до іноземних ділових партнерів відбиток печатки не проставляють.

Відмітку про наявність додатків( реквізит 11) оформлюють нижче

від реквізиту 10 так:

Enclosure: List of equipment and materials.

(«Додаток: список обладнання й матеріалів».)

«Enclosure» можна зазначати скорочено — «Епс.» або «Епсі.»

Відмітка про розсилання копій (реквізит 12). Якщо лист має кількох адресатів (у реквізиті 05 — не більше ніж один адресат), то в реквізиті 12 зазначають прізвища осіб, посади або назви фірм (ком- паній), до яких надіслано копії. Наприклад:

СС: Mr. John Smith, Accounts Manager

Тут «СС» — скорочення слів «carbon copy», що означає «копія».

Доповнення (реквізит 13) оформлюють наприкінці листа, коли і його вже підписано, а потім виникла потреба додати ще щось. Наприклад:

P.S. (текст приписки)

Тут «Р. S.» — скорочення слів «post scriptum», що означає «приписка».

ФАКСИ

ФАКС — це службовий документ, одержаний за допомогою факсимільного зв'язку.

Факс становить фотокопію переданого документа. Факсимільний зв’язок забезпечує передавання будь яких документів і додатків до них: текстів, таблиць, креслень, схем, рисунків, фотозображень тощо. Проте здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформлюють так само, як і службовий лист (дод. 25)

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат (телефакс), — це: код відправника, дата й час передавання документа; номер телефакса (апарата), з якого передано інформацію; кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження (CONFIRMATION REPORT) про те, що адресат отримав інформацію. В цьому підтвердженні (залежно від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми-одержувача, номер телефакса одержувача, дата, час та тривалість передавання, кількість одержаних сторінок (Р), результат (RESULTS). Головною є графа «RESULTS», в якій у разі одержання повідомлення повністю й без помилок (збоїв) проставляється «ОК» (o'key); якщо були збої (деякі телефакси вказують код помилки й сторінку, на якій стався збій під час приймання документа), — то «NG» (negative).

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію й призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що його використовують для телефаксів, дуже тонкий (коли для апарата застосовують звичайний друкарський папір, то копіювати не обов'язково).

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають протягом трьох років (ст. 74 «Переліку документів із зазначенням строків зберігання») й не передають на зберігання до архіву. Службове листування з іноземними фірмами щодо найважливіших питань (експорт, імпорт, гарантії тощо) зберігають не менше ніж 10 років (ст. 83 «Переліку документів із зазначенням строку зберігання»).

СЛУЖБОВІ ТЕЛЕГРАМИ

ТЕЛЕГРАМА — де службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Особливості телеграфного зв'язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими та недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку «не» з тексту не вилучають).

Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення.

В разі потреби замість розділових та інших знаків застосовують

умовніскорочення:

• КРПК (ТЧК — російською мовою) — крапка;

• КОМ (ЗПТ — російською мовою) — кома;

• ЛПК (КВЧ — російською мовою) — лапки;

• НР — номер;

• ДВК (ДВТ — російською мовою) — двокрапка.

Знаки «—» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа -— переважно словами, багатозначні — цифрами.

Телеграфний зв'язок підприємств, організацій, установ України з представниками далекого зарубіжжя ведеться українською мовою, лише абетку замінюють латинськими літерами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, а другий підшивають у справу).

Розрізняють ініціативні телеграми (дод. 26) і телеграми-відповіді (дод. 27)

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого наводять назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, котра підписала телеграму.

Ту частину телеграми, яку передають телеграфом, друкують великими літерами через два інтервали.

Зворотну адресу друкують малими літерами (перше слово — з великої). Реквізити 23 (підпис) та 26 (відбиток печатки) оформлюють відповідно до ДСТУ 4163 - 2003.

РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОЇ ТЕЛЕГРАМИ:

• Назва виду документа ( ТЕЛЕГРАМА);

• відмітка про вид телеграми ( ДВІ АДРЕСИ, ВІДПОВІДЬ ОПЛАЧЕНО ТОЩО);

• телеграфна адреса одержувача (повна або умовна);

• номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);

• текст телеграми; вихідний номер телеграми;

• скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;

• посада особи, яка підписала телеграму ( в разі потреби);

• прізвище особи, яка підписала телеграму;

• поштова адреса й назва підприємства – відправника телеграми;

• підпис;

• дата підписання телеграми;

• відбиток печатки підприємства-відправника.

У разі оформлювання телеграми на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

ТЕЛЕФОНОГРАМИ

ТЕЛЕФОНОГРАМА — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане усно каналами телефонного зв’язку, яке записує одержувач.

Такий зв'язок використовують, коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо.

Телефонограми, як правило, складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (бажано — до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце проведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, котрі погано сприймаються на слух (наприклад, прізвище Рценко), то треба кожну літеру передавати словами (наприклад, Роман, циган, екран, Наталка, Кирило, Оксана).

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список адресатів із зазначенням номерів їхніх телефонів.

РЕКВІЗИТИ ВИХІДНОЇ ТЕЛЕФОНОГРАМИ:

• назва організації;

• назва виду документа (телефонограма);

• дата підписання документа (дата пердавання);

• реєстраційний індекс (вихідний номер) документа;

• адресат;

• текст документа;

• підпис особи, від імені якої передано телефонограму;

• прізвище та номер телефону особи, яка передала телефонограму;

• прізвище та номер телефону особи, яка прийняла телефонограму;

• час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримувати таких правил:

1.відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;

2.назвати вид документа;

3.продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);

4.назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

5.записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи (та) працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних (дод. 28) чи спеціальних (дод. 29) бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

ПРОТОКОЛИ

ПРОТОКОЛ — це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засідання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довідки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кожного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на диктофон, то протокол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для протоколювання — важливий етап підготування роботи колегіального органу, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності з ними залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформлювати від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 (дод. 30) або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи (бланк може мати реквізит 08). Перевагу віддають бланкам із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

О РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

10— назва виду документа (протокол);

11— дата документа (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлювання чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2010; 29.05-03.06.2010; 28.12.2009-04.01.2010);

12— реєстраційний індекс документа [становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календарного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах)];

14 — місце складення документа (місцем складення протоколу є безпосереднє місце (місто, селище, село), де було проведено засідання, а не юридична адреса організації);

17 — гриф затвердження документа (оформлюють, якщо протокол підлягає затвердженню);

19 — заголовок до тексту документа [містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родовому відмінку, наприклад: «Засідання комісії», «Загальних зборів трудового колективу», «Наради директорів», «Зборів студентської ради»];

21 — текст документа.

Текст протоколу складається зі вступної та основної частини. У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх, постійних члені в колегіального органу і запрошених осіб, а також порядок денний; в основній — фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від початку робочої площі з великої. Далі проставляють тире й зазначають прізвище та ініціали головуючого і секретаря. Наприклад:

Голова	— Варенич С.М.
Секретар	— Пісна Р. В.

Коли оформлюють протоколи оперативних нарад, вступну частину тексту іноді проминають.

Далі зазначають присутніх. Порядок оформлювання цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіального органу спочатку за алфавітом фіксують присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу, а потім — запрошених осіб (із зазначенням за потреби їхніх місць роботи і посад). У протоколі зборів чи розширеного засідання, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад, у протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій організації. — 282 особи, присутніх — 273, відсутніх — 9, із них 5-у відрядженні; 4—3 невідомих причин».

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, прізвища та ініціали доповідачів або тих, хто готував дані питання, а за потреби вказують їхні посади.

Питання розташовують у порядку їх важливості, складності й передбаченого часу обговорення. Кожне питання нумерують. Наприклад:

Коли на розгляд виносять багато питань, наприклад у разі протоколювання засідань колегій міністерств, комітетів, дозволяється наносити порядок денний до протоколу, а зробити у тексті посилання:

«Порядок денний засідання додається».

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. В кожному з розділів є такі підрозділи: «слухали», «виступили», «ухвалили» («постановили», «вирішили»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами й друкувати великими літерами, кожне — від початку робочої площі. Після них ставлять двокрапку.

Словом «слухали» позначають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають із великої літери , якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається»]. Після кожного виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надходження (якщо є). Наприклад:

Чоботаренко A.A. — Скільки років Ви працювали головним інженером на заводі «Електрон»?

Глушко Н.М. — Вісім.

Чоботаренко A.A. — Що спричинило Ваше звіль- нення з посади головного інженера?

Глушко Н.М. — Сімейні обставини.

Наприкінці кожного розділу записують ухвалу (постанову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому доручається, що саме та в який строк виконати, тощо), наприклад:

1.2 Заступникові директора з НВЧ Мельник М.С. у

період з 19 до 22.07.2000 в актовій залі технікуму

організувати виставку робіт гуртків технічної творчості .